淺論城鄉居民養老保險業務檔案管理的完善

連彥燕

摘 要：隨著社會保障體系的不斷優化與完善，人們的生活質量也在不斷提升，養老保險開始成為人們關注的焦點保障內容之一。在全面建設和諧小康社會的今天，探究城鄉居民養老保險業務檔案管理工作的完善化發展措施有著極為重要的現實意義。本文通過了解完善新時代背景下城鄉居民養老保險業務檔案管理的重要性，分析工作過程中存在的問題，著重探究解決問題的措施，以供參考。

關鍵詞：城鄉居民 養老保險 業務檔案管理 完善措施

城鄉居民的養老保險會直接關系到大部分居民的切身利益，養老保險制度還能解決部分生活困難居民的生存問題。重視城鄉居民養老保險業務檔案管理工作質量的提升，能有效促進養老保險機制的正常運行，也能為社會保障體系的建設奠定堅實基礎，維護人民群眾的切身利益。在當下信息化社會環境之中，傳統的檔案管理方式已經無法滿足城鄉居民養老保險業務檔案的管理需求，因此，只有不斷促進其管理工作的信息化建設，拉動其工作方式，緊跟時代的腳步不斷發展，才能真正保障養老保險檔案管理工作質量與效率的不斷提升。

一、完善城鄉居民養老保險業務檔案管理的重要性

自改革開放之后，我國經濟水平隨著開放程度不斷提升，人們的生活質量也在不斷提升。因此，各個地區也開始逐步重視城鄉居民工作，不斷完善檔案管理工作，以期能夠為當地的社會保障工作帶來發展與進步的推動力。根據檔案的內容可以了解參保群體養老保險工作賬戶的變化，能夠為其未來的工作提供更為完善的工作信息，能有效保障其關鍵功能。因此，本地區必須重視養老保險業務檔案管理工作的創新與發展，打破傳統管理理念帶來的桎梏，使其能夠真正符合現代化社會的發展需求。一個地區的養老保險業務檔案管理工作水平會直接影響到這個地區相關機構的辦事能力，還會直接體現社會保險經辦部門的資源配置情況。因此，從宏觀的角度對該問題進行分析，促進養老保險業務檔案管理的科學化、規范化、法制化、合理化，能有效促進經辦機構的工作效率、工作質量、核心競爭力不斷提升。尤其是在當下信息化社會環境之中，促進養老保險業務檔案管理的調整與優化，能使其更好地順應時代發展趨勢，對社會的和諧穩定與維護人民切身利益具有極為重要的現實意義。

二、城鄉居民養老保險業務檔案管理過程中存在的問題

（一）重視了參保率，怱視了檔案管理工作

作為一項惠民工程，各個地區的政府部門會將參保情況記入到績效考評的范圍之內。城鄉居民養老保險參保主體在各鄉鎮人民政府，鄉鎮政府極為重視該項政策的落實，重視城鄉居民的參保率，但怱視了養老保險檔案的收集、歸檔，導致參保材料未能及時收集整理，歸檔不規范。此外，作為養老保險參保工作的最基層的村組一級，各村組代辦人員對養老檔案的重視程度也將直接影響參保檔案的完整性和可利用性。在使用紙質檔案進行記錄過程中，部分村鎮儲存檔案的手段較為簡單，會直接使用紙箱進行存放，未能完成防潮、防蟲等防護措施，導致檔案存放過程中可能受到損害，無法準確了解上面記錄的信息。部分農村人群知識文化水平較低，只能由村鎮的工作人員幫忙完成檔案的書寫，完成過程中可能存在信息錯誤、信息疏漏等問題。

（二）工作機制不健全，檔案管理不規范

奇臺縣2009年啟動新型農村養老保險，2010年啟動城鎮居民養老保險，2015年兩個險種合并為城鄉居民養老保險，截至目前，每年有5萬余參保群眾。由于養老保險制度的變革，機構的合并，在檔案移交、接管中，縣級層面養老保險檔案收集不全，整理不規范。部分養老檔案在儲藏過程中可能會出現遺失、混亂情況，還有部分養老檔案上記錄的信息內容較為混亂，存在不足，導致整個檔案無法有效發揮作用，無法提供準確數據與信息。而各鄉鎮城鄉居民養老保險參保檔案如參保協議等未規范管理，無專人管理，檔案丟失、破損問題普遍存在。2016年起，該縣社會保險費征繳實行全程電子化代扣后，城鄉居民票據檔案被協議檔案所替代，但檔案不規范管理的問題仍舊存在。

（三）信息傳遞環節多，檔案管理責任不明確

城鄉居民養老保險業務檔案管理實際工作過程中，尤其是在收集相關信息時涉及的中間環節較多，從參加養老保險的人民群眾→村委會/居委會→鄉鎮養老專干→奇臺縣社會保險管理局，任何一個環節出現問題，都有可能影響到后續的檔案收集工作質量，也會影響到整理的具體內容。工作人員在進行工作過程中，由于自身的專業素質較低，無法滿足城市居民養老保險業務檔案管理工作實際需求，再加上相關部門對于工作流程的設置不夠完善，導致整個檔案管理責任不夠明確，工作人員無法清晰了解自己需要完成的內容，嚴重拖累整個檔案管理工作的效率與質量。除此之外，業務部門內部硬件設施建設存在缺陷，也會嚴重影響整個工作信息的傳遞，導致檔案管理工作存在缺陷。

三、完善城鄉居民養老保險業務檔案管理工作的具體措施

（一）提高工作重視程度

城鄉居民養老保險業務檔案管理工作是我國社會保障制度中包含的工作內容之一，能有效促進社會的和諧與發展。作為一項政策性、專業性的工作內容，經辦機構管理的檔案內容是參保人參加保險項目、享受養老保險待遇的重要憑證內容。養老保險業務檔案管理工作的質量與水平會直接影響到參與保險工作人群能夠享受的相關優惠政策，與人民群眾的切身利益息息相關，也會對人們參與養老保險的積極性產生影響。因此，各級政府和相關部門在確保參保率的同時，必須要認識到檔案管理工作的重要性，自上至下地提高工作重視程度，不斷提升工作人員的責任感與使命感。建立有效的工作機制，明確各個環節檔案管理的重點，明確責任，才能確保檔案的完整性、規范性，才能從根本上提升檔案管理的工作質量與效率。

（二）實現檔案信息化管理

目前，我縣的養老保險業務檔案的管理仍選擇手工操作的方式完成，在后期檔案查詢過程中會耗費較多的時間與精力，在統計數據的過程中也會較為困難，甚至會出現不準確的情況。因此，檔案管理信息化技術的應用迫在眉睫，充分發揮現代化科學技術手段的作用促進養老保險業務檔案管理工作質量不斷提升，逐步實現檔案管理信息資源的共享與整合，使養老保險業務檔案管理工作更為便捷。利用科技的力量確保每一個參保單位、參保個人都能夠利用信息平臺查詢相關檔案信息，在群眾的監督下不斷提升工作質量，為社會保障體系的建設奠定堅實基礎。

（三）加大檔案管理財政投入

各級社保經辦機構需要積極向縣政府相關部門申請檔案管理的運作資金，而縣政府也需要將該工作中涉及的經費支出納入財政預算之中，保證擁有足夠的經費投入到養老保險業務檔案管理工作之中。這些經費一方面需要為各社保經辦機構購置檔案管理需要的硬件設備;另一方面則是為提高工作人員的工作效率，使其工作積極性得到不斷提升。例如，為檔案管理工作安裝除濕機、密集柜、電腦、滅火器、檔案盒等安全設備以及信息化硬件設備，能夠在完成檔案管理工作過程中保證防潮、防蟲、防塵、防火等。

（四）提高工作人員綜合素質

應當根據工作實際情況定期對從事檔案管理工作人員進行培訓，邀請專業人士參與到培訓過程中。同時，還應當重視與其他縣的檔案管理工作交流，使檔案管理工作人員之間能互相交流工作心得與工作經驗，全面提升工作人員的管理水平，學會取長補短、查漏補缺。目前，奇臺縣社會保險管理局會及時組織檔案管理人員到州級跟班，按時參加州、縣級舉辦的檔案業務培訓，利用學習與培訓的機會提升檔案管理工作人員的政策水平與業務能力。

（五）健全檔案管理機制

奇臺縣社會保險管理局參與養老保險的居民數量較多，養老保險業務檔案數量較大，工作的環節較為復雜，要實現科學歸檔充滿困難。在歸檔過程中，必須建立從村→鄉、鎮→縣的三級檔案收集平臺，明確各級經辦機構及部門需要負責的工作內容，促進各層次的完善化發展，保證有足夠的工作人員參與到此項工作之中。在今后的工作中，要求各鄉鎮重視城鄉居民養老保險參保檔案管理工作，增強養老專干的責任意識，負責城鄉居民養老保險業務檔案的收集、整理、分類與歸檔。同時，要增強各個村委會的檔案管理意識，及時收集相關檔案，確保檔案的完整性。

（六）發揮多元化繳費方式作用

稅費改革后，奇臺縣社會保險城鄉養老的征繳全部由本地區的稅務部門負責。隨著科學技術的進步，稅務部門開始積極將信息技術應用在繳費上，實行了多元化的征繳方式，常見的方式有電子化代扣、手機APP、pos機等，為民眾提供更為便捷的繳費方式，能有效解決民眾繳費不便的情況。在多元化的征收模式下，社會保險管理局需要及時根據后臺記錄的信息內容對繳費人群以及辦理養老保險人群進行辨別，并及時將信息轉達到更多各轄區的管理工作人員手上，使其能及時上門完成信息登記，保證信息的準確性與及時性，為日后參保檔案的查詢提供最基礎、最精準的資料。

四、結語

隨著參保人數不斷增多，城鄉居民養老保險業務檔案管理工作也成為當下影響養老保險事業發展的重要因素。本文對本地區的養老保險檔案管理工作情況進行詳細分析之后，發現其中仍存在如下問題：重視參保人員數量，忽視檔案管理工作;工作機制不健全，檔案管理不規范;信息傳遞環節多，檔案管理責任不明確。若想有效解決上述問題，全面提升本地區城鄉居民養老保險業務檔案管理工作質量，本地區檔案管理部門必須提高工作重視程度，結合信息化技術，加大檔案管理財政投入，提高工作人員綜合素質，健全檔案管理機制。只有這樣，才能充分發揮信息化技術的作用，為本地區養老保險信息化管理奠定堅實基礎，有利于提高檔案管理信息化水平，為養老保險事業的進步與發展帶來強大的促進力，更好地落實為人民服務政策。

參考文獻

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