基于ERP系統環境下的出版企業內部控制研究

施揚

摘要：隨著市場經濟迅速發展，信息化技術在我國企業的廣泛運用，ERP系統在越來越多的企業內部控制中得到廣泛應用，目的在于規避風險，對企業進行高效管理和控制，實現企業的戰略目標。ERP系統作為集信息技術和控制管理為一體的先進管理工具，對于內部控制體系來說，是實現自動控制和信息溝通的重要方式。在ERP系統環境下，如果沒有對內部控制進行調整和優化，那么ERP系統的實施效果很難達到預期目標，企業內部控制的目標也難以實現。近年來出版市場競爭日益激烈，出版企業通過使用ERP系統全面提升企業的管理和內控水平，規避風險。本文從ERP系統和內部控制的概念出發，首先從三個方面介紹了ERP系統環境下實施內部控制的優勢，研究在ERP環境下出版企業內部控制存在的問題，并針對上述問題提出加強ERP系統環境下的出版企業內部控制對策，為如何完善企業內部控制系統，對企業的內部控制管理提供建設性的意見。通過闡述ERP系統對企業財務信息內部控制的影響，再探討分析其內部控制的優化現狀，并對其中存在的風險進行防范。

關鍵詞：ERP系統 內部控制 出版企業 風險防范

一、 ERP系統和內部控制概述

（一）ERP系統概述

ERP（Enterprise Resource Planning）是企業資源計劃的簡稱，這個系統是建立在信息技術基礎上，把信息技術和先進管理思想相結合，運用現代企業管理概念，結合企業各項系統資源信息，實現企業資源供應鏈的優化，為企業進行計劃、控制、決策和業績評價而建立的系統化、全面管理平臺。它的發展經歷了四個主要階段，到二十世紀九十年代最終發展成為如何有效運用和管理企業資源的管理思想。ERP系統涵蓋了財務、采購、銷售、生產和庫存等管理工作是在全公司范圍內實施的、高度集成的信息系統。ERP的實施主要是為了合理分配企業內部資源，促進企業財務管理水平提升，資金利用效率的提高、降低運營成本等，同時還為企業高層制定經營決策提供依據，大力提升企業對內外環境的應變能力，提高企業的市場競爭力。目前我國很多軟件開發商推出了各類ERP管理系統，能夠滿足不同類型企業實現優化資源管理。

（二）內部控制概述

1996年美國發布的《內部控制——整體框架》完整的表述了內部控制概念，即：內部控制是由企業董事會、經理階層以及其他員工實施的，為相關遵循性的法律法規、經營活動的效率和效果、可靠性的財務報告等目標的實現而提供合理保證的過程。控制活動、風險評估、監控、信息與溝通、控制環境等五個相互聯系的要素組成了內部控制整體框架。它的發展經歷了五個階段，最終形成了二十一世紀初的企業風險管理整體框架理論階段。我國內部控制的研究和實踐起步較晚，2008年我國發布了《企業內部控制基本規范》，確立了我國內部控制的基本框架。目前我國許多企業已經開始建立內部控制體系，合理防范企業在經營管理中存在的風險，努力提高自身的競爭力。

二、ERP系統環境下實施內部控制的優勢

（一）ERP系統可以使企業內部控制更加全面

ERP系統是高度集成的信息化系統，它涵蓋了企業的生產、采購、銷售、物資管理、人力資源、財務等方面，實現了企業資金流、物流、信息流的整合，保證企業能夠高效化的經營。如果企業需要利用很多個信息系統才能實施有效內部控制是非常麻煩的。假如ERP系統涵蓋的業務范圍和企業內部控制的范圍是一致的，企業就可以對各項業務環節采取控制措施，實現全方位全過程的內部控制了。

（二）ERP系統可以使企業內部控制更高效

企業的所有信息都在系統中整合，企業可以在這個便捷的平臺上提取內部控制所需的數據。人工操作工作量大而且容易出現錯誤而系統校驗會大大提高內控的工作效率。因為是標準化流程，所以能夠清楚地看到控制過程，管理人員可以判斷關鍵控制點，選擇具有代表性的樣本量，加強內控管理工作的可操作性。

（三）ERP系統是強化企業內部控制的有效工具

由于受到員工的主觀因素、環境條件和方法等很多方面的制約傳統的人工控制使內部控制不能得到準確的執行，內部控制的效果打了折扣。ERP系統是自動化的，且具有強制性，系統設計好的流程員工必須在規定的時間點按照流程操作。因此ERP系統是企業執行內部控制的有效手段和工具。

三、ERP系統環境下出版企業內部控制存在的問題

（一）出版企業管理水平不高

ERP系統是先進的數據集成系統，要求企業有較高的內控管理水平，但很多出版企業因為是由事業單位轉企改制而成，自身管理水平不高，沒有形成系統的管理理念，ERP系統與內部控制相互結合的時候會因為管理理念因循守舊給公司的發展帶來困擾。如果出版企業內部各職能部門不能明確自己的權利和職責，管理層管理方式不當，使用ERP系統反而會阻礙企業的發展。

（二）對ERP信息系統認識不足

ERP系統已經在很多企業應用，但它是一個需要很長時間才能夠完全接受的系統，有些出版企業對ERP信息系統缺乏有效的認識，不相信ERP系統的作用，對是否開展信息化管理持觀望態度，還有部分出版企業甚至錯誤的認為ERP系統只是簡單的引進辦公軟件。ERP系統比較復雜需要一段時間才能熟練掌握其使用方法，系統要求員工每個環節都一定要按照流程操作，不能隨意更改，這就使有些員工誤以為使用ERP系統反而會增加工作量，對使用ERP系統產生抵觸為難的負面情緒。

（三）缺乏專業的系統維護人員

ERP系統的穩定運行和專業的系統維護人員是密不可分的，出版企業的技術人員可能計算機經驗較豐富，但ERP系統相關技術不能全面掌握，當系統出現問題時就需要有第三方服務商參與才能解決。問題能不能得到及時解決無法保障，員工的工作效率可能因此降低；由于系統維護人員不在企業的內部控制范圍內，他們也缺乏相關的內控知識，這必然會影響系統的安全性。

（四）缺乏復合型人才

目前出版企業中既懂得財務專業知識又具備一定信息技術知識的復合型人才嚴重不足，很多會計人員只會操作財務軟件，不懂如何使用ERP系統完成企業財務控制目標，無法適應現代企業發展要求，在很大程度上制約了企業內部控制的發展。

（五）信息安全性存在風險

經營安全、信息安全與企業的生存與發展息息相關，ERP環境使得企業信息安全受到很多外界因素的影響，這會讓信息的安全性變差，比如，ERP系 統中企業的各種信息會被不斷重復使用，瀏覽操作的過程中可能密碼被泄露、出現丟失信息的問題、由于人為操作不當可能導致數據不能及時、準確的錄入，安全風險很大，這就意味著內部控制的風險性大大增加了。

四、ERP系統環境下加強出版企業內部控制的對策

（一）提高企業的內控管理水平

企業管理理念是不斷發展的，管理模式也在不斷變化，管理要向著規范化、科學化、合理化的方向發展，企業要提高管理人員的水平，引進先進的管理理念，努力提高企業的內部控制管理水平。在ERP系統環境下充分發揮內部審計的作用，積極開展內部審計對可能存在的內部控制風險進行有效控制。

（二）全面正確認識ERP系統

加強對ERP系統的認識，ERP環境下企業管理人員需要及時轉變管理理念，由上到下對ERP系統有全面的認識，用現代化的理論武裝頭腦，在現代化的管理理論指導下有效開展工作。企業需要對所有員工進行技術、內控知識等方面的培訓，提高全體員工的專業素養，樹立以ERP系統為核心的內控意識，充分發揮每個員工的潛能，改變過去因長期施行手工控制形成的固有做法。

（三）加強系統操作的風險管控

為了保證系統能夠安全、有效的運行，首先在系統設計開發階段就要充分防范系統漏洞，其次在系統測試過程中要對操作人員設置不同的權限，經過授權后才能操作，最后要及時修補漏洞，不斷完善系統。為了能夠及時解決系統出現的技術問題，聘用專業的技術維護人員并加強其在信息技術和內控方面的培訓，努力提高系統維護人員在信息技術和內控方面的綜合素質，確保系統運行環境的安全。

（四）完善人才結構

ERP系統把財務人員從繁瑣的勞動中解放出來，但是財務人員的素質和技能會影響ERP系統的實施效果，需要定期組織財務人員進行專業技能與職業道德的培訓，在技能上大力提升財務人員的業務素質，清楚企業業務流程、熟悉財務內部控制制度、善于操作ERP系統的專業人才是企業的人才培養目標，只有這樣企業才能改善ERP系統的實施效果，使企業的經營決策更加高效和快速。

（五） 做好計算機設備防護

做好計算機設備保護，要定期檢測并清除計算機病毒。相關軟件人員的操作必須明確權限，嚴格限制；系統密碼要保護好，系統要定期進行更新和維護，每一次操作完成后都要對操作時間、具體操作內容做好日志和備份工作以方便后續的追蹤管理。

五、ERP系統下出版企業財務內部控制管理的相關建議

ERP系統把財務作為導向，財務模塊和業務模塊有接口相對應，相互集成，因此從財務角度加強對企業的內部控制效果會更加顯著。ERP系統可以檢測財務控制效果，隨著ERP系統的完善財務控制水平也會有所提高。ERP系統和財務內部控制兩者通過在企業內部系統、全面、有效的運行，最終實現幫助企業提高運營效率，企業的可持續發展能力也將得以提升，最終實現企業價值的最大化。出版企業如果能正確使用ERP系統，避免財務風險就可以在激烈的市場競爭中立于不敗之地。因此在ERP系統下為了確保企業財務管理的質量必須完善財務內控管理。

（一）完善企業的內部控制環境

組織結構圖、業務流程圖、職位說明書、權限指引等是企業需要制定的內部控制制度。不相容的職務通過權限分配將其分離，確保每位員工都在自己的權限范圍內進行工作，從而保證內部控制的有效執行。企業要對ERP系統財務管理的崗位進行合理安排，不斷調整、改進，關鍵的財務崗位可以定期實施輪換制度，崗位輪換可以有效減少崗位違法行為。企業應根據每個操作人員的職責進行權限分配，實現每個操作人員都能在自己的操作權限范圍內順利開展工作，同時保證數據安全、準確、可靠。系統為每位操作人員都設置自己的操作口令，每位操作人員都要牢記自己的口令防止被盜用篡改。部門之間要做好互相監督、制約，建立跨部門的監督體系，在企業內部形成多方互相監督的體系，共同努力把財務管理與內控建設做好。

（二）加強內部審計工作

加強企業內部審計對ERP系統運行過程的評價和監督，可以使企業的財務會計信息系統的內部控制有效實施。首先內部審計要評估檢查ERP系統運行的業務流程是否合理合規，其次要評價監督業務數據及財務數據是否真實可靠，最后企業應避免因為應用程序設計的質量問題導致內控失效的情況，加強對信息化系統的審計能力。

（三）制定風險預警機制

隨著ERP系統的應用，企業經營由封閉型轉變為開放型通過網絡實現了信息共享，這必然會給企業增加風險，所以企業應健全網路系統安全的相關制度并定期核查。加強ERP系統財務管理的風險防控，需要企業制定風險預警機制，具備事前預測和識別風險能力，避免在發生重大安全隱患時措不及防。企業的全體員工都要具備高度的風險防范觀念。

良好的約束機制是所有企業發展都必不可少的，良好的控制是所有運作環節都不可或缺的，出版企業如果想要獲得長久可持續發展，就必須認識內部控制的重要性。改變出版企業傳統體制思維，積極革新管理辦法和手段，放棄過去的管理模式，健全內控制度，充分意識到內控制度的目的是防范企業生產經營中的各種風險，加快、加強出版企業的內部控制建設，更好的發揮ERP系統的優勢。

六、結束語

ERP系統在現代企業中被廣泛采用，該系統把信息技術和管理思想結合起來，在ERP環境下施行企業內部控制是信息化發展的必然趨勢，同時也為企業有效實施內部控制提供了便利條件，企業應加強對ERP系統的認識，在防范風險的同時充分發揮ERP系統的優勢，對企業內部控制進行改進與完善，使ERP系統和內部控制完美結合，最終達到降低企業經營風險的目的，并不斷提高運營效率最終提高企業的核心競爭力。

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（作者單位：北京大學出版社有限公司）