固定資產投資項目檔案管理存在的主要問題及對策

摘 要：固定資產投資項目檔案管理是固定資產投資項目管理的重要組成部分。本文闡述了做好項目檔案管理的重要性，分析了項目檔案管理存在的問題，提出了加強項目檔案管理的對策。

關鍵詞：固定資產；投資項目；檔案管理

固定資產投資項目是指利用國家預算內基本建設撥款、自籌資金、銀行貸款等多種籌資方式，以擴大生產能力為目的進行的新建、擴建、改建等技術改造基本建設工程和設備儀器的更新或升級換代等建設項目。

固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）指在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的項目文件。項目檔案是項目建設的一個重要組成部分，真實反映項目建設的全過程。筆者主要從事固定資產投資項目檔案管理工作，結合工作實際，在此就項目檔案管理中存在的主要問題和對策淺談一些個人的看法。

1 固定資產投資項目檔案管理的重要性

1.1 項目檔案是項目建設的原始記錄，具有留存備考作用，滿足利用需要

項目檔案是項目建設建設過程中產生的一系列具有保存價值的文件、圖紙、照片、光盤、實物等資料，是項目建設全過程和建設成果的真實反映；是項目投產后運行、管理、維修、改造擴建及后評估的主要依據。做好項目檔案管理工作是對項目過程中產生的文件資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，使文件資料實現系統化和規范化的管理，為單位科研生產和發展提供利用。

1.2 固定資產投資項目檔案管理是項目竣工驗收通過的有力保障

近年來，國防科技工業局對國有企業建設的固定資產投資項目檔案管理越來越嚴格，檔案專項驗收越來越規范。項目竣工驗收前必須通過檔案的專項驗收，未進行檔案專項驗收或檔案專項驗收不通過的，不得進行或者通過項目竣工驗收。由此可見，做好項目檔案管理工作非常重要。

2 固定資產投資項目檔案管理過程中存在的主要問題

2.1 檔案資料收集不齊全，不能完整、準確、真實反映固定資產投資項目建設過程的全面貌

不管是項目建設單位，還是施工單位、監理單位，都偏重項目的建設進度和質量，在項目建設過程中缺乏檔案收集、管理意識，且項目建設周期長，導致項目建設的過程文件收集不齊全、不準確，到項目竣工驗收時移交的項目檔案資料質量不高，無法滿足固定資產投資項目檔案驗收的要求。

2.2 職責不清晰，責任機制落實不到位

項目基建部門和設備儀器采購部門認為項目檔案資料歸檔是檔案部門的事，他們只要把現有資料移交檔案部門，由檔案部門整理、立卷。項目基建部門和設備儀器采購部門人手不足，缺乏兼職檔案員，沒有明確項目檔案的職責，沒有真正做到“誰形成，誰整理”。在項目建設過程中，沒有把固定資產項目檔案管理工作納入項目管理中，沒有建立責任機制。

2.3 檔案信息化管理水平低

目前大多數單位項目檔案管理還處于手工操作階段，費時、費力、效率低，管理手段落后，缺乏基本的現代化管理設備與手段，沒有實現項目檔案信息化管理。有的單位檔案管理部門即使利用計算機管理，也僅限于簡單的檔案材料目錄輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛質完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。項目檔案管理的傳統方法表現出明顯的落后和不適用，不能滿足利用的需要。

3 加強固定資產投資項目檔案管理的對策

3.1 明確職責分工，落實責任機制，納入崗位考核

從領導層面認識到項目檔案工作的重要性，實行領導責任制和工作崗位責任制，納入崗位考核。從項目立項開始，項目歸口管理部門下達任務書，明確各部門的職責，相互協調，充分發揮各部門的工作職能，做好項目檔案的收集、整理、歸檔工作。

3.2 建立健全檔案管理制度，保證制度有效實施。

根據國家檔案局、國防科技工業局以及集團公司的固定資產投資項目檔案管理辦法，制定符合本單位情況的固定資產投資項目檔案管理制度，明確項目建設單位內部各部門和參建單位的職責。根據建設項目的具體情況制定有針對性的歸檔范圍、歸檔要求等，并對項目建設部門和其他參加單位開展針對性的培訓，保證制度有效實施。

3.3 開展同步管理，實行跟蹤服務

項目檔案工作要與項目建設工作同步管理，檔案人員要直接與項目管理部門進行溝通，經常了解項目建設的進展情況和文件資料歸檔情況。要求基建部門在工程竣工驗收后及時收集、整理文件資料，設備儀器采購部門在單臺設備儀器驗收后及時收集、整理文件資料，在移交文件資料時必須提供目錄和移交清單，檔案人員接收時要對移交清單逐一清點核對。在整理、鑒定文件資料時發現不完整、有問題的文件資料，提出異議和整改辦法，并及時責成有關部門進行整改和完善，直到移交的文件資料符合歸檔要求。

3.4 充分利用計算機和多媒體技術，提高檔案信息化管理水平

利用計算機技術實現檔案自動編目和自動檢索；檔案自動全文（原文）存儲與檢索；檔案業務輔助管理；計算機自動立卷；檔案自動標引等。另外，利用一些多媒體設備，充分利用多媒體技術，比如用計算機、掃描儀等將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉換成數據資料，實現項目檔案的數字化、信息化；利用多媒體技術設備實現圖、文、聲、像并茂的檔案館（室）的機構設置、工作職能、檔案狀況、利用方式等情況介紹及對利用者的自動化引導。

3.5 加強培訓，提高檔案人員綜合素質

檔案人員自身的綜合素質在一定程度上影響著項目檔案的完整性、準確性、系統性，這就要檔案人員要有較高的業務素質，檔案人員要積極參加各種檔案業務培訓，掌握項目檔案收集、整理、歸檔的方法和技巧，提升項目檔案管理質量。要加強檔案法規的學習，強化檔案意識，增強做好檔案工作的自覺性。要有甘于奉獻的精神，較強的服務意識，做好檔案保管、利用工作。

固定資產投資項目檔案管理工作是整個項目建設的重要環節，工作內容多而復雜，在管理過程中還會遇到很多問題，要我們在工作中不斷探索解決方法，從而實現固定資產投資項目檔案更好地服務于固定資產投資項目。

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作者簡介

陸琳艷（1988-），女，漢，江蘇省宜興市人，助理館員，本科，研究方向：固定資產投資項目檔案管理。