淺析醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)

梅 芬

隨州市中心醫(yī)院（湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬隨州醫(yī)院） 湖北隨州 441300

隨著計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)辦公在醫(yī)院的迅速普及和應(yīng)用，以及由于醫(yī)療業(yè)務(wù)的擴(kuò)大和醫(yī)院各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的電子文件數(shù)量急劇增加，檔案信息的總量呈爆炸式的增長，醫(yī)院檔案信息的調(diào)取與使用日益頻繁，各部門的各種需求不斷出現(xiàn)，對(duì)檔案合理利用的期望值也日益提升，舊的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的需要，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)已成為醫(yī)院辦公進(jìn)步的必然發(fā)展趨勢(shì)。

一、醫(yī)院為什么要進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化是利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。當(dāng)今各個(gè)醫(yī)院的都在使用以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的共享信息系統(tǒng)，電子病歷檔案、數(shù)字化醫(yī)學(xué)影像信息、醫(yī)生和護(hù)士工作站等應(yīng)用都會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件、電子檔案、電子病歷，傳統(tǒng)的檔案管理方法和使用方法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今的需要，大量的電子文檔必須進(jìn)行有效的管理、歸類、儲(chǔ)存，否則就會(huì)影響檔案價(jià)值的發(fā)揮和導(dǎo)致醫(yī)院的工作效率低下。所以，加快醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，采用現(xiàn)代科技手段，對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各種信息資源的有效整合和資源共享，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和提高醫(yī)院各個(gè)部門的工作效率的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展路徑

從其他醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)發(fā)展路徑來看，醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變需要經(jīng)歷三個(gè)發(fā)展階段：以檔案工作自動(dòng)化為核心內(nèi)的基礎(chǔ)階段；面向單個(gè)檔案室進(jìn)行資源開發(fā)和提供利用服務(wù)的個(gè)體數(shù)字檔案室階段；對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度開發(fā)和整合的聯(lián)合檔案利用階段。

第一，以檔案工作電子化、自動(dòng)化為核心內(nèi)容的基礎(chǔ)階段是檔案工作邁向現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)，它起步于20世紀(jì)70年代末80年代初，此時(shí)計(jì)算機(jī)的普及以及信息化辦公的廣泛使得醫(yī)院必須進(jìn)行檔案自動(dòng)化建設(shè)。當(dāng)時(shí)各個(gè)醫(yī)院為了提高工作效率，紛紛開展檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)標(biāo)引、存儲(chǔ)等工作，由此建立起檔案提取、使用的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理從手工管理向計(jì)算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變。此時(shí)醫(yī)院的檔案信息管理仍舊是圍繞檔案收集、鑒定等傳統(tǒng)服務(wù)職能，提供檔案咨詢、查詢等信息服務(wù)模式。但這種模式基本使用傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，隨著社會(huì)信息化水平的提高，這種傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式越來越難以適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境對(duì)檔案信息服務(wù)提出的要求。

第二，醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化發(fā)展第二個(gè)階段是面向檔案室進(jìn)行資源開發(fā)和提供利用服務(wù)的個(gè)體數(shù)字檔案室階段，當(dāng)今一些大醫(yī)院檔案數(shù)字化工作的目標(biāo)。這一階段數(shù)字建設(shè)的核心是館藏檔案的數(shù)字化并上網(wǎng)，形成以數(shù)字化檔案信息資源為館藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為服務(wù)方式的一種新型檔案室。個(gè)體數(shù)字檔案室階段主要采用的是基于數(shù)字檔案信息資源開發(fā)和提供利用的“資源中心”服務(wù)模式，它突出信息資源在檔案信息管理和服務(wù)中的主導(dǎo)作用。

第三，檔案數(shù)字化發(fā)展的方向是聯(lián)合與共享，這一階段的數(shù)字檔案室建設(shè)就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個(gè)體數(shù)字檔案室聯(lián)合起來，充分利用各科室所擁有的檔案資源、人員、技術(shù)設(shè)備等將檔案信息資源盡可能多的開發(fā)、分享、利用，最大限度地滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，使檔案信息資源的效用最大化，組成完全意義上的數(shù)字檔案室，根據(jù)權(quán)限分配，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的困難

（一）紙質(zhì)文件和電子文件并存問題

數(shù)字化檔案室只是一個(gè)“信息空間”，要靠傳統(tǒng)檔案室的信息資源相互聯(lián)接、轉(zhuǎn)化才可以形成，不能因?yàn)殡娮游募姆奖恪⒖旖荨⒋鎯?chǔ)方便而忽視紙質(zhì)檔案的存檔，雖然醫(yī)院每天有大量電子文件產(chǎn)生和應(yīng)用，但他代替不了傳統(tǒng)檔案，它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。因此數(shù)字檔案并不會(huì)代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，但可以把它看作是傳統(tǒng)檔案的一種新功能的延伸，因此實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存的制度是紙制文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔，同時(shí)還要解決紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案如何合理配置、哪些檔案應(yīng)該被數(shù)字化，什么樣的存貯機(jī)制最便于利用檔案信息等技術(shù)問題。

（二）電子檔案的安全保護(hù)問題突出

由于電子文件不受載體傳遞的限制，時(shí)間空間的制約性差，它的內(nèi)容和位置極易發(fā)生變化，容易受到不法之徒的攻擊和設(shè)備突然故障以及其他因素的影響，易丟失性極大地威脅著檔案信息的安全性，所以，在嚴(yán)格執(zhí)行國家法律法規(guī)和建立本單位電子檔案管理制度的前提下，必須抓好安全防護(hù)。

（三）檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)水平應(yīng)不斷提高

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，檔案管理人員不再是單純意義上的檔案保管者，而是信息資源的管理者、分析與組織者、提供與傳播者、信息利用的導(dǎo)航者，因此加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，提高他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和信息的鑒別篩選能力對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。醫(yī)院應(yīng)定期派一些檔案工作人員外出學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，及時(shí)了解和學(xué)習(xí)檔案管理的新動(dòng)向和新技術(shù)。