論鐵路企業(yè)文書檔案利用工作高效性

曹鵬

摘 要：我國鐵路建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，促進(jìn)了交通運(yùn)輸行業(yè)的繁榮發(fā)展，為了幫助鐵路企業(yè)更加高效地開展日常工作，文書檔案的利用成了關(guān)鍵點(diǎn)。文書檔案不僅記錄著過往經(jīng)營發(fā)展的歷史軌跡，而且能夠為未來工作的開展提供參考，是企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、制定長遠(yuǎn)戰(zhàn)略方針的重要資料。但是，在當(dāng)前文書檔案利用工作中也存在很多問題，比如管理人員素質(zhì)水平低、利用效率不高等等。本文將通過分析鐵路企業(yè)文書檔案利用工作存在的問題，探索促進(jìn)鐵路企業(yè)文書檔案利用工作高效性的策略，為鐵路企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè)；文書檔案；利用工作；高效性

在新時期鐵路企業(yè)的發(fā)展過程中，面臨的工作內(nèi)容更加繁雜，由此產(chǎn)生的檔案資料也越來越多，加強(qiáng)文書檔案的管理與利用，是檔案管理部門的主要工作職責(zé)。尤其是在市場競爭越來越激烈的情況下，鐵路企業(yè)只有不斷完善內(nèi)部管理工作，改革與創(chuàng)新發(fā)展模式，才能夠滿足現(xiàn)代化建設(shè)對企業(yè)提出的新要求。通過文書檔案的高效利用，能夠明確企業(yè)過往發(fā)展中出現(xiàn)的偏差，通過檔案資料的提取、分析與整理，能夠為領(lǐng)導(dǎo)人員制定科學(xué)合理的決策奠定基礎(chǔ)。在鐵路企業(yè)當(dāng)前文書檔案管理中，往往存在重視程度低和利用模式落后等問題，不僅不利于檔案資料發(fā)揮其應(yīng)有的價值，而且限制了企業(yè)管理工作的改進(jìn)。因此，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際狀況，提升文書檔案的利用效率，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式。

1 鐵路企業(yè)文書檔案利用工作的意義

在鐵路企業(yè)行政管理中產(chǎn)生的歷史記錄，都會保存到企業(yè)文書檔案中，比如會議記錄、法令和規(guī)章制度等等。在維護(hù)職工權(quán)益、日常事務(wù)處理和民事糾紛處理等工作中，文書檔案能夠發(fā)揮著至關(guān)重要的作用[1]。文書檔案是對鐵路企業(yè)發(fā)展歷史的記錄，能夠為學(xué)術(shù)研究和編史修志等工作開展奠定基礎(chǔ)，是提升檔案管理工作水平的重要環(huán)節(jié)。尤其是在信息化時代，鐵路公司產(chǎn)生的文件資料更加復(fù)雜多樣，如何高效利用這些文書檔案，關(guān)系到企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，鐵路企業(yè)對于文書檔案的利用工作越來越重視，是促進(jìn)我國鐵路建設(shè)水平不斷提高的關(guān)鍵點(diǎn)。

2 鐵路企業(yè)文書檔案利用工作存在的問題

2.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)低

鐵路企業(yè)文書檔案的利用效率，與管理人員的綜合素質(zhì)密切相關(guān)。但是，在鐵路企業(yè)檔案管理中，由于缺乏專業(yè)人才，導(dǎo)致管理工作的規(guī)范性缺失，工作人員的專業(yè)知識與技能匱乏，不利于文書檔案的高效利用。此外，工作人員對于檔案管理與利用的重視程度不高，導(dǎo)致對文件的限制性與保密性認(rèn)識不足，給文書檔案安全帶來威脅。在信息化的時代，很多管理人員沒有熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，導(dǎo)致企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)受到阻礙，不利于文件的檢索、整理與分析。

2.2 檔案利用模式落后

在當(dāng)前鐵路企業(yè)文書檔案利用工作中，依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，人工查閱與檢索的方式極大限制了工作效率的提升。而且文書檔案的保存缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致很多重要資料的缺失或者損毀，無形之中增加了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。企業(yè)對于計算機(jī)的使用僅停留在存儲功能上，未建立完善的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，導(dǎo)致文書檔案的利用效率低[2]。

2.3 文書檔案質(zhì)量較低

由于工作人員對文書檔案的管理缺乏重視，導(dǎo)致在文件資料的收集與整理中缺乏規(guī)范性與專業(yè)性，這就會導(dǎo)致文書檔案的質(zhì)量較低，不能夠為利用者提供完整、真實和可靠的信息。

3 促進(jìn)鐵路企業(yè)文書檔案利用工作高效性的策略

3.1 提升工作人員綜合素質(zhì)

工作人員的綜合素質(zhì)，直接關(guān)系到文書檔案的利用效率，也是鐵路企業(yè)其它工作能否順利開展的關(guān)鍵。因此，文書檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念，意識到文書檔案管理與利用對于企業(yè)的重要性，掌握豐富的檔案專業(yè)知識的同時，不斷培養(yǎng)自身愛崗敬業(yè)精神與責(zé)任意識。對于文書檔案的保密工作，關(guān)系到整個企業(yè)的發(fā)展利益，因此文書檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化職業(yè)操守，在工作中不做違背職業(yè)道德的事情。文書檔案的利用是服務(wù)于鐵路企業(yè)其他工作的，工作人員應(yīng)該培養(yǎng)服務(wù)意識，為提升服務(wù)質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。檔案管理人員參加繼續(xù)教育，有助于更新自身知識體系，學(xué)習(xí)前沿檔案專業(yè)知識，提升自身工作水平，為文書檔案利用工作效率的提升提供保障。明確庫藏檔案工作流程，不斷拓展自身知識邊界，實現(xiàn)綜合素質(zhì)的提升。

3.2 創(chuàng)新文書檔案利用模式

在信息化時代，文書檔案涉及的工作內(nèi)容更加多樣化，如果還采用傳統(tǒng)的管理與利用模式，不僅會給工作人員造成極大的工作壓力，而且會大大降低工作效率，不利于促進(jìn)文書檔案利用工作的高效性。在很多企業(yè)的檔案管理中，逐步開展信息化建設(shè)工作，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理與利用，是現(xiàn)代化鐵路企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)[3]。需要對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行掃描，并錄入到計算機(jī)中生成電子檔案進(jìn)行保存。鐵路企業(yè)要想提升文書檔案的利用效率，還需要建立完善的檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行快速檢索。數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)τ行畔⑦M(jìn)行快速提取和分析，為領(lǐng)導(dǎo)人員做出科學(xué)決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。文書檔案的數(shù)字化建設(shè)，是提升檔案管理與利用規(guī)范性的重要環(huán)節(jié)，也是真正發(fā)揮文書檔案功能價值的關(guān)鍵點(diǎn)。

3.3 規(guī)范檔案收集工作

檔案收集工作的質(zhì)量，決定著文書檔案價值的發(fā)揮效果。對于鐵路企業(yè)工作中產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行有效收集，能夠為利用效率的提升奠定基礎(chǔ)。首先應(yīng)該設(shè)置檔案資料收集的專門機(jī)構(gòu)，落實崗位責(zé)任，明確工作人員的職責(zé)。其次應(yīng)該對企業(yè)工作動向進(jìn)行掌握，避免遺漏會議文件資料和個人文件資料，保障文書檔案的全面性。加強(qiáng)保密檢查工作與文書檔案管理工作的有效結(jié)合，對檔案文件的真實性、全面性與可靠性進(jìn)行審核，為文書檔案的高效利用提供保障。

3.4 建立健全檔案管理制度

制度是一切工作開展的保障，也是提升工作效率與規(guī)范性的前提。因此，在鐵路企業(yè)文書檔案利用工作中，應(yīng)該建立完善的制度，為企業(yè)發(fā)展提供必要的服務(wù)[4]。加強(qiáng)檔案目標(biāo)管理，對檔案工作部署進(jìn)行有效控制，保障文書檔案資料收集、整理和移交的規(guī)范化，避免在此過程中出現(xiàn)違規(guī)操作行為。為此可以建立相應(yīng)的獎懲制度，對于工作態(tài)度積極、認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工進(jìn)行表彰，對態(tài)度散漫、違規(guī)操作的員工進(jìn)行相應(yīng)處罰，以此提升工作人員的積極性。檔案管理制度的建立，是提升文書檔案真實性與全面性的重要途徑。

3.5 提高文書檔案利用的重視程度

在新時期鐵路企業(yè)發(fā)展的過程中，文書檔案的利用顯得尤為重要。文書檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，對相關(guān)政策及檔案管理與利用的重要性進(jìn)行宣傳，提升檔案管理員工的責(zé)任意識。還應(yīng)該提升檔案利用者的重視程度，明確利用工作效率對企業(yè)發(fā)展的重要意義。

4 結(jié)語

文書檔案能夠為鐵路企業(yè)管理工作的開展提供憑證與參考，是新時期鐵路企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展模式的重要依據(jù)，也是總結(jié)過往經(jīng)驗教訓(xùn)、制定科學(xué)戰(zhàn)略規(guī)劃的前提。針對目前文書檔案利用工作中存在的人員綜合素質(zhì)低、工作模式陳舊等問題，應(yīng)該提高文書檔案利用的重視程度、建立健全檔案管理制度、規(guī)范檔案收集工作、創(chuàng)新文書檔案利用模式、提升工作人員綜合素質(zhì)，為企業(yè)管理水平的提升奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王居華.對鐵路企業(yè)文書檔案利用工作高效性的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：133.

[2]王鋒利.做好鐵路文書檔案管理的實踐與思考[J].陜西檔案，2018（02）：37+36.

[3]王居華.鐵路企業(yè)檔案管理工作的問題及對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：156.

[4]程瓊.鐵路企業(yè)如何做好文書檔案管理工作[J].陜西檔案，2014（04）：37.