大數據思維與人事檔案管理機制探析

吳靜穎

摘 要：近些年來，區塊鏈技術、人工智能技術以及大數據技術頻繁出現在人們視野當中，信息技術對各個行業的影響力因子也呈現出擴大化的趨勢。信息高速傳播時代，檔案資源數量不斷增多，這對單位人事檔案管理而言，既是挑戰，也是機遇。人事檔案較之其他檔案有顯著不同，該類檔案最為注重的就是檔案的真實性。人事檔案一旦失真，將會阻礙單位的選人、用人和育人工作，不利于單位人才戰略的實施。本文將大數據思維融入到人事檔案管理中，以期能夠提升人事檔案利用率，保障人事檔案的真實性。

關鍵詞：共享機制；大數據；人事檔案；人才

知識經濟時代，各種信息以井噴的趨勢增長，檔案的數量也與日俱增，給單位檔案管理工作帶來了困擾。為此，檔案學界開始研究大數據、云服務以及區塊鏈技術與檔案管理的融合，也取得一定的進展。在大數據時代，利用大數據技術對人事檔案進行高效化和智能化管理，可以有效提升人事檔案利用率，加快人事檔案流通，確保人事檔案內各項信息的更新。然而，我國對大數據的研究與應用起步較晚，大數據檔案管理模式仍處于一個不成熟階段，內部許多問題也有待進一步解決并探討。學界的多數研究都是從宏觀上進行研究，難以契合單位實際工作情況。因此，有必要從微觀角度入手，找尋大數據技術與人事檔案管理的融合路徑，豐富理論研究的同時，更好地指導檔案管理工作。

1 基本理論概述

人事檔案大數據管理以檔案管理系統和互聯網為依托，主要是指將紙質檔案轉化為數字檔案后，集中對檔案進行網絡管理的一種檔案管理模式。伴隨人事檔案數量的增多，傳統的管理機制已經不能適應時代發展需求，也與人事檔案管理實踐脫軌。為此，單位有必要積極進行數字檔案的接收與管理工作，推動檔案數字化建設。人事檔案大數據管理有以下特點：

第一，信息技術性。人事檔案大數據的本質是將大數據技術融入到人事檔案管理中，挖掘人事檔案資源的價值，確保檔案安全性，提高檔案利用率。傳統的檔案管理機制中，無論是歸檔、查檔還是用檔，都需要依賴人工進行管理，不利于檔案管理效能的提升。在大數據檔案管理機制當中，紙質檔案被處理成相關的數字檔案。工作人員只需要在檔案管理系統上，就能輕松實現對檔案的檢索與利用，減輕了工作人員壓力，提高了人事檔案服務質量。

第二，檔案資源處理速度快[1]。人事檔案數量的增加，勢必會導致檔案檢索效率的降低。為了處理好這一矛盾，必須利用大數據技術的特性。大數據技術能夠快速的處理各種信息資源，在海量的數據庫中精準的查詢到相關的檔案資源，進而提升了檢索的效率。

第三，人事檔案安全性進一步增加。傳統檔案管理機制中，人事檔案以紙質的形式存在，人事檔案被篡改、竊取和遺失的風險較大。現實生活中，人事檔案被偽造和篡改的事件屢屢發生。之所有出現這種情況，是因為紙質檔案的特性決定了這類檔案較為容易失真。在人事檔案大數據管理模式中，檔案的形式發生了改變，主要是以電子形式存在，檔案被篡改和竊取的幾率大為減少，人事檔案的安全性能進一步增加。需要注意的是，人事檔案與個人基本情況息息相關，只有保障人事檔案的真實性，人事檔案才具備可利用的基礎。人事檔案一旦失真，其價值則幾乎為零，會直接威脅到單位的人事管理工作。

2 人事檔案大數據管理中存在的問題

2.1 人事檔案安全性問題

雖然較之傳統的檔案管理機制，人事檔案大數據管理的安全性能有所增加，但這并不意味著這種機制不存在風險[2]。人事檔案大數據管理機制中，需要借助互聯網技術，才能提高人事檔案的利用效率。互聯網環境中潛藏著許多危險因素，會直接威脅到人事檔案的安全性。例如，黑客程序、木馬程序和其他病毒程序都可以侵入到人事檔案管理系統當中，對系統內的檔案資源進行破壞。不法份子利用相關程序，可以侵入到人事檔案管理系統當中，非法查看他人的人事答案，惡意盜取他人人事檔案，惡意篡改自身人事檔案和他人人事檔案。綜上所述，大數據技術對人事檔案管理確實很有幫助，也能夠推動人事檔案管理朝著智能化的方向運行。但總體而言，大數據環境下也潛藏著不少風險，需要檔案管理人員去應對。

2.2 共享問題

現階段，部分單位并沒有建立人事檔案共享利用機制，人事檔案的利用率不高。例如，上下級單位之間、橫向單位與單位之間、人力資源評價公司與其他單位之間沒有建立共享利用機制，檔案利用仍停留在低水平、高消耗的階段。以人力資源評價公司與其他單位為例，部分地區人力資源評價公司管理著許多單位的人事檔案，本可以通過建立共享機制來提升檔案利用率。實際工作中，卻少有人力資源評價公司建立了共享機制，人才檔案調閱、檢索以及異地調動等，仍然停留在線下服務的層面。除此之外，部分單位并沒有將云儲存技術與大數據技術融合起來，內部系統檔案管理壓力大，不利于檔案的長久保存。部分單位對檔案進行數字化處理后，主要依靠計算機對檔案進行管理，計算機軟硬件設施的壓力隨之增加，不利于人事檔案工作的可持續發展。

3 人事檔案大數據管理的路徑分析

3.1 加強安全建設

首先，單位應當做好事前防控工作。單位在對紙質檔案進行大數據處理時，應當從源頭開始，嚴格對人事檔案進行把關，加強對人事檔案的數字鑒定、數字生成和數字歸檔工作，確保人事檔案的真實可靠。單位加強事前防控，才能提升人事檔案在流通環節的抗風險能力。其次，各個檔案保管部門應當將數字檔案設置為只讀模式，利用檔案系統在數字檔案上添加防偽標志，防止惡意篡改檔案情形的發生，應對互聯網中的病毒風險。同時，各個檔案保管部門要健全查檔許可制。比如：人力資源評價公司在為機關、企事業單位保管檔案時，應當設置相應的查閱權限，控制查閱范圍。最后，各個檔案保管部門還應當設置數字檔案修改權限，必須要相關人員在場時，才能對檔案進行修改。

3.2 搭建共享機制

檔案共享能夠提高人事檔案周轉效率，實現檔案管理的智慧化。各個單位之間的檔案服務職能具有共通性，利用大數據技術則能夠加強單位與單位之間的共通。以人力資源評價公司為例，本文認為，人力資源評價公司是能專門保管人事檔案的單位，有必要將大數據技術和云端處理技術融入到人事檔案管理環節，增強企業創造效益的能力。首先，人力資源評價公司可以與百度云、360云以及網易云等企業開展合作，購置相應的云儲存服務，搭建私人云終端服務系統。公司將檔案傳輸到云終端進行開發與利用，檔案服務對象則可以登錄到云端查閱或調取相關檔案，提高檔案利用率。其次，人力資源評價公司應當將檔案管理系統融入到云終端當中，利用大數據技術提升檔案檢索效率，提高檔案服務效能，增強本企業的檔案服務能力，真正實現人事檔案資源共享。最后，人力資源評價公司應當在云端設置相應的儲存密鑰，進一步增強人事檔案的安全性能。檔案管理人員只有充分發揮主觀能動性，進一步對大數據技術和云端技術進行摸索，才能夯實人事檔案共享的基礎。

4 結束語

大數據主要的優點在于能夠快速的分析并檢索信息資源，找出信息海洋中有價值的信息資源。大數據技術與人事檔案管理工作性質相吻合，可以提升檔案管理工作的有效性。如果能把大量的人事檔案資源集中起來，用高效化和科學化的方式進行管理，則可以推動人事管理在規模化、集成化和科學化的軌道上運行。對于單位而言，如何利用大數據技術變革檔案管理的內容與方式，已經不是一個簡單的管理性問題，而是一場量變形成質變的變革問題。因此，檔案管理人員必須緊跟時代步伐，樹立創新意識，用大數據思維武裝頭腦，推動單位人事檔案管理進入一個新范式。

參考文獻

[1]繼衛.大數據與檔案工作[J].檔案天地，2018（11）：1.

[2]代園園.淺析大數據時代下檔案信息化管理工作[J].民營科技，2018（11）：198.