淺談新形勢下企業檔案管理

張淑蘭

摘 要：企業檔案工作在企業管理工作流程上是末端，是企業發展中必不可少的一項重要工作。企業要發展、壯大，與時俱進、開拓創新，重視搞好檔案管理是尊重歷史，延續企業方方面面的一個基礎事實。沒有一個全面地、系統地可連續性的檔案記載，就意味著企業發展中可能短缺或不完整，造成人為的重大損失。重視檔案管理，就是尊重歷史，尊重企業的發展史。它可以以文字、圖片、建宗整檔等基礎工作更好地完整地記錄企業的發展，還可以為企業發展提供最具有說服務的文字記錄。

關鍵詞：檔案管理；企業發展；科學規范；重要工作

在知識經濟迅猛發展的多元化時代，檔案管理工作也隨之發生了很大變化，特別是檔案信息資源的開發利用對企業經濟建設與改革發展發揮著極其重要的作用。我們鶴崗礦務局是一座年產百萬噸煤炭的老礦，鶴礦醫院更是歷經日本帝國主義對我們百年老礦的侵入洗禮而掘起的為百萬礦工救死扶傷的職工醫院。建院時間長，工作環境也是由極其簡漏發展壯大成如今的規模，醫院的全體員工更是由原來的16人發展為如今的3568人的大型醫療企業。伴隨著醫院的建設與發展，檔案數量不斷增加，檔案信息資源逐漸豐富。如何圍繞醫院企業檔案建設，有效開發利用靜態的檔案資源，使之更好地為鶴崗的經濟建設服務是檔案管理的主要內容之一。下面，我就醫院檔案管理的特點，對檔案資源的開發利用工作談幾點粗淺看法。

1 檔案管理是企業發展的重要組成部分

檔案信息資源是企業以特殊形成存在和存儲的潛在財富，其作用是檔案工作者在企業經營活動中通過具體服務得到實現的。其服務性主要體現在為企業日常經營活動服務，為企業領導決策活動服務，以及為企業維權等特殊情況服務。檔案部門在全面收集和保管檔案的同時，要樹立積極參加與各項經營和管理活動的意識，明確服務重點，主動關注企業的各項管理工作，觀察、思考企業管理對檔案信息的實際需求，為企業實際經營目標和有效執行各項管理職能提供信息服務。在市場經濟發展迅速，市場競爭日趨激烈的今天，醫院企業作為經濟建設的主戰場，要取得好的經濟效益，單靠現有的醫療條件和醫療水平是遠遠不夠的。科技在發展，社會在進步，組織經營、管理、發展等各項工作，不借助檔案進行記錄、決策、規劃，對于現代的企業肯定是行不通的。

2 檔案管理工作人員應具備素質

伴隨著科技進步的日新月異，企業的轉型發展，檔案工作在各個領域及企業的基礎性地位和服務性功能日趨突出、內涵不斷豐富、方法不斷創新，領域不斷拓展，這些都對新時期的企業檔案工作提出了更新、更高的要求。

1）要不斷學習認真探索和創新檔案管理中的方式方法。工作中要看到今天想到明天，抓到實處，把自己的精力用在工作中，主動參與改革，了解與掌握情況，深入下去，親自去做工作，不斷地采集和整理發展改革改制中所產生的大量信息，并進行梳理，整宗建檔，在工作實踐中提高自身素質。

2）要用科學的態度，認真分析，主動參與，對單位在整合改制以及其他各項工作中所形成的文件、科技、人事、施工等工作中所產生的信息資料、圖紙，采用分系統、分類別的方法集中存放，并及時入網存當，整宗建檔，做到大事清楚，小事記好，保證單位在整合轉型中檔案管理工作到位。

3）要不斷地在實際工作中，增強自己的業務水平，隨著企業社會化管理日益復雜，要求越來越嚴，所面臨的任務越來越多，檔案管理人員來不得一點馬虎，要全心全意利用現代化的工具，按照電子信息化的要求，把工作做好。

4）要嚴格執行檔案管理的各項規章制度，做好檔案保密工作，完善辦理手續，做到手續齊全，防止出現漏洞，造成不必要的泄密事故。日常更要注重庫房的管理工作，做到通風、安全、防火、防水、防蟲等安全措施，杜絕一切可能發生和不可能發生的各種隱患，確保運轉正常，嚴防發生意外。

3 單位領導要重視檔案管理工作

檔案管理是企業管理的重要組成部分，是企業發展的需要，同時也是企業的內在要求。

1）企業往往會忽視檔案工作。安全生產、經營管理對企業來說是經濟命脈，理應得到企業的高度重視，但也不能忽視對檔案工作的管理。對檔案工作人員來說，檔案工作人員自己懷著滿腔熱情去工作，忠于職守，在領導和同事心目中樹立良好的形象，以自己的實際行動去影響、去爭取領導的重視，以優質的服務吸引干部職工的注意，來提高本部門在企業中的地位，使檔案管理工作得到較好的提升。

2）檔案工作人員要積極做好宣傳工作，使領導及職工增強檔案意識。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些檔案工作對單位長遠發展的影響，引導和啟發領導重視檔案工作。請示領導每年劃撥一批專用資金用于培養檔案管理專業人才以及添置硬件設施。加大加快檔案管理科技含量的投入，除了定期分批輸送人員進行培訓，以便掌握全面的檔案管理業務知識外，還要加大投入，用以購置配套的設備設施，如計算機、防盜、防濕、防潮等設備，為檔案工作步入科學化、規范化、標準化的軌道打下堅實的基礎。

4 檔案管理工作存在的不足

當前檔案管理存在的不足主要有以下幾方面：

1）檔案管理人員自身素質不高，自身的專業性、分析問題的能力都不高。我國政府機關檔案管理團隊在整體上不夠穩定，缺乏積極思想意識和創新意識。雖然在一定程度上能夠使檔案工作人員符合數字化工作需要，但由于他們缺乏專業性和較強能力，無法熟練使用計算機技術，導致文件管理方法和實際使用的方式存在較大的差距。大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，影響了檔案利用的準確性和完整性。

2）信息化應用程度低，檔案管理整體水平不高。隨著信息技術的不斷發展，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，但由于受經費及技術、人員等方面因素的制約，干部人事檔案管理只是把個人的基礎信息輸入了計算機，而錄入的數據一般都是按照職工自己填寫的內容錄入的，一些鑒定考核和評價材料都千篇一律，大多使用套話，內容形式相同，不能準確地反映每個人的真實情況，信息的準確性有待進一步確認，資料檢索、調閱檔案等仍用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實現。

3）檔案文件管理的不夠集中，導致材料處理工作不夠規范。因為政府機關的檔案管理工作比較復雜，需要各個工作人員之間的相互分工、相互配合，但面對這種復雜性，導致在管理工作中經常出現遺漏、資料不完整、甚至資料遺失等現象。

4）使用的電子系統比較落后，不符合當代社會的發展需要。在正府機關中使用的大量文件都是利用計算機打印完成的，根據工作需要以及工作任務的實施，將其轉換為紙質文件。但面對這種落后現象，與國際化相比還存在較大的差距，不僅會造成工作成本增加現象，還會影響政府機關工作效率的提升。

總之，檔案是“沒有滲過水的史料”，同時也積累了文化建設中形成的第一手材料，是實實在在的看得見、摸得著的企業文化資源，是不可再生的、有憑證作用的文化資源。檔案管理工作是企業發展必不可少的一項工作，檔案管理需要企業的管理部門高度重視，加強管理，積極探索，創新管理，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

參考文獻

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