老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化的問(wèn)題與對(duì)策分析

摘 要：老年人教育學(xué)籍檔案數(shù)字化作為一種符合信息化時(shí)代趨勢(shì)的檔案管理方式，對(duì)于促進(jìn)老年教育教學(xué)管理水平的提高、優(yōu)化老年教育質(zhì)量具有重要意義。因此將其作為本文的研究對(duì)象，并就其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，繼而提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期為實(shí)現(xiàn)我國(guó)老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的完善起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：老年教育；學(xué)籍檔案；數(shù)字化；問(wèn)題與對(duì)策

一、老年教育學(xué)籍檔案現(xiàn)狀

在老年教育事業(yè)的起始階段，我國(guó)針對(duì)老年教育學(xué)籍檔案一直采取的是傳統(tǒng)的管理方式，且這種方式至今依然得到大范圍的使用。但是隨著老年教育事業(yè)的不斷發(fā)展及信息技術(shù)水平的不斷提高，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式逐漸體現(xiàn)出了諸多的弊端，難以保障老年教育體系對(duì)老年受教育者的信息進(jìn)行有效地保存與使用。例如，紙質(zhì)檔案的不斷增多導(dǎo)致檔案查閱的便捷性顯著降低，由此影響了老年教育工作的開展效率、紙質(zhì)檔案的安全性極易受到外界環(huán)境或突發(fā)事件的影響，不利于檔案的長(zhǎng)久有效保存等。而老年教育學(xué)籍的數(shù)字化管理，能夠充分利用計(jì)算機(jī)運(yùn)算快、儲(chǔ)量大的特點(diǎn)對(duì)老年教育學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)保存，且有利于快速查詢使用，無(wú)論是在安全性還是使用的便捷性方面都是傳統(tǒng)檔案管理方式所無(wú)法比擬的。因此對(duì)老年教育學(xué)籍檔案予以數(shù)字化管理，是信息化時(shí)代下老年教育檔案管理方式的必然發(fā)展趨勢(shì)。

二、老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理方式應(yīng)用中存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)制度不健全

由于老年教育及終身教育事業(yè)在我國(guó)發(fā)展時(shí)間較短，因此至今為止我國(guó)并未針對(duì)老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理形成一套完善的管理制度。對(duì)老年教育檔案的數(shù)字化管理僅僅以各老年教育學(xué)校自身的規(guī)定為依據(jù)。但實(shí)際上，檔案的數(shù)字化管理具有一定的專業(yè)技術(shù)性及復(fù)雜性，各學(xué)校之間各不相同的管理規(guī)章不可避免地存在著各種各樣的漏洞，由此也就必將導(dǎo)致老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作的開展難以取得預(yù)期的效果。

（二）數(shù)字化管理模式滯后

雖然信息數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)使得部分老年教育學(xué)校意識(shí)到了對(duì)老年教育學(xué)籍進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性，但由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式長(zhǎng)時(shí)間的影響，當(dāng)前大部分的老年教育學(xué)校缺乏對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理模式的完整建設(shè)。由此也就導(dǎo)致在老年教育學(xué)校內(nèi)部存在學(xué)籍檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理方式并存的管理模式，不僅無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作勞動(dòng)消耗量的降低，也難以保障檔案數(shù)字化管理過(guò)程中信息的完整度。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低

由于老年教育學(xué)校以往聘請(qǐng)的檔案管理人員都是以傳統(tǒng)檔案管理方式為主要技能的，再加之部分老年教育學(xué)校依然沒(méi)有意識(shí)到專業(yè)化學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的重要性，導(dǎo)致老年教育學(xué)校配備的檔案管理人員素質(zhì)呈現(xiàn)出參差不齊的現(xiàn)象。大部分的檔案管理人員都未經(jīng)歷過(guò)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，且缺乏將檔案納入數(shù)字化系統(tǒng)的相關(guān)意識(shí)，由此便難以保障學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性與高效性。

（四）管理審查監(jiān)督機(jī)制欠缺

除了上文所述的在管理模式及相關(guān)技術(shù)方面存在的缺陷與不足之外，老年教育學(xué)籍檔案收集之后審查監(jiān)督機(jī)制的欠缺也是導(dǎo)致其真實(shí)性及完整性受到影響的重要原因。在檔案的收錄過(guò)程中，檔案收錄者往往只是簡(jiǎn)單地將的檔案予以下放、回收及數(shù)字化處理，而未對(duì)其可信度予以考核，導(dǎo)致檔案失真現(xiàn)象的發(fā)生。

三、老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）提高檔案管理數(shù)字化重視程度

針對(duì)上文提到的老年教育學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)制度不健全的問(wèn)題，本文認(rèn)為老年教育學(xué)校應(yīng)當(dāng)充分提高對(duì)學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的重視程度并對(duì)相關(guān)的制度予以建立和完善。具體地來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)在老年教育學(xué)校內(nèi)部塑造人們自覺數(shù)字化地收集、保管、運(yùn)用檔案的觀念，并就檔案的收集、保管、運(yùn)用等步驟建立相關(guān)的管理?xiàng)l例，如檔案收集過(guò)程應(yīng)當(dāng)高效快速完成等，以促進(jìn)老年教育學(xué)籍檔案管理工作效率的提升。

（二）建立健全一套切實(shí)的管理模式

老年教育學(xué)籍管理過(guò)程中數(shù)字化管理模式與傳統(tǒng)管理模式的摻雜糅合是導(dǎo)致數(shù)字化管理效率較低的另一重要原因。因此本文認(rèn)為在老年教育學(xué)校內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立一種完善的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理模式，將數(shù)字化技術(shù)完全地應(yīng)用到學(xué)籍檔案的管理過(guò)程中。學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)以《檔案法》為基本參照依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校本身對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求，對(duì)檔案的收集、保存及運(yùn)用等過(guò)程的詳細(xì)操作模式予以盡可能科學(xué)化地規(guī)劃，達(dá)到建立一套完整且切實(shí)可行的管理模式的目的。

（三）努力提升數(shù)字化管理隊(duì)伍素質(zhì)

雖然老年教育學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理工作主要是依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)予以完成的，但其中存在的一些必不可少的人工操作步驟及對(duì)新知識(shí)和新技術(shù)的要求導(dǎo)致其對(duì)檔案管理人員的數(shù)字要求較傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式下呈現(xiàn)出只升不降的趨勢(shì)。因此老年教育學(xué)校在挑選檔案管理人員的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分重視其計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理水平等技術(shù)水平，并在入職之后對(duì)其應(yīng)變能力、實(shí)際操作能力等予以定期培訓(xùn)，充分保障檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高。

（四）加大教育檔案可信度審查力度

為了最終保證老年教育學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案的收集質(zhì)量，在對(duì)制度模式及工作人員技術(shù)水平予以優(yōu)化的同時(shí)，加大對(duì)檔案信息可信度的審查力度也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)之一。檔案的可信度能夠?qū)n案的有用性程度產(chǎn)生決定性的影響。因此老年教育學(xué)校在檔案收集和保管過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分以《檔案法》為依據(jù)，對(duì)檔案中所包含信息的真實(shí)性及時(shí)效性予以考察審核，針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的信息失真問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的責(zé)任追究制度并將其納入管理人員考核體制，以保障檔案管理工作質(zhì)量的提高。

四、總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，老年教育學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)對(duì)于提升檔案管理效率具有重要意義。但由于這一工作在我國(guó)起步較晚因此依然存在著一些有待解決的問(wèn)題，因此在老年教育的發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)學(xué)校及學(xué)者應(yīng)當(dāng)對(duì)這些問(wèn)題予以充分地觀察與研究，盡可能地為提高我國(guó)老年教育檔案管理工作的質(zhì)量出謀劃策。

參考文獻(xiàn)：

[1]李靜輝.新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].科技風(fēng)，2018（32）：93.

作者簡(jiǎn)介：黃雯，1985年6月27日，漢族，籍貫：山東單縣，現(xiàn)單位：黑龍江省佳木斯市老干部大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理?