疾控中心檔案管理工作中存在的問題與應對

周彥

【摘 要】在疾控中心日常運營管理當中，檔案管理是十分重要的環節之一。疾控中心檔案可為其他業務活動的開展提供參考依據，確保各項工作順利開展，以人民群眾對美好生活的需求為工作目標，從公共衛生安全、百姓需求、政府參謀三方面出發，以公共衛生“優質+均衡”三年行動計劃為重點，能力建設與業務工作相結合，不斷提升公共衛生服務能力和居民健康水平。

【關鍵詞】疾控中心;檔案管理;問題;應對措施

【中圖分類號】R7【文獻標識碼】A【文章編號】1005-0019（2018）03--01

1 疾控中心檔案特點分析

1.1 具有較高的科學研究價值

相對于一般的醫療檔案，疾控中心檔案具有更高的科學研究價值。很多疾控中心檔案是在不明原因疾病防控過程中所形成的，是深入研究新型傳染病不可替代的材料。還有一些檔案承載了醫療衛生前沿技術、知識信息，可為疾病防控工作開展指明方向。

1.2 疾控中心檔案覆蓋面較廣

疾控中心檔案涉及范圍較廣，且形式多種多樣。這也導致疾控中心檔案歸檔時間相對較長，需要一個較長的周期才能將相關檔案材料整合成有效的檔案。

1.3 動態性特征

客觀上來看，疾病預防控制是一項長期性的工作。隨著時間的推移，一些疾病信息也會發生變化，而這些信息是疾控中心檔案的重要材料，意味著疾控中心檔案也會隨之更新，保持了動態性特征。

2 目前疾控中心檔案管理過程中存在的部分問題

目前來看，疾控中心對檔案管理愈來愈重視，也取得了一系列成果。以我中心為例，檔案干部在工作崗位上恪盡職守，時時刻刻嚴格要求自我，牢記我黨為人民服務的宗旨，在檔案管理與業務指導繁雜瑣碎的工作中，做到任勞任怨、埋頭實干，培養了良好的職業道德。同時，很多疾控系統檔案管理人員也陸續參加了檔案局舉辦的檔案專業繼續教育培訓及各類檔案專業學習，專業素養較以往有所提升。但在相關工作具體實施過程中，還是存在一定短板：

2.1 檔案管理信息化建設有待加強

目前來看，大多數疾控中心在檔案管理工作方面已經融入了信息化管理。但部分疾控中心檔案信息化設備相對陳舊，有待更新。還有一些疾控中心檔案管理軟件僅限于單位內部局域網，屬于封閉性網絡，導致疾控中心檔案信息利用局限性較大，也會在一定程度上阻礙檔案信息共享。

2.2 檔案人員職業素養水平有待提升

疾控中心檔案管理工作具有較強的專業性。特別是實現電子化檔案管理后，對相關人員有了更高的要求。雖然疾控中心檔案管理人才隊伍整體水平較以往有所提升，但還是存在部分人員理論水平不足，專業能力不強，經驗積累不夠，無法充分掌握檔案材料收集、整理、歸檔等一系列流程，影響了實際檔案管理質量及歸檔率，對單位其他業務的穩定開展也會產生一定程度影響。

2.3 疾控檔案信息開發有待深入

一些疾控中心在檔案管理過程中，將工作重心放在檔案收集、保存上，但在檔案信息開發上存在不足，檔案利用渠道較窄，有待擴充。

3 實現疾控檔案現代化管理模式的對策

3.1 制定完善的現代化管理制度

檔案的現代化管理是隨著時代不斷發展逐漸興起的一種新型管理模式，因此想要實現檔案管理的現代化，疾控中心必須嚴格以相關規定為依據，以自身實際為基礎，來進行管理制度的制定，確保檔案信息真實和安全，提高檔案管理工作的科學性和準確性。在制度建立后，相關人員要對其在管理工作中的落實情況給予重視，避免形式化現象的出現。

3.2 提高對各類設施和網絡建設的投入

想要實現檔案現代化的管理模式，那么疾控中心就要對檔案管理的相關設施給予重視，并將現代化的掃描儀等設備應用到管理工作當中。同時，要針對檔案管理工作開發出相應的管理軟件，將檔案信息錄入到軟件系統當中，這樣不僅可以完成對檔案的收集與保存，而且軟件還可以為管理人員提供檢索等功能，為檔案管理工作提供了極大的便利。另外對OA平臺進行合理利用，那么整個檔案信息的全過程都能通過此平臺進行連接，使整個管理過程都能利用計算機技術來實現。只有完成上述各類設施的建設以及網絡技術的應用，才能有效推動檔案管理現代化的實現。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

疾控部門的檔案具有種類繁多、載體多樣等特點，隨著社會經濟的不斷發展，疾控部門所擁有的檔案數量也在逐漸增長，尤其是科技方面、疾病預防方面以及監測方面的檔案數量增長更為突出。因此想要更好地進行檔案管理工作，滿足社會現代化發展要求，相關管理人員就要及時轉變自身傳統觀念，對現代化技術的重要性進行深入認識，從而為檔案管理現代化奠定良好的基礎。同時，疾控中心還要注重對人才結構的調整，引進一些在檔案管理方面專業性較高，且網絡技術運用嫻熟的人才。對現有管理人員，疾控中心可以定期對其進行檔案管理方面的培訓，提高其專業性，并更好地應用到后續工作當中，使得疾控中心檔案管理人員隊伍的綜合素質得到有效提高，進而加快檔案管理模式的現代化進程。

3.4 全面升級和優化檔案管理過程。

檔案管理工作包括收集、整理、立卷和歸檔四部分。第一，收集工作是檔案工作的起點，在此工作中，工作人員要十分注重檔案的完整性、科學性和準確性，確保收集到的資料具有較大的參考價值。第二，整理工作包括為檔案編號、根據入檔要求整理移交案卷、整理零散文件等，在此工作中，工作人員要做到認真仔細，避免出現信息錯亂或交叉的情況。第三，立卷工作即將整理后的資料進行規整和編排，在此工作中，工作人員要分門別類做好檔案的歸類工作。第四，歸檔工作即按照一定的歸檔順序，將檔案入庫進行保存，在此工作中，工作人員之間要做到分工明確，責任到人，防止檔案損壞甚至遺失。

結論

疾控中心檔案管理是一項綜合性的工作，能夠為疾控中心其他業務活動開展提供有效支持。為進一步提升疾控中心檔案管理效能，需加快檔案信息化建設步伐，加強監督指導，完善隊伍建設，通過深度疾控檔案信息開發，將疾控檔案的價值充分發揮出來。

參考文獻

李守利，張磊.疾控中心檔案管理與檔案利用[J].中國衛生產業，2017，14（33）：131-132.

余瀅.疾控中心檔案信息化管理探索[J].辦公室業務，2017（22）：83.