辦公室檔案管理工作效率提升

張麗娜

摘 要：經濟的發展促進了社會各個行業的進步和變革，以往檔案管理的方法已經不能滿足當的需求，辦公室檔案管理工作面臨著新的挑戰，要求辦公室檔案管理的效率的提高，辦公室檔案主要包括上級下達的各種文件和材料，以及其他單位與本單位的溝通。檔案管理質量低下，會對單位的工作效率有一定影響，提高檔案管理工作效率，對辦公室檔案管理工作進行協調管理，對提高辦公室的管理工作做出有利影響。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

辦公室檔案管理改革順應時代的發展，可以使辦公室的管理工作更加完善，走得更加長遠，對辦公室工作效率的提升有重要意義。

一、必要性

辦公室檔案管理工作對于資料的收集和保存、客觀記錄事物發展具有很重要的紀念作用，并且具備查詢功能。傳統的檔案管理查詢需要多重步驟，兼以檔案的種類相當復雜，紙質檔案所占區域大，不利于檔案管理工作的開展，檔案的管理人員也不容易很好地做好管理工作。傳統的檔案管理工作形式影響員工的工作熱情，工作效率低下，工作方式落后，管理意識薄弱，對于檔案工作的發展有很大影響，部分辦公室檔案管理工作仍然采用業務部門的工作思路和方法[1]。加強對辦公室檔案工作的管理，就保證了單位的未來的發展。為了提高檔案管理工作的效率，在檔案管理中可以運用計算機技術來進行工作，不僅節約場地，也能提高資料的查詢效率，同時制定查詢權限，才能夠保障檔案的隱私性。

二、存在的問題

辦公室的檔案記載了單位的發展進程，單位相關人員能夠據此查實單位發展中的一些記錄，對單位的發展起到重要的促進作用，但入籍你很多單位并不怎么重視檔案管理，導致檔案的管理工作出現了許多問題，在一定程度上降低了辦公室檔案管理的效率。

（一）工作效率低。檔案管理人員的專業能力低，管理意識薄弱，不具備專業的管理水平，大多數辦公室檔案長期處于閑置狀態，甚至出現保存不善導致損壞丟失等，缺乏對數據檔案的整理，在整理檔案的時候缺乏專業的檔案管理方式，效率低下，嚴重影響檔案的管理和整理。

（二）制度落后。辦公室檔案管理工作缺乏規范性，管理層對辦公室檔案管理工作也不重視，工作人員對檔案管理不認真，人力資源管理也不到位，導致檔案極易受到損害。

（三）專業設施不齊。辦公室的檔案管理工作要有專業的管理技術及管理設備，建立檔案數據庫，便于儲存和查詢。部分單位接受新事物的能力低，仍然使用傳統的檔案管理方式，隨著檔案管理的內容更加廣泛，檔案管理工作也更加繁重。

（四）利用率不高。由于檔案管理制度非常落后，檔案管理長期受到忽視。辦公室檔案可以記錄單位發展的重要信息，由于檔案的保存方式問題，檔案的查詢非常困難，檔案利用價值很難體現。

三、應對措施

（一）提高管理技術，健全管理制度。辦公室檔案管理工作逐漸進入現代化信息管理階段，但部分單位還在沿用傳統的管理方式和管理制度，導致檔案管理不到位的問題。隨著我國經濟社會的發展，檔案管理工作出現了越來越多的問題，電子檔案的出現使檔案管理工作更加復雜，對檔案管理的技術和制度提出了更高的要求[3]。加強辦公室檔案管理工作，可以提高工作效率。組織員工對檔案管理工作提出意見和建議，對檔案管理方面做出制度和技術方面的改進，改進員工的管理方式。通過制定一定的規章制度，建立制度化的檔案管理體系，優化檔案管理措施，建立完善的檔案管理流程，制定檔案管理工作人員的選擇方式，設立專門的崗位管理辦公室檔案。

（二）加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的專業水平。單位可以聘請專業人士對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員工作能力，重視辦公室檔案建設重要性和必要性，積極配合檔案管理體系建設，幫助工作人員更好地開展檔案管理工作。單位可以定期組織相關技能培訓課程來增加工作人員對檔案管理工作的學習，提高檔案專業素養，加強理論知識和實踐培訓，注重普及業務知識，做好資料收集、存檔等各項管理工作，減少工作失誤，自覺提高自身專業素養和職業道德水平，在工作要求上明顯改進自身不足之處，提高自身的工作能力，提高管理人員的職業道德，嚴格遵守相關規章制度，最大程度上提高檔案管理工作。

（三）確保管理制度執行。單位在對辦公室檔案管理技術和制度進行了大幅度修改后，必須強調其執行力，不僅要加強對檔案管理部門的管理方面的培訓，還要加強對管理人員工作經驗的培訓，管理人員要執行檔案管理制度，就要建立適當的獎懲制度，加大對檔案管理工作的落實情況的監管。管理人員要根據當前的實際發展情況，更新工作理念，對照先進的管理模式和對相關法律法規的了解，創新管理機制，積極參與單位組織的相關培訓和講座。單位要設置專門的檔案管理的崗位，積極招聘專業人員，在今后的工作中要保證信息保密性，做好相應的技術設計。

（四）提高檔案管理員工的工作效率。單位檔案管理工作的關鍵是檔案管理工作的切實實施，單位想要提高工作效率，就要提高檔案管理工作人員的管理意識，建立并完善檔案管理工作，提高工作人員的責任感，促進檔案管理工作取得進步[4]。通過完善的人員管理制度和適當的獎懲制度，提高工作人員的工作效率，早日完成辦公室檔案的管理工作的改進，促進單位對檔案的整理工作的完成。

（五）加強無紙化檔案的建設，提高檔案的利用價值。引進先進的信息技術，開展檔案管理無紙化歷程，培養專業人員開展無紙化工作，建立完善的檔案數據庫，做好檔案收集、儲存和查詢功能，減少檔案的丟失和破損現象，提高檔案的查詢效率，使查詢工作更加方便快捷，從而提高檔案的利用率。

（六）加強基礎設施建設，引進先進的軟硬件設施。辦公室檔案的內容范圍極為廣泛，要做好檔案管理工作，就要引進信息技術，做好軟硬件設施的建設，邀請專業人員建設完善的數據庫，包含信息儲存和處理、查詢功能，給管理人員進行計算機方面的培訓，提高管理團隊的全面情況，促進檔案管理工作的全面實施。做好檔案系統防火墻的設立，定期更新系統進行殺毒，提高信息系統的安全系數，設立檔案查詢和修改的權限，規范工作人員行為，保證檔案的機密性。

（七）引進先進的管理技術。檔案管理工作的任務是為用戶提供查詢服務，檔案管理的信息收集、儲存和查詢功能對管理工作的發展有著直接影響，檔案管理體系依托于計算機技術，充分地利用數據空間進行檔案價值有效開發，多層次儲存，最大程度地滿足信息查詢的要求。要具備創新意識，發揮先進技術的優勢，利用計算機的儲存方式，采用聲像光盤等工具儲存更全面的信息，提高檔案的利用價值，適應社會的需求。

四、結語

檔案管理工作與辦公室其他工作是相互影響的，辦公室檔案管理工作在單位的發展歷程中占據非常重要的地位。由于檔案管理工作比較復雜，檔案管理要根據實際情況，加強各方面知識的積累，加強對檔案管理人員各方面知識的培訓，應用信息技術，加大對檔案管理工作的指導，提高對檔案管理工作的認識，從而提高工作效率，體現檔案的重要價值。