基于檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析

袁帥

摘 要：在現(xiàn)今時代發(fā)展的情況下，檔案信息化建設(shè)與檔案管理都有重要的意義，這種發(fā)展不僅能夠順應(yīng)時代發(fā)展的要求，還能提高管理服務(wù)的質(zhì)量和效率。本文將先闡明檔案信息化建設(shè)和檔案管理的意義，再指出檔案信息化建設(shè)和檔案管理存在的問題，最后找出檔案信息化建設(shè)和檔案管理效率的對策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；分析

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)和檔案管理發(fā)揮著越來越重要的作用，而計算機(jī)和信息技術(shù)的出現(xiàn)不僅可以推動檔案信息化建設(shè)，還能提高檔案管理工作的水平和工作效率，但因為現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)和檔案管理依舊存在不足，這就需要管理人員從思想、素質(zhì)、管理標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督多方面進(jìn)行改善，確保檔案信息化和檔案管理的效率和安全建設(shè)。

1 檔案信息化建設(shè)和檔案管理的意義

1.1 順應(yīng)時代的發(fā)展

在信息技術(shù)高速發(fā)展的情況下，原來的檔案管理可能存在一些問題，這不符合現(xiàn)代的發(fā)展，而管理人員根據(jù)現(xiàn)在的情況對檔案管理進(jìn)行調(diào)整，這符合當(dāng)前社會對檔案信息化建設(shè)的要求，也能通過對傳統(tǒng)檔案管理方式的變革來推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，更好的滿足檔案管理的工作要求。

1.2 有利于提高服務(wù)水平

將計算機(jī)和信息技術(shù)融入檔案管理，可以讓管理人員快速找到需要查詢的資料，還可以根據(jù)不同訪問者的需要進(jìn)行個性化定制，以滿足他們的需要，而這個過程會讓訪問者覺得檔案管理比較完善，也讓他們愿意參與到其中，讓他們獲得良好的體驗，這也是提高管理服務(wù)水平最真實的寫照[1]。

1.3 有利于提高管理效率

在信息技術(shù)的支持下，管理人員會改變管理方式進(jìn)行檔案管理，具體的表現(xiàn)是能根據(jù)用戶提供的信息，快速且完整的匯總檔案信息，使整個過程不再繁瑣，而且管理人員也能快速的將檔案進(jìn)行修改、調(diào)出，避免了一些不必要的麻煩，最大程度上提高管理人員的效率，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2 檔案信息化建設(shè)和檔案管理存在的問題

2.1 管理人員的思想不到位

受到傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，一些管理人員在進(jìn)行信息匯總的時候，仍然采取人工采集資料、編號、整理和歸檔的步驟。這種做法完全忽視了信息技術(shù)的作用，不僅沒建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，在更新和調(diào)檔的時候也會存在步驟繁瑣等問題，如果長期使用這種管理方法，可能會打擊管理人員的工作積極性，降低管理的工作效率，還不利于對檔案的資料進(jìn)行查詢和歸納，不僅對檔案信息化建設(shè)有負(fù)面影響，而且還對檔案管理水平的提升不利。

2.2 管理資金投入不足

將計算機(jī)和信息技術(shù)引入檔案管理，自然就需要相關(guān)設(shè)備、信息庫建立、管理人員調(diào)配等多方面的資金投入[2]。但由于很多公司對檔案信息化建設(shè)不夠重視，投入的資金相對較少，有的為了圖方便，甚至?xí){(diào)動大量人力管理，勞民傷財，得不償失，有的即使引入了信息化設(shè)備，但是沒有足夠的資金進(jìn)行維護(hù)，導(dǎo)致設(shè)備老舊、信息庫數(shù)據(jù)不全，也不利于信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.3 管理人員素質(zhì)偏低

在進(jìn)行信息化管理人員隊伍組建的時候，對管理人員的素質(zhì)要求并不高，這就導(dǎo)致很多管理人員的思想較為落后，他們在進(jìn)行管理工作的時候沒有或者小部分的引入信息技術(shù)，這都是因為他們不了解信息技術(shù)，也沒有嚴(yán)格遵守管理規(guī)章制度，還有的甚至沒有很強的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神，這就導(dǎo)致檔案管理的效率低下，也不利于他們檔案管理水平的提高。

3 檔案信息化建設(shè)和檔案管理效率的對策

3.1 提高管理人員的思想意識

在進(jìn)行信息化管理建設(shè)的時候，需要提高管理人員的思想認(rèn)識，讓他們明確檔案信息化建設(shè)的要求，知道自身需要達(dá)到的目標(biāo)，還要將信息技術(shù)運用到管理之中，從而推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程。還可以適當(dāng)?shù)淖龊眯麄鞴ぷ鳎尮芾砣藛T明確認(rèn)識到當(dāng)前的形勢，從自身做起，營造一個良好的工作氛圍，并且讓管理人員制訂切實可行的工作計劃，有條理的對管理工作進(jìn)行改革，從而提高檔案管理的效率。

3.2 加大管理資金投入

檔案管理公司可以向上級申請更多的資金用于計算機(jī)置辦、數(shù)據(jù)庫建立和管理人員的調(diào)度費用，用更加充足的資金支持信息化建設(shè)的進(jìn)程。除此之外，要定期投入維護(hù)管理設(shè)備的費用，還需要根據(jù)實際的檔案管理需求，置辦掃描儀、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等設(shè)備，并保證有足夠的維護(hù)費用，最大程度上的對檔案信息化建設(shè)予以資金的支持，這樣有利于加快檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，提高檔案管理的效率。

3.3 提高管理人員素質(zhì)

提高管理人員的素質(zhì)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的要求之一，而要實現(xiàn)這個要求，就需要定期對管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，讓他們意識到信息技術(shù)對檔案管理的重要性，并且讓他們保持謙虛的態(tài)度，不斷學(xué)習(xí)和完善信息管理工作[3]。另外，在條件允許的情況下，還可以引入基礎(chǔ)扎實、業(yè)務(wù)能力強的管理人員，實行以一帶多的方法，讓管理人員的整體素質(zhì)獲得提升，或是進(jìn)行管理技術(shù)新方法的培訓(xùn)，提高管理人員的信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，從而從根本加強管理人員的管理水平。

3.4 完善檔案管理規(guī)范

沒有規(guī)矩不成方圓，在進(jìn)行檔案管理的時候亦是如此，除了要將信息技術(shù)引入檔案管理，對檔案的內(nèi)容和格式進(jìn)行更新，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和更新模式，更需要對管理模式進(jìn)行規(guī)范。建立專門的信息管理數(shù)據(jù)庫，將更新的檔案全部存入數(shù)據(jù)庫之中，讓管理人員或有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r查看，并且及時指出檔案管理可能存在的問題，為高效進(jìn)行檔案信息化管理打下良好的基礎(chǔ)，同時也有利于促進(jìn)整個檔案管理信息化建設(shè)的效率。

3.5 提高檔案管理監(jiān)督力度

檔案是一個保密度較高的信息，這就需要管理人員做好信息防范監(jiān)控措施，保證電子文件的安全、完整和真實，數(shù)據(jù)庫是一個龐大的網(wǎng)絡(luò)資源，管理人員在進(jìn)行管理的時候除了要定期進(jìn)行病毒查殺，還需要定期更改訪問密碼，時刻注意訪問數(shù)據(jù)庫的權(quán)限設(shè)置，確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩苊獍l(fā)生檔案信息泄露或者數(shù)據(jù)庫遭受病毒攻擊等問題，確保檔案信息化建設(shè)朝著又好又快的方向發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)和發(fā)展的情況下，檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢越來越明顯，這就需要管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理意識，提高自身的管理素質(zhì)，相關(guān)部門做好資金投入、建立健全管理規(guī)范制度、做好檔案信息的管理監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的問題，從而促進(jìn)整個檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，能夠更好地為人們提供信息化服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王敏.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路[J].中國管理信息化，2017（16）：181-181.

[2]傅曉瑋.試論檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理[J].低碳世界，2017（11）：270-270.

[3]劉娟.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].人力資源管理，2018（1）：197-197.