淺議檔案數字化中如何處理檔案著錄問題

摘 要：近年來我國檔案著錄的信息化建設步伐不斷加快，然而在發展中也日益凸顯出一些問題，是需要及時加以解決的，才能更好推動檔案數字化建設穩健發展。本文首先闡述檔案數字化與著錄的相關概念，其次深入分析當前檔案數字化中檔案著錄中存在的問題，最后提出自己的建議，以期對相關工作者提供一定借鑒。

關鍵詞：檔案數字化；檔案著錄；問題；信息化

時代在不斷發展，計算機信息技術已經融入到人們的生活、學習、工作等各個方面之中，也成為不可缺少的一部分。在2000年，國家檔案局曾明確提出檔案信息化建設的發展目標，而檔案數字化工程便是重要的一環，在實施之后也取得了一定的成果，然而也凸顯出一些問題，需要引起檔案管理工作者的重視，并加以妥善解決，以便更好為檔案管理工作而打下良好基礎。

1 檔案數字化與著錄的相關概念

1.1 檔案數字化

檔案數字化主要是紙質文件、聲像文件、已歸檔保存的電子檔案為主要對象，組織成有一定結構的檔案數字信息庫就是檔案數字化的成果[1]。檔案數字信息庫構建主要涉及到：檔案信息的輸入、組織、整理、存儲、管理等環節[2]。其中檔案的信息組織環節是數據庫建設的核心部分，能否準確、高效的組織好信息，會對檔案信息的利用產生極大影響，也是檔案數字信息庫建設的最終目標。信息組織工作主要有：信息的收集、描述與揭示、存儲。檔案的著錄會涉及到著、錄兩個部分，著主要是標引，錄則是抄錄[3]。這兩部分是信息檢索的基礎，因而需要規范而準確的完成。總之，檔案著錄是檔案數字信息庫構建過程中最為基礎性的環節之一，檔案著錄質量的好壞會對檔案信息的交換、資源共享、社會利用等方面產生不同程度的影響。

2 當前檔案數字化中檔案著錄中存在的問題

2.1 檔案著錄過程難以保障檔案的完整性及真實性

眾所周知，依據檔案的國際著錄方式主要涉及到七大項目及二十六個基本元素，并對檔案著錄中每一個項目及細節進行詳細的規定，以實現對檔案的全宗著錄要求[4]。在檔案管理的著錄工作中，需要將檔案資料的背景、來源加以描述，確保檔案信息內容的全面及提高檔案使用效率。關于檔案的鑒定、歸檔、銷毀及檔案管理系統等環節，也有針對性的著錄，會詳細著錄其使用權限、復制、檢索工具等，此外也明確了檔案保存的標準。然而實際檔案著錄工作中，很難真正的與國際化標準接軌，難以實現全程著錄，也導致檔案的完整性、真實性有待進一步提高。

2.2 檔案著錄的適用范圍較窄

當前我國檔案著錄規則主要涉及到內容、形式等部分，而關于檔案的適用范圍、相關背景卻少有提及。國際檔案的著錄不僅需要將檔案內容形勢特點進行詳細的說明，而且對檔案的背景、來源、使用途徑等概述出來，這樣的著錄方式有自己的獨特優勢，既可以在紙質檔案中應用，也可以在檔案數字化建設中得以應用。我國國內的檔案管理方式對于用途方面存在不足，主要側重于內容、形式上的著錄，相較于國際檔案著錄有極大差距，也可以體現出我國檔案著錄適用范圍較窄，勢必影響社會發展的多樣化需求。

2.3 檔案著錄難以滿足層次著錄

尊重全宗理論為基礎并逐步進行多級著錄這是國際化的檔案著錄原則，可以理解為從整體到部分，依據檔案著錄的相關性，條目連接性進行相關的著錄。著錄項目可以劃分為很多個層級，比如：全宗、子全宗、案卷、文件、類別、子類別等。然而我國現在的目錄規則主要是簡單的規劃出單個卷宗的著錄項目、單份文件，很少提及全宗著錄、類別著錄，主要用文字、符號、信息源為主，也沒有列出目標的組織方式，這些都勢必使得我國的檔案著錄使用價值大打折扣，不能將卷宗及類別之間的層級關系很好的體現出來，僅能顯示出文件和案卷之間的關系，與檔案著錄本身的原則有所背離。

2.4 檔案著錄的配套設備較為匱乏

我國的檔案管理工作至今仍處于發展初級階段，在檔案著錄工作中有很多環節都有所不足或者是空白部分。時代在發展，國家檔案管理部門也在緊抓時代潮流，為了更好的健全檔案著錄工作，提升檔案使用率，制定了相關的檔案規定與標準，比如《檔案著錄國際標準》，在檔案著錄方面起到一定引導、規范的作用，對于檢索的訪問權限也做出詳細的解釋說明，幫助檔案使用者可以更便捷、規范等使用檔案檢索工具等滿足檔案查詢需求而打下基礎。然而在檔案著錄實際中，仍難以實現全面、科學的配套標準。

3 檔案數字化中檔案著錄完善的對策

3.1 深入研究、借鑒國際著錄標準

國際檔案著錄標準已經得到長時間的發展，有些優勢是需要我們不斷加以學習和借鑒的。當前我國檔案著錄工作仍有很多的空白部分，需要工作人員，虛心的研究國際著錄標準，主動學習國際檔案規則，“取其精華棄其糟粕”，不斷增強國內檔案著錄的綜合水平。需要注意借鑒并不是簡單的生搬硬套，而是需要以我國檔案著錄的具體情況靈活運用標準，因而進一步挖掘和深入研究國家檔案著錄標準，才能為推進我國檔案著錄數字化建設，實現檔案資料的真實性而創造有利條件。

3.2 檔案著錄的標準加以修訂與補充

時代在不斷發展，檔案著錄的標準也會隨著時代需求的變化，而發生改變，這就需要與時俱進與實際需求相結合，并靈活的進行修訂及補充。檔案著錄進行調整與修改的過程中，不可死板的處理，一定實事求是的，按照實際情況去調整，以實現檔案用戶能夠最終便捷實用檔案資料。也可以在檔案的背景、來源、內容等方面進行專門的描述，使得檔案的作用一目了然，提升應用價值。尤其是全宗準則，一定保障檔案著錄的完整及真實性。

3.3 科學合理的安排檔案著錄工作量

在檔案著錄工作中，工作人員的文化素質高低也會影響到檔案著錄工作效率及質量，科學合理的安排著錄工作量，才能有利于檔案著錄工作的順利開展。如果檔案著錄工作量較大，會令工作人員疲憊不堪，脾氣暴躁，甚至為了應付差事而粗心大意的著錄，難以確保檔案著錄的準確性。檔案著錄工作是需要有耐心、認真負責的態度才能做好的工作，應付差事的著錄工作，不僅出現錯誤多，需要返工花費更多的時間，因而只有細致耐心的反復校對檢查，踏實的著錄才能更好地完成著錄任務。此外，對案卷分層次著錄也十分重要，依據檔案價值分門別類的進行案卷級別著錄，涉及到多次著錄的內容可以組合級著錄，重要的文件進行文件級著錄，提升工作效率也節省人力物力。

3.4 不斷健全檔案著錄配套標準

檔案著錄工作是檔案管理中的基礎性工作，管理人員應該不斷的提高自身技能的學習，緊追時代的步伐，對國際檔案著錄標準進行深入的研究并結合我國檔案著錄的實際需求，而補充相應的科學合理的標準，形成一套適合我國檔案著錄的配套標準。只有嚴格按照相應的著錄規則及標準，才能有效進行檔案資源的開發和利用，此外加強目錄質量的檢查也不容小覷，發現問題不拖延，及時解決改正，才能確保檔案資料的準確性。

參考文獻

[1]林曲虹.檔案數字化中如何處理檔案著錄問題[J].城建檔案，2017（10）：23-24.

[2]林雁友.檔案數字化中如何處理檔案著錄問題[J].才智，2015（35）：292.

[3]成紅霞.我國檔案數字化中的檔案著錄問題研究[J].黑龍江科技信息，2014（30）：170.

[4]徐俊敏.我國檔案數字化中檔案著錄問題探析[J].蘭臺世界，2014（05）：1+4.

作者簡介

溫明媚（1981-），廣東省深圳市鹽田區人力資源局，檔案管理員。