印章檔案歸檔整理“十步工作法”
——以山東省地震局為例

文·孫允明 朱少華

印章檔案作為一種特殊載體檔案，能夠客觀記錄機構組織沿革情況。山東省地震局（全宗號A227）檔案室藏印章檔案形成時間最早是上世紀70年代，材質有木制、金屬和橡膠，行制有圓形、方形。為確保這部分印章檔案安全保管，在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面充分挖掘其價值和發揮其作用，參照《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）、《印章檔案整理規則》（DA/T40-2008），我們以每枚印章為一件在歸檔整理實踐中歸納出“十步工作法”（見圖1），即清洗-編號-制作卡片-確定保管期限-分類排序-分揀裝盒-編制檔號-制作印模-編制檢索工具-上架，以供參考。

第一步 清洗

印章在長期保管和使用過程中，印章上會滯留有印油（泥）、污物、霉點和銹斑。為確保印章檔案長期保管且不會污染檔案裝具，歸檔整理前必須進行清洗修整（見圖2）。

在清洗時，首先用95%的醫用酒精消毒清洗。因為酒精是有機溶劑，去污力強，酒精還兼具消毒殺菌作用。然后將印章擺放在平底瓷盤中，瓷盤中倒入清水浸泡，水面沒過印面即可，待污垢松軟后，用軟毛刷刷洗印面，印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風處晾干。

難以清洗的印章選用煤油或適宜的有機溶劑清洗。清洗過程中注意浸泡時間不宜過長，動作要輕，以防損壞印章。另外，用95%的酒精時要注意防火，印章晾干后用75%的醫用酒精逐個擦拭消毒，以防存放過程中生霉。

第二步 編號

印章晾干后，在每枚印章上貼臨時標簽，編制流水號，并按流水號順序集中存放，每16枚印章為一組裝盒，每盒最多可放置16枚，不可多放（見圖3）。

第三步 制作卡片

按照一印一卡的方式，選用A4型紙張制作卡片，將印章逐一在卡片上蓋制印模。在卡片左側蓋制印模，右側填寫鑒定考證的內容（見圖4）。在蓋有印模的卡片上填寫與其印章相同的流水號，如印模編號1-15，意為：第一盒第15號印章。

第四步 確定保管期限

依據卡片上蓋制的印模，考證印章啟用和機構變更等文書檔案及相關資料，研究印章邊款、印材和印紐，比較印章規格式樣和印文，對印章的文字和圖案內容、使用時間及真偽情況進行考證，并確定印章的保管期限（見圖5），時間無法確定的用空格“□”表示，如1999□□□□。

山東省地震局藏機關及法人印章的保管期限為永久（代號Y），其內部機構及工作部門印章保管期限為定期30年（代號D30），目的是與其它門類檔案劃分的保管期限保持一致。

第五步 分類排序

使用蓋有印模的卡片進行分類。將印章按形成年度分類，采用公元紀年標識，如“2018”。

豐信農業創始人、總經理董金鋒在接受《中國農資》記者采訪時表示，未來，農業高質量發展離不開農服，農業挖潛離不開農服，農服一定會成為農業發展的一股洪流并將勢不可擋。農服企業要聯系實際，不斷加強技術創新、組織創新、運營創新、服務創新，為現代農業發展助力。

使用蓋有印模的卡片進行排序。相同保管期限、相同類別的印章，可按年度-機構-形成時間順序組織排序（見圖6）。

山東省地震局印章主要采用形成年度-機構-保管期限分類法，其內設機構排序按機構編制順序排列。

第六步 分揀裝盒

1.裝盒

按照卡片分類排序的結果，對應臨時標簽流水號揀取印章，逐一裝盒。將印章按相同保管期限、移交年代由遠及近的排列順序分別裝盒。裝盒時，可根據印章規格的不同，確定盒內存放印章的數量。盒內印章一般從左至右，從上至下的順序排放。山東省地震局每盒可存放16枚（見圖7）。

2.制作備考表

印章檔案備考表使用A4型紙張，設置“盒內文件情況說明”“整理人”和“整理時間”等項目（見圖8）。

盒內文件情況說明主要填寫盒內印章檔案的數量、完整性及其它需要說明的情況，填寫整理人姓名以及整理完畢時間。

備考表放于盒內，排在印模單之后，印章之前。盒內從上到下的排列順序為保管目錄-印模單-備考表（見圖9）。

第七步 編制檔號

印章檔案整理完畢后應編制檔號，以固定排序位置。印章檔案的檔號由“全宗號”“實物檔案代號”“印章檔案代號”“年代”“保管期限代號”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯數字及連接號“-”混合編制。連續書寫時，格式如下：

全宗號-實物檔案代號·印章檔案代號·形成年度-保管期限代號-印章枚號，并填寫在對應點印模單上。如A227 -SW·YZ·2018-D30-0017，其意為“山東省地震局室藏2018年歸檔保存的第17枚印章，保管期限為定期30年。”（見圖10）。

第八步 制作印模

按盒內排放順序制作印模單，按印章在盒內的布局，在A4型紙張上面設計好印模格和檔號格，然后在紙上對應印章位置蓋上印章。注意蓋印章的位置和方向要準確，用力要均勻，使印文清晰、圖形完整，一次成型。印模蓋好后，分別在每個印模下方填寫該印章的檔號（見圖11）。一套印模單作為檢索目錄放于盒內，兩套用于制作檢索工具。

按制作印模單方式制作印模，印模上填寫信息依照相對應的印章鑒定考證內容。一枚印章一張印模，一套用于制作電子印模，一套裝訂成冊制作印模集（見圖12）。

印章使用后要重新清洗，晾干后裝盒還原。

第九步 編制檢索工具

按照印章檔案整理后的排列順序，將卡片上相關信息著錄到計算機管理軟件中，編制印章檔案保管目錄（見圖13）。

注意“印文”填寫印面上的文字內容。“邊款”填寫印章邊款中的文字內容，填寫的邊款文字兩端應加注圓括號“（）”。無邊款的印章可不填“邊款”。

對印章需要說明的情況填寫在備注中。如與文書檔案及其他相關檔案的參見號等。

印章檔案保管目錄使用A4型紙張，采用表格形式，設置序號、檔號、立檔單位、印文（邊款）、使用起止時間、印材和備注等項目。為便于檢查和利用，將目錄也做成紙質和電子兩種，紙質目錄包括封皮、目錄、印模單和印模集，一式兩份，一份與備考表一起放于相對應的印章盒內，相當于卷內文件目錄；另一份裝訂成冊作為對外提供利用的檢索工具。

第十步 上架

取出已裝盒印章，去掉印章上的臨時編號，在印章執柄或無邊款的外側處粘貼上相對應的印章檔號簽（見圖14）。

印章檔案盒封面和脊背要填寫印章檔案保管期限、分類及本盒印章起止枚號，用四位阿拉伯數字標識，中間用連接號“-”連接，如0001-0016。

印章檔案應按分類方案排列順序逐盒組織上架，平置排放，排列方法應統一，前后保持一致，不要任意變動。

在印章檔案整理完后，編制整理說明，詳細記載印章檔案的來源、數量及印章內容、價值和完整情況，說明印章檔案整理的時間、方法、整理人及其它相關事項，存放于全宗卷中。