淺談龍口港行政費用管理

沈丹鳳

摘要：行政費用是一個企業生產經營和發展過程中不可避免的成本費用，龍口港行政費用包含車輛費用、差旅費、通訊費、辦公費、業務招待費及會議費。對于不可避免的成本費用，怎樣監控該費用發生的合理性，有效的控制其發生金額，結合反腐倡廉工作并且貫徹落實中央《八項規定》和厲行節約、反對浪費的要求，龍口港就此出臺了一系列措施，并在各項措施的實施后，行政費用管理效果顯著。現將龍口港行政費用管理進行詳細論述。

關鍵詞：行政費用;集團公司;成本管理

一、龍口港行政費用管理概況

自中央下發《八項規定》以來，各層級不斷加強重視，逐步貫徹落實，加強黨風廉政建設，對此我公司積極響應黨的號召，從自身做起，不斷加強行政費用的管理。隨著2015年煙臺港下發《關于強化成本管理責任，提升成本管理水平的實施意見》（煙港[2015]172號）、《關于強化成本管理責任，提升成本管理水平實施方案》（煙港[2015]255號）、《關于編報財務成本管理指標的通知》（煙港[2015]274號）等一系列文件后，我公司拉開了行政費用管理的序幕，2016年下發了《關于強化成本管理責任提升成本管理水平的實施方案》（龍港[2016]25號）、《關于成立龍口港成本管理推進領導小組的通知》（龍港[2016]24號）等文件，確定了行政費用管控指標及成立了行政費用管控專業小組，對行政費用的管理指明了方向。

二、龍口港加強行政管理的主要措施

（一）設置行政費用成本控制指標，加強行政費用預算管理

為深入完善六項行政費用管控機制，從嚴控制行政開支，提高行政費用資金使用效率，遵照八項規定等政策要求，行政管控專業小組首先設置“六項行政費用變動率”指標，每月填報“六項行政費用預算管理匯總報表”，匯總分析并動態監控行政費用開支執行情況，及時糾正相關偏差;二是建立“六項行政費用預算”機制，年初歸口管理部門對行政費用預算進行編制并下發，各公司、部門每月上報“行政費用進度表”，對比預算，對超進度的單位或部門及時預警，確保各項費用不超全年預算。

（二）強化行政費用日常管理，注重流程管控力度

為有效控制行政費用的開支，根據煙臺市委巡查意見及煙臺港集團有關管理規定，我公司先后印發新的業務招待費、辦公費、會議費的管理辦法，不斷加強行政費用的日常管理。現將此三項費用新的管理辦法進行簡要概述。

1.招待工作本著“有利業務、務實節儉、嚴格標準、簡化禮儀”的原則。嚴格按照程序審批，招待用餐前需填寫《業務招待審批單》，由部門、單位負責人簽字后方可安排。特殊情況需招待住宿的需提前填寫《住宿招待審批單》，報請集團公司分管領導同意后方可安排。做好事前控制。招待活動還要嚴格控制標準，涉及商務和外事活動的宴請、贈送紀念品等，嚴格按照有關部門確定的標準執行，不得超標;經營和業務招待應按照“必須和適度”的原則從嚴掌握，嚴格控制陪餐人數，避免鋪張浪費。

2.辦公費本著“勤儉節約、有利于工作”的原則，由歸口管理部門負責辦公用品的統一采購、保管和發放工作。各部門、單位指定專人負責辦公用品的計劃申報、統一領取和控制使用工作。經歸口管理部門同意自行購置的辦公用品，需經歸口管理部門負責人簽字后，方可按程序予以報銷。

3.會議召開要本著“精簡、高效、節約”的原則。避免會議過多或重復，經營分析會、生產調度會、安全生產會等經常性會議納入例會制。堅持小會服從大會、局部服從整體的原則，各部門、單位不準承辦與集團公司工作業務無關的會議。如需承辦部、省、市與集團公司業務有關的會議，必須事先報集團公司審批。各部門、單位參加政府主管部門、行業協會組織的會議，須報集團公司審批，同時盡量壓縮參會人數。

另外車輛費用我公司將嚴格按照煙臺港集團印發《煙臺港集團公務用車制度改革實施方案》（煙港[2018]192號）執行，加強公車管理，禁止公車私用，在保證正常生產經營下，盡量減少車輛使用次數，節約車輛使用成本;差旅費嚴格按照出差管理辦法，嚴格審批出差人數、次數，禁止出差費用超過規定標準;通訊費禁止公話私用，利用辦公電話處理私人業務。

（三）加強財務審核管理

為貫徹落實各項費用管理辦法，我公司不斷加強財務人員業務水平，強化財務審核功能。財務人員作為最后一道審核屏障，要以嚴謹，盡職盡責的態度，把好最后一道關，確保各項費用符合會計法規、稅收法規及我公司財務管理辦法，做到合理合法、有理有據，使得賬務處理清晰，準確。財務審核人員對會計憑證堅決從嚴把關，杜絕審核不到位，監督不徹底的現象發生，在報銷審核過程中，對流程規定的招待清單、審批單、會議通知等相關結算單據，要嚴格把關，避免缺失，對差旅費等費用，根據報銷單據信息對其合理性、合規性提出質疑。堅決做到審核要嚴格，把關要到位，賬務處理要嚴謹。

（四）加強行政費用考核管理，不斷完善考核辦法

為從嚴落實煙臺市委巡查整改方案，嚴控六項費用支出，我公司不斷加強行政費用的考核管理工作。2018年制定了新的考核辦法，在考核辦法上有兩點突破：一是在考核方式上，以前的行政費用是按總數進行考核，只要行政費用總預算未超，考核即合格，而2018年的行政費用將按單項考核，每一項費用都不能超出預算，細化了考核方法，更加深入的加強了行政費用的管理;二是增加了考核力度，以前按超出部分的30%從相關部門、單位中層領導年薪中扣罰，其中由主要負責人承擔50%，由其他中層領導承擔50%，而2018年按超出部分的100%從相關部門、單位中層領導年薪中扣罰，其中由主要負責人承擔70%，由其他中層領導承擔30%，突出單位負責人的責任，更好的推動行政費用的管理工作。

三、龍口港加強行政費用管理的成效

（一）促進了財務規范管理，降低涉稅風險

從嚴管控行政費用，不僅從流程上更加完善制度，進一步加強內控管控力度，更能從根本上加強財務基礎規范。行政費用中的招待費更涉及納稅風險，根據《企業所得稅法實施條例》第四十三條：企業發生的與生產經營活動有關的業務招待費支出，按照發生額的60%扣除，但最高不得超過當年銷售（營業）收入的5‰。對于招待費用歸口部門掌控不清，控制不嚴，就容易造成招待費列支不實，造成納稅風險，隨著行政費用的管控力度不斷加強，各層級的業務部門、管理部門都更加嚴肅認真的對待各項費用的列支，積極配合財務要求，促進了財務規范管理，更降低了企業涉稅風險。

（二）有效的控制了六項費用，為企業直接節約成本

通過行政費用管理制度的不斷完善，龍口港在行政費用管理方面效果顯著，通過對比2015年-2018年月度平均數據（不含壽光港的合并口徑）可以看出，主營收入幅度增加達到86%，營業成本增加達到84%的情況下，行政費用月度平均費用對比2015年下降35.6%。數據表明，行政費用制度的不斷嚴格管控切實的加強了行政費用的規范管理，也表明該制度落實到了實處，為企業直接節約成本，提升了經濟效益。

四、龍口港行政管理存在的問題

（一）應繼續加強厲行節約反對浪費觀念的宣貫

行政費用作為成本管理工作中的一項重要管理工作，不僅能為企業節約成本，實實在在的創造利潤，更能突出黨風廉政建設工作，體現企業的管理水平。目前我公司多數職工還未認清行政費用管理的本質，考核方法的進一步細化，代表著行政管理水平的進一步提高，考核力度的加強不帶代表公司“以罰代管”，而真正的目的是加強企業成本管理，節約成本，避免鋪張浪費，貫徹落實八項規定，提高黨風廉政建設工作，提高經濟效益。

（二）進一步加強歸口管理部門的管控

行政費用按照歸口管理的原則，原則上要求歸口部門對管理的費用要從預算編制、過程執行、分析控制，考核等工作進行全過程的參與，并配合財務部做好歸口項目集團總預算的綜合平衡、協調、分析、控制、考核等工作，但是目前部分歸口管理部門認識不到位，導致歸口職能弱化，不能更好的進行全面控制，所以應進一步加強歸口管理部門職能的運用。

五、結束語

綜上所述，我港通過加強行政費用管理后，行政費用支出明顯降低，節約意識不斷加強，為企業節約了成本，也間接的創造了效益。盡管行政費用管理過程中還存在一些不足，但是隨著我港成本管理制度的不斷完善，行政費用管理制度也會日趨完善，會更好的為企業服務。

參考文獻：

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