國(guó)土調(diào)查中檔案管理的重要性分析

包金柱

烏蘭浩特市土地勘測(cè)規(guī)劃院 內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400

一、新形勢(shì)下國(guó)土資源檔案管理中存在的問(wèn)題

在國(guó)土資源檔案管理工作中，擁有完善的基礎(chǔ)設(shè)施是非常重要的。而我國(guó)對(duì)于此項(xiàng)工作并沒(méi)有引起足夠的重視，因而在經(jīng)費(fèi)的投入上并不十分充足，使得檔案室無(wú)法引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，大部分單位并沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理庫(kù)房，直接將其和辦公室混在一起，致使很多工作無(wú)法正常開(kāi)展，尤其是梅雨季節(jié)，加上高溫，在辦公室降溫除濕工作不到位，導(dǎo)致大量的檔案發(fā)霉甚至被腐蝕，為檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重不利影響。另外，許多單位沒(méi)有計(jì)算機(jī)管理室，這就對(duì)檔案的查找和使用帶來(lái)很大的困難，現(xiàn)代化的技術(shù)管理設(shè)備缺乏，給工作造成很大的不便。

管理過(guò)程中，制度不夠規(guī)范，容易導(dǎo)致工作的疏漏，國(guó)土資源檔案流失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。在具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)性和流動(dòng)性的工作中，工作人員對(duì)于工作的業(yè)務(wù)水平和質(zhì)量過(guò)于重視，造成對(duì)于國(guó)土單位工作計(jì)劃的忽視，沒(méi)有將工作中的計(jì)劃內(nèi)容認(rèn)真落實(shí)。另外，由于我國(guó)國(guó)土單位有太多的檔案，積壓的時(shí)間也非常久遠(yuǎn)，管理時(shí)沒(méi)有做好細(xì)致的擺放和分類，后期需要查找利用時(shí)就十分困難，很容易導(dǎo)致檔案流失的現(xiàn)象發(fā)生。對(duì)于國(guó)土資源檔案的利用不夠充分。管理單位缺乏先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，仍舊采用傳統(tǒng)的手工管理模式，這種管理模式的效率是可想而知的，由此帶來(lái)較低的國(guó)土資源檔案管理利用率。單位工作人員對(duì)其工作的重要性沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)自身價(jià)值缺乏認(rèn)識(shí)，不但造成了資源浪費(fèi)，還使得國(guó)土資源檔案的利用效率大大降低。

二、對(duì)新形勢(shì)下國(guó)土資源檔案管理的思考

（一）理論研究具有多元使命，但以下兩點(diǎn)是其核心

第一，對(duì)當(dāng)前實(shí)踐的指導(dǎo)，用以解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題；第二，對(duì)未來(lái)需要解決的問(wèn)題進(jìn)行探索和發(fā)現(xiàn)，并指明其發(fā)展方向。在檔案學(xué)理論的發(fā)展過(guò)程中，雖然人們作了很多探索，但截至目前，我們看到不論是生命周期理論（或者文件連續(xù)體理論）、來(lái)源原則或全宗理論、檔案鑒定理論，其基本點(diǎn)都在于：第一，基于傳統(tǒng)文件與檔案關(guān)系的區(qū)別，或者是電子文件與電子檔案關(guān)系的區(qū)別；第二，基本是在紙質(zhì)文件/檔案階段確定的理論；第三，基于文書檔案管理實(shí)踐為主的理論研究；第四，主要是站在后端探討（尤其是檔案館角度）檔案管理。

對(duì)于國(guó)土資源檔案以及相關(guān)概念，并沒(méi)有被納入檔案學(xué)術(shù)語(yǔ)體系中做出積極探討，造成管理部門中幾個(gè)維度的概念如文件、數(shù)據(jù)、檔案等并用，這并不適應(yīng)傳統(tǒng)檔案學(xué)的術(shù)語(yǔ)體系。這種現(xiàn)象不只存在于國(guó)土資源管理部門，在其他部門的檔案管理中同樣存在。

（二）如何完善檔案管理體系機(jī)制的問(wèn)題

在《疆土資源部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和做好疆土資源檔案作業(yè)的告訴》（下稱《告訴》）中提到，疆土資源檔案，“依托中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局開(kāi)展研究中心（全國(guó)地質(zhì)資料館）和部信息中心構(gòu)建習(xí)慣新形勢(shì)新要求的檔案作業(yè)機(jī)制。”部機(jī)關(guān)、督察局、部直屬單位檔案作業(yè)的管理、輔導(dǎo)、監(jiān)督、查看由疆土資源部辦公廳負(fù)責(zé)，同時(shí)還要求其輔導(dǎo)各省級(jí)疆土資源檔案組織的事務(wù)檔案作業(yè)；全國(guó)地質(zhì)資料館受部托付負(fù)責(zé)部機(jī)關(guān)檔案及直屬單位重要事務(wù)檔案的接納、保管和使用等作業(yè)，對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行擬定；部機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、歸檔和檔案管理信息體系的建設(shè)管理工作由部信息中心負(fù)責(zé)，并對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行擬定。

從上述體系機(jī)制的規(guī)則上，我們可以發(fā)現(xiàn)：

第一，專業(yè)化的管理仍然是疆土資源檔案管理的主線，存在顯著的條塊分割現(xiàn)象，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，并沒(méi)有明顯加強(qiáng)和各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的聯(lián)系。第二，數(shù)據(jù)和檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)一體化。所以管理中存在著管理機(jī)制與作業(yè)體系的雙重問(wèn)題：一方面條塊分割對(duì)立，疆土資源檔案管理孤島化；另一方面前后端非一體化，在管理體系內(nèi)部，存在前端的數(shù)據(jù)管理和后端的檔案管理脫節(jié)的現(xiàn)象。

（三）如何讓疆土資源檔案管理人員適應(yīng)新的管理實(shí)踐的問(wèn)題

面對(duì)新渠道、新技能的疆土資源檔案管理實(shí)踐，對(duì)于管理人員也提出了更高的專業(yè)要求。例如根據(jù)一張圖的疆土資源檔案管理渠道，包括疆土資源各項(xiàng)作業(yè)構(gòu)成的數(shù)據(jù)，特別是地質(zhì)、疆土、測(cè)繪檔案空間數(shù)據(jù)庫(kù)，具有較大的數(shù)據(jù)和較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，渠道上完成了“空間、目錄、圖文”三者相關(guān)查詢、定位、閱讀功能，需要結(jié)合各項(xiàng)事務(wù)范疇內(nèi)的常識(shí)；根據(jù)數(shù)字結(jié)構(gòu)的疆土資源檔案效勞渠道對(duì)于很多技能也有所涉及。所以如果專業(yè)知識(shí)和技能不足，對(duì)相關(guān)規(guī)范不了解，幾乎很難進(jìn)行下去。

總之，現(xiàn)代化國(guó)土資源檔案管理工作對(duì)我國(guó)土地管理的很多信息都有所涉及，要想促使土地管理效率不斷提高，規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理非常重要，同時(shí)要注意培養(yǎng)具有較高水平和素質(zhì)的管理人才，能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，使國(guó)土資源檔案管理的水平和質(zhì)量不斷提升。