淺談高校檔案電子化管理現(xiàn)狀

倫鳳梅　吳衛(wèi)　劉昊瑜　路紅華　姚嵐

摘 要：隨著社會(huì)飛速發(fā)展，信息化建設(shè)工作在各大領(lǐng)域都有了不同程度的發(fā)展，高校檔案的信息化建設(shè)工作在高校檔案領(lǐng)域也成了重中之重，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理相比，電子文件具有更多的時(shí)代性，滿足了信息時(shí)代的信息需求。高校檔案電子化對(duì)于現(xiàn)代信息管理具有不容忽視的作用和意義。本文從分析檔案管理的現(xiàn)狀，介紹了檔案信息化建設(shè)的概念和內(nèi)容，分析了檔案信息化管理的重要性，提出了存在的問(wèn)題，為檔案信息化的建設(shè)做出了貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：高校 數(shù)字化 檔案 建設(shè) 管理現(xiàn)狀

高校檔案作為記錄高校發(fā)展軌跡的歷史以及在各方面活動(dòng)歷程的存在，一直是高校發(fā)展、建設(shè)過(guò)程中的重點(diǎn)，刪除檔案的記錄功能，通過(guò)查閱檔案還可以讓后人總結(jié)前人的經(jīng)驗(yàn)，吸取經(jīng)驗(yàn)，去其糟粕，為高校未來(lái)的大發(fā)展、快發(fā)展起著不可或缺的作用。

在以往檔案的提供利用工作中，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)出現(xiàn)了很多問(wèn)題，比如出現(xiàn)的死檔問(wèn)題，早期的檔案年代歸位不準(zhǔn)確影響檔案的提供利用問(wèn)題，閱檔過(guò)程中手上的汗?jié)n對(duì)檔案造成傷害問(wèn)題等，不管是從信息化建設(shè)發(fā)展的速度方面看，還是從現(xiàn)存的檔案管理方法的問(wèn)題方面看，紙質(zhì)檔案電子化都將是一種更好的發(fā)展方向。這不僅是因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的大趨勢(shì)，而是紙質(zhì)檔案電子化之后可以解決當(dāng)下存在的大部分問(wèn)題，還可以形成資源共享，讓檔案可以更方便、更快捷地為人們所用，使檔案可以最大化地被利用?？梢哉f(shuō)，檔案電子化建設(shè)工作是勢(shì)在必行的，也是充滿重要意義的，因此，高校電子檔案的管理工作也將被列入重要的議事日程中。

對(duì)于電子檔案的建設(shè)來(lái)說(shuō)，不僅需要從技術(shù)手段方面進(jìn)行更新，同時(shí)還需要檔案管理人員的配合，對(duì)檔案的管理方法和檔案管理人員自身觀念做出改變。檔案管理人員要通過(guò)自學(xué)相對(duì)應(yīng)的管理知識(shí)，提高自己的相應(yīng)能力，達(dá)到能熟練操作與檔案電子化建設(shè)工作相關(guān)的各種電子設(shè)備的能力，逐漸完善電子檔案的建設(shè)和管理工作。

一、檔案電子化管理的概念及內(nèi)容

紙質(zhì)檔案電子化建設(shè)工作是運(yùn)用信息技術(shù)的方法和手段來(lái)提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，考慮檔案的現(xiàn)有情況、原則及整理方式等，對(duì)原始的檔案管理方式進(jìn)行革新、重建，應(yīng)用信息技術(shù)的方法和手段重新將原來(lái)的紙質(zhì)檔案生成電子檔案，起到加強(qiáng)管理，深度開(kāi)發(fā)利用檔案的目的，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案信息達(dá)到社會(huì)化的服務(wù)功能。

紙質(zhì)檔案電子化建設(shè)工作大概分為三部分，第一部分是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等手段將已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理;第二部分是進(jìn)行相關(guān)的網(wǎng)站建設(shè)，利用主頁(yè)方式提供相應(yīng)的服務(wù)以及進(jìn)行檔案應(yīng)用方面的宣傳;第三部分是基于前兩部分基本完成的情況下進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，形成一種無(wú)形的信息組織，把數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館進(jìn)行結(jié)合，形成新的機(jī)制，使其相互依賴、互相監(jiān)督。信息技術(shù)、快速準(zhǔn)確處理復(fù)雜的人事數(shù)據(jù)和事務(wù)，優(yōu)化高校檔案信息管理，有效提高工作效率?？梢允垢咝n案管理制度化的方向一步一步標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)發(fā)展，增加電子化檔案信息安全保障，不僅可以防止文件丟失，因?yàn)槟承┰虻膿p失，也可以有效防止人為修改或欺詐案件的檔案信息。

二、檔案電子化管理的重要性

（一）保護(hù)檔案原件

在信息化的眾多優(yōu)點(diǎn)中，最重要的要屬對(duì)檔案存放的變更，在傳統(tǒng)檔案管理方法中，保管檔案的要求很嚴(yán)格，但局限于技術(shù)手段和保管方法限制，無(wú)法對(duì)檔案原件進(jìn)行很好的保存，檔案的每一次提供利用都是對(duì)紙質(zhì)檔案原件的一次損傷。

電子文件管理不僅可以最大限度地節(jié)約資源、提高效率，而且可以實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時(shí)共享。分類檢索系統(tǒng)能夠?qū)χ匾募M(jìn)行有限制的檢索，從根本上消除了文件的泄漏。其次，檔案電子化管理與建設(shè)中，可以使用掃描存儲(chǔ)、拍照錄像等方法存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案，再將形成的電子檔案存儲(chǔ)在電腦里，不僅方便使用，在使用期間也不用擔(dān)心頻繁地利用檔案再對(duì)紙質(zhì)檔案原件造成的傷害，不用擔(dān)心翻閱紙質(zhì)檔案時(shí)的摩擦、復(fù)印時(shí)使其字跡變淺、變淡直至模糊不清的狀況出現(xiàn)。同時(shí)，也可以更好地管理檔案，延長(zhǎng)檔案的保護(hù)期限，不再擔(dān)心因外力因素導(dǎo)致的檔案丟失、損毀等情況的出現(xiàn)。

（二）整合資源管理

檔案電子化管理帶來(lái)的另一突出特點(diǎn)就是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行更好的綜合整理。檔案記載著一個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷史進(jìn)程和各類信息，蘊(yùn)含的知識(shí)非常廣泛，在現(xiàn)有的檔案管理模式下，對(duì)檔案管理工作中提供利用這方面既耗時(shí)費(fèi)力，又存在著工作效率過(guò)低，提供利用檔案有時(shí)不準(zhǔn)確，而且使用范圍較小，對(duì)檔案信息資源利用的局限性很大，同時(shí)也存在著管理混亂的現(xiàn)象，無(wú)法形成資源共享等問(wèn)題。紙質(zhì)檔案形成電子化管理模式后，此過(guò)程可以大大縮短，在整合管理方面有很大進(jìn)步，會(huì)大幅度地提高工作效率，包括后續(xù)的查詢和使用也會(huì)相當(dāng)?shù)目旖莘奖恪?/p>

（三）快捷查詢

在檔案管理工作中，錄入檔案信息只是其中一個(gè)部分，最重要的部分當(dāng)屬檔案的查詢，查詢?cè)谶^(guò)去的檔案管理工作中是困難最大的。由于檔案系統(tǒng)的龐大，查詢資料變成了最消耗時(shí)間的一件事，有時(shí)還會(huì)因?yàn)闄n案過(guò)多而無(wú)法尋找到自己所需的資料，查詢時(shí)的流程也非常復(fù)雜，無(wú)法發(fā)揮檔案應(yīng)有的便于查詢特性。電子化管理后，可以利用電子局域網(wǎng)建立詞條、關(guān)鍵詞搜索等快捷查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)輕松查找、方便查詢等利于檔案使用和發(fā)展的功能。

（四）提供技術(shù)支持

檔案電子化的到來(lái)不僅僅是在存儲(chǔ)以及查詢時(shí)帶來(lái)方便，還可以更好地為高校服務(wù)。利用電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行研究和考核，也反映了高校的風(fēng)貌，更好地讓檔案轉(zhuǎn)化為高校發(fā)展歷程中最重要的一部分，為高校更快、更好的發(fā)展做出應(yīng)有的、更大的貢獻(xiàn)。

三、檔案電子化管理現(xiàn)存的問(wèn)題及解決方案

（一）對(duì)電子化管理的觀念落后

傳統(tǒng)檔案管理模式貫穿了檔案管理的大部分時(shí)間，大量的檔案管理人員只習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)現(xiàn)在新的電子化管理紙質(zhì)檔案感到手足無(wú)措，在歸檔過(guò)程中也沒(méi)有分清檔案電子化的管理方式和傳統(tǒng)的檔案管理模式的區(qū)別，不太接受電子歸檔方式，使得正在歸檔的檔案進(jìn)行電子化加工工作受阻，使得電子檔案的管理工作進(jìn)程反而無(wú)法獲得應(yīng)有的效率，無(wú)法直接完成從傳統(tǒng)的檔案管理模式到電子化管理檔案方式的轉(zhuǎn)化，大大影響了建立電子化管理檔案的推進(jìn)工作。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況組織與檔案管理電子化加工工作相關(guān)的實(shí)際操作方面的培訓(xùn)，根據(jù)各校提供利用檔案使用頻率提出檔案電子化加工的順序，充分發(fā)揮出紙質(zhì)檔案完成電子化加工后的優(yōu)勢(shì)，改變檔案管理人員念舊的想法;同時(shí)，在檔案電子化加工工作中多與外校交流，激發(fā)檔案工作人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理檔案的熱情，盡快適應(yīng)現(xiàn)今的改變。

（二）電子檔案管理資金不足

實(shí)現(xiàn)電子化管理檔案，基礎(chǔ)的硬件設(shè)施是必不可少的，不僅包括計(jì)算機(jī)、各種掃描儀及相應(yīng)的備份、存儲(chǔ)介質(zhì)等，在后續(xù)建設(shè)電子檔案館時(shí)，還需要更為專業(yè)的服務(wù)器、陳列柜等，建立區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)立專業(yè)網(wǎng)站等;沒(méi)有完善的設(shè)備，電子檔案管理的第一步就無(wú)法邁出，然而購(gòu)買(mǎi)設(shè)備需要較大的資金投入，同時(shí)又要與相關(guān)部門(mén)溝通購(gòu)置適合檔案部門(mén)使用的掃描及存儲(chǔ)設(shè)備等;因?yàn)槟壳昂芏喔咝?duì)于電子檔案管理方面的投入并不高，硬件設(shè)施和條件跟不上，一些陳舊的設(shè)施也無(wú)法完美地提供信息共享與相關(guān)服務(wù)等。

各高校應(yīng)重視電子檔案資金管理不足的問(wèn)題，調(diào)撥專項(xiàng)資金來(lái)著重發(fā)展電子檔案的前期建設(shè)和后期管理等事宜，增加電子檔案建設(shè)的資金投入所帶來(lái)的好處是無(wú)窮大的，且穩(wěn)定后的資金投入并不會(huì)太大，屬于百利無(wú)一害的建設(shè)項(xiàng)目。

（三）管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)

在轉(zhuǎn)變檔案電子化管理工作的過(guò)程中，除去觀念外，還需要工作人員具備相應(yīng)的電子化工作操作能力，需要掌握相關(guān)的技術(shù)手段，例如：熟練使用計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備將紙質(zhì)檔案變成電子檔案，電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)、安全使用及數(shù)據(jù)的安全備份、安全保管等。很多高校依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理工作形式上，即使想做出改變，想更新技術(shù)，也沒(méi)有相應(yīng)的人才可用，并且缺乏懂得局域網(wǎng)、網(wǎng)站管理等方面的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，這對(duì)電子檔案管理也是一個(gè)不小的阻力。而在現(xiàn)有人員的基礎(chǔ)上通過(guò)培訓(xùn)來(lái)解決能夠搭建局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等平臺(tái)建設(shè)和維護(hù)工作的計(jì)算機(jī)管理人員不是切實(shí)可行的辦法，這樣就需要高校在設(shè)置檔案管理人員崗位時(shí)側(cè)重懂計(jì)算機(jī)且在網(wǎng)站、局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面的人員，因?yàn)闄n案方面的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能較網(wǎng)站、局域網(wǎng)及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與維護(hù)工作更容易學(xué)習(xí)和掌握，能夠最大限度地完成高校電子檔案館初級(jí)階段的局域網(wǎng)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理與維護(hù)等工作。

（四）對(duì)硬件依賴性較高

檔案電子化后在管理過(guò)程中，如何確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全是非常重要的，檔案的數(shù)字化給我們帶來(lái)便捷的同時(shí)也蘊(yùn)藏著危險(xiǎn)，用設(shè)備存儲(chǔ)電子檔案后，電子檔案就無(wú)法離開(kāi)設(shè)備，只能依賴計(jì)算機(jī)讀取。檔案對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，如何確保電子檔案的安全性，同樣是很重要的事情，如果電子檔案被黑客竊取，將會(huì)造成重大損失。加強(qiáng)軟件的性能，配備安全度高的安全軟件，采取一些數(shù)據(jù)加密技術(shù)，做好數(shù)據(jù)備份以及追蹤功能等，確保電子檔案的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案可以記載過(guò)去的歷史和前人的經(jīng)歷，在高校發(fā)展中起著相當(dāng)重要的作用，利用信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，是必經(jīng)之路，但不能一蹴而就，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程和工作需要，需要廣大檔案管理人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，還有各部門(mén)的支持和配合，耐心解決路上遇到的問(wèn)題，跟隨發(fā)展的步伐，始終保持學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的精神，要更新，要改進(jìn)，努力使電子檔案管理工作更加完善，更加規(guī)范。

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