SDCA循環(huán)對維穩(wěn)醫(yī)院病案歸檔率管理的作用

郭媛波

摘要：目的? 運用SDCA維穩(wěn)醫(yī)院病案歸檔率，實現(xiàn)三甲醫(yī)院評審要求及醫(yī)院科學(xué)管理。方法? 在運用SDCA循環(huán)管理方法前，醫(yī)院病案歸檔時間存在延誤，嚴重不達標的情況。從2017年3月開始實施SDCA管理方法，確定標準化目標，分析存在的問題，制定計劃，實施、核查和改進。結(jié)果? 實施半年后，病案3日歸檔率從44.13%躍升到92.84%，之后病案3日歸檔率都基本維持在90.00%以上，7個工作日病案歸檔率為100.00%。結(jié)論? SDCA循環(huán)是病案歸檔管理質(zhì)量實現(xiàn)標準化、同質(zhì)化的有效工具。

關(guān)鍵詞：SDCA;醫(yī)院病案;歸檔率

中圖分類號：R197.323? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：B? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2019.02.005

文章編號：1006-1959（2019）02-0014-03

病案的需求范圍隨著社會的發(fā)展、法制的完善以及人們法律意識的增強進一步擴大，而病案若不能及時歸檔將影響病案的查閱、復(fù)印、醫(yī)療鑒定、統(tǒng)計等，甚至對醫(yī)療質(zhì)量管理和學(xué)科建設(shè)造成嚴重影響[1]。針對目前我院病歷歸檔時間存在延誤，嚴重不達標的情況，2017年我病案室采用SDCA循環(huán)管理方法，進行病案歸檔管理的改進工作。SDCA循環(huán)就是標準化維持，即“標準化、執(zhí)行、檢查、總結(jié)（調(diào)整）”模式，包括所有和改進過程相關(guān)的流程的更新（標準化），并使其平衡運動，然后檢查過程，以確保其精確性，最后做出合理分析和調(diào)整使得過程能夠滿足愿望和要求。現(xiàn)將SDCA循環(huán)改進病案歸檔管理的情況報告如下。

1資料與方法

1.1一般資料? 收集2017年1月～2月南京市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院各科病案回收情況，共計2284份病案，其中3個工作日內(nèi)回歸病案室的病案數(shù)占45.14%，平均7個工作日內(nèi)回歸病案室的病案數(shù)占88.18%，嚴重不達標，個別科室3個工作日回歸病案室的病案數(shù)甚至為0。嚴重達不到江蘇省三級醫(yī)院病案管理要求，遂使用SDCA循環(huán)進行改進管理。

1.2方法

1.2.1確定標準（S）? 2016年版《江蘇省三級綜合醫(yī)院評審標準》要求：保持病案的可獲得性。C級要求，患者出院后，住院病歷7個工作日回歸病案科≥90%;B級要求，患者出院后，住院病歷3個工作日回歸病案科≥90%;A級要求，患者出院后，住院病歷2個工作日回歸病案科≥95%，在7個工作日內(nèi)回歸病案科100%。我院將病案在3個工作日回歸病案科≥90%，在7個工作日內(nèi)回歸病案科100%設(shè)為目標。針對我院病案不能及時歸檔，病案回收人員追蹤調(diào)查，分析原因[2]見圖1。

1.2.2執(zhí)行（D）? 根據(jù)存在的問題，逐一制定對策，加強管理：①加強宣傳和培訓(xùn)：通過院內(nèi)網(wǎng)、微信群、QQ群等方式進行宣傳和培訓(xùn)，從安全性、法律性、管理性、服務(wù)性等多方面來強調(diào)病案及時回收的重要性及其意義，提高醫(yī)院對病案管理規(guī)范化的認識。②科室成立科主任、護士長和科室二級質(zhì)控醫(yī)護人員的四人小組。患者出院后，如果醫(yī)生、護士不及時整理病歷，科主任和護士長負責(zé)連帶責(zé)任。③輔助科室一般報告必須當(dāng)天打印結(jié)果，病理報告不超過5個工作日，超過期限相關(guān)負責(zé)人追責(zé)。④病案室及時催收和反饋：病案室回收人員每個工作日上午9：00到各個病房回收出院病案，當(dāng)天回收當(dāng)天錄入，及時為各病區(qū)提供未回收的出院病歷清單;建立3日遲歸病案記錄本，對未及時收回的病案進行催交，并責(zé)任到人，追責(zé)其原因。⑤病案管理人員每月從醫(yī)院病案信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出出院病案歸檔時間數(shù)據(jù)，對各科室歸檔率進行排名，并在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)公布。⑥獎懲制度：嚴格執(zhí)行醫(yī)院《獎懲辦法》中病案管理規(guī)定：對于連續(xù)3個月出院病案100%按3個工作日內(nèi)歸檔的科室，獎勵科室500元;不按時歸檔的病案每月醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)通報批評，逾期1天，每份病案扣責(zé)任人50元，逾期超過4個工作日的，每份扣100元。充分調(diào)動科主任、醫(yī)護人員的積極性和責(zé)任性。⑦合理配置醫(yī)療衛(wèi)生資源，減輕醫(yī)護人員的工作量。

1.2.3檢查（C）? 日查：病案管理人員每工作日將未回收病案及時反饋給臨床醫(yī)生，科室質(zhì)控員及護士長督促及檢查病歷的及時書寫、整理工作。月查：2017年3月起，醫(yī)院開始實施病案歸檔管理的新規(guī)定，病案管理人員每月從醫(yī)院病案信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出出院病案歸檔時間數(shù)據(jù)，并對各科室歸檔率進行排名。

1.2.4處理（A）? 每月將各科室病案歸檔率排名結(jié)果反饋至相關(guān)，并上報質(zhì)管辦，同時在OA網(wǎng)上公布;落實獎懲制度;對不達標的科室在下一月的SDCA循環(huán)管理活動中重點關(guān)注。

2結(jié)果

2.1實施SDCA循環(huán)前后全院病案3個工作日和7個工作日的歸檔率變化情況? 在得到全院臨床醫(yī)護人員和各部門重視后，3個工作日內(nèi)歸檔率從3月份開始逐漸上升，從6月份開始每月3個工作日內(nèi)歸檔率達到90.00%，下半年除8月份和11月份，7個工作日內(nèi)歸檔率達到100.00%，究其原因，是因為個別病案因科主任或護士長外出未能及時簽字。見表1。

2.2實施SDCA循環(huán)前后病案歸檔率變化情況? 通過10個月的努力，我院的病案歸檔率有了明顯變化。3月份～5月份，病案歸檔率有了明顯的上升，到了6月份，病案3日歸檔率從44.13%躍升到92.84%，之后下半年病案3日歸檔率都基本維持在90.00%以上，7個工作日病案歸檔率基本都達到100.00%，達到了江蘇省三甲醫(yī)院病案歸檔率的B級要求，以上見圖2。

3討論

3.1標準制定是SDCA循環(huán)的關(guān)鍵性步驟? 在實施了一系列政策后，我院病案歸檔率達到了確定的標準。確定標準，是維持治理現(xiàn)狀不下滑，是積累、沉淀經(jīng)驗的最好方法。根據(jù)問題，逐一制定對策，證明方法有效后，應(yīng)使之程序化、制度化，標準化，并且每一環(huán)節(jié)都能責(zé)任到人，是SDCA效果維持的關(guān)鍵[3，4]。2017年9月我院內(nèi)網(wǎng)上重申了病案回收專項管理規(guī)定：①院內(nèi)宣傳常態(tài)化：通過院內(nèi)網(wǎng)、微信群、QQ群等方式，從安全性、法律性、管理性、服務(wù)性等多方面來強調(diào)病案及時回收的重要性及其意義，提高醫(yī)院對病案管理規(guī)范化的認識。②每個科室成立科主任、護士長和科室二級質(zhì)控醫(yī)護人員的四人小組，重視病歷的及時書寫打印及整理。病人出院后，如果醫(yī)生、護士不及時整理病歷，科主任和護士長負責(zé)連帶責(zé)任。③輔助科室一般報告必須當(dāng)天打印結(jié)果，病理報告不超過5個工作日，超過期限相關(guān)負責(zé)人追責(zé)。④病案室及時催收和反饋：病案室回收人員每個工作日上午9：00到各個病房回收出院病案，當(dāng)天回收當(dāng)天錄入，及時為各病區(qū)提供未回收的出院病歷清單;建立3日遲歸病案記錄本，對未及時收回的病案進行催交，并追責(zé)其原因。⑤病案管理人員每月從醫(yī)院病案信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出出院病案歸檔時間數(shù)據(jù)，對各科室歸檔率進行排名，并在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)公布。⑥獎懲制度：將病案歸檔率跟科室績效掛鉤，充分調(diào)動科主任、醫(yī)護人員的積極性和責(zé)任性。嚴格執(zhí)行醫(yī)院《獎懲辦法》中病案管理規(guī)定：病案應(yīng)在3個工作日內(nèi)歸檔，不按時歸檔的病案，逾期1天，每份病案扣責(zé)任人50元，逾期超過4個工作日的，每份扣100元。

3.2改進并發(fā)展新目標? 任何一個工作流程或標準，實施初期都會呈現(xiàn)不穩(wěn)定狀態(tài)，各種影響因素會降低工作質(zhì)量，SDCA循環(huán)改進是維持質(zhì)量成果的有效方法[4-6]。針對上一循環(huán)中存在的問題，在下一循環(huán)中重點關(guān)注。比如雖每月全院平均3個工作日內(nèi)歸檔率達到90%，但個別科室不能達標，將其科室病案未及時歸檔原因傳送給科主任、護士長，協(xié)助加強科室管理;如果連續(xù)2個月不達標，除了醫(yī)院網(wǎng)上公布批評，在經(jīng)濟上予以懲罰，還要求科主任拿出具體整改措施，簽訂承諾書。這樣使得從不關(guān)心病案歸檔情況的科主任、護士長自覺成為本科室病案歸檔監(jiān)督員，從而是病案歸檔措施越來越優(yōu)化，病案歸檔率越來越高。

總之，SDCA循環(huán)使我院的病案歸檔率達到三級甲等醫(yī)院管理的B級要求以上，提高了臨床醫(yī)生的工作效率。SDCA循環(huán)是病案歸檔管理質(zhì)量實現(xiàn)了標準化、同質(zhì)化，制定標準→執(zhí)行→檢查→總結(jié)處理的步驟體現(xiàn)了質(zhì)量控制的系統(tǒng)連續(xù)性，是一項科學(xué)的工作程序，值得在病案管理中運用。今后我院病案室繼續(xù)實施SDCA循環(huán)，不斷改進，使病案歸檔率達到三級甲等醫(yī)院管理的A級要求。

參考文獻：

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[4]張潔，魏后超，宋婕，等.魚骨分析聯(lián)合PDCA循環(huán)在病區(qū)藥品質(zhì)量管理中的應(yīng)用[J].臨床合理用藥雜志，2015（11）：1-2.

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收稿日期：2018-9-6;修回日期：2018-9-16

編輯/張建婷