關于高校房產檔案管理信息化建設的研究

摘 要：房產檔案管理是高校管理工作的基本構成。基于此，本文主要針對當前高校房產檔案管理現狀進行分析；并分別從人員隊伍建設方面、信息系統建設方面，細化闡述高校房產檔案管理的信息化建設，以期為高校房產檔案信息化管理模式的普及提供良好的理論參照。

關鍵詞：高校 房產檔案管理 信息化建設

前 言

高校房產檔案管理的目的為：參照國家及高校相關政策，以適宜的方法開展管理工作，確保房產檔案得到充分利用，并保障高校房產處于良好狀態。近年來，由于受到高校房產檔案資料大量變更、高校教職工對房產檔案管理要求升高等因素的影響，高校房產檔案管理中暴露出的問題逐漸增加。而信息化管理則可有效改善上述狀況。因此，分析高校房產檔案管理信息化建設具有一定的現實意義。

一、高校房產檔案管理現狀

從目前高校房產檔案管理方法來看，部分高校仍采用傳統人工檔案管理模式進行管理。事實上，隨著房產檔案資料的不斷增加，人員人工方案管理模式面臨的壓力及負擔也逐漸增加[1]。而高校房產檔案管理工作的要求卻處于不斷升高狀態，在這種背景中，傳統人工檔案管理模式與人們對房產檔案管理要求的差距逐漸擴大。另管理人員崗位流動頻繁，房產檔案不健全、不完善也會對今后的管理帶來諸多不利且容易造成資產流失。同時如未能及時改善上述狀況，房產檔案管理與人們管理要求之間的差距變化可能誘發嚴重的糾紛。

而從高校推行房產檔案信息化管理的前提條件來看，我國各大高校已經全面實現了計算機的普及與應用，且計算機在信息檢索、查詢、安全性等方面具有明顯優勢，由此可認為，高校基本具備了推行房產檔案信息化管理的條件。因此，推動高校房產檔案管理信息化建設具有一定的必要性。

二、高校房產檔案管理信息化建設分析

這里主要從以下幾方面入手，對高校房產檔案管理信息化建設進行分析和研究：

（一）人員隊伍建設方面

從高校房產檔案信息化管理模式的推行條件來看，人員隊伍、技術條件均屬于不可或缺的構成條件要素。其中，人員隊伍作為信息化管理模式的監督者、推動者，其專業水平直接影響高校房產檔案信息化管理共組的效率與質量。因此，在房產檔案管理信息化建設中，應充分加強對人員隊伍建設的重視。

具體而言，高校可結合自身房產方案管理信息化建設的要求，針對房產檔案管理人員展開針對性培訓。可行的培訓方法包含：第一，理論聯合實踐培訓。開展培訓的最終目的為：通過完善的培訓，提高房產檔案管理人員的專業能力。而房產檔案管理人員均為在職員工，其可花費于培訓中的時間相對有限。為了保障培訓效率及效果，可采取理論知識培訓及實踐操作培訓聯動方法，于完成相關房產檔案信息化管理知識的講解后，為房產檔案管理人員提供實戰操作所學理論知識的機會，以便檔案管理人員能夠及時鞏固所學知識。第二，模擬演練培訓。在培訓過程中，還可參照方案管理中可能出現的典型情景進行模擬，以此鍛煉房產檔案管理人員的信息化管理水平。例如，可模擬行政人員要求調取某份房產檔案資料這一情景，由管理人員對整個演練流程進行模擬。第三，定期參加行業舉辦的的培訓學習，并到兄弟院校的房產部門進行交流學習，借鑒兄弟院校的相關管理經驗。這些培訓方法均可于較短時間內，快速提高房產檔案管理人員的信息化管理水平。

（二）信息系統建設方面

信息系統是高校房產檔案管理的基礎，也是影響管理效率的關鍵。高校房產檔案管理對信息系統的要求為：信息系統能夠根據高校因校舍變更、擴建，住宅產權人及承租人的變更等引發的房產檔案變化，及時更新房產檔案中的信息內容，進而確保房產檔案價值的發揮[2]。此外，由于各高校對房產檔案信息化管理的要求存在一定差異，因此，完全借鑒或引入其他高校的房產檔案信息系統并不可行。

針對上述狀況，應建立一款便于高校結合自身房產檔案信息變化、符合高校房產檔案管理要求的軟件或信息系統具有一定的必要性。高校房產檔案管理信息系統的建設要求主要包含： 第一，具備檢索優勢。可利用計算機的檢索功能，整合房產檔案管理中可能產生的要素，將其制作為檢索點或檢索工具。例如，可將房產位置信息轉化為檢索點，以便管理人員需搜索某一固定位置的高校房產檔案資料時，能夠快速輸入位置信息、人員信息，獲取對應的房產檔案資料。第二，建立完善的房產數據庫。為促進房產檔案管理信息系統作用的發揮，可將屬性數據、圖形數據為劃分依據，對高校房產檔案資料中的圖紙、數據等信息進行分類，借助計算機的組合、調閱以及復制功能，將其整合成完善的房產檔案數據庫，以此為各項管理操作、要求的實現提供支持。第三，便于維護管理。高校房產檔案資料的更新速度較快，房產檔案管理的要求也處于不斷變化中。因此，所建立高校房產檔案管理信息系統，應具備良好的可維護、更新功能。

結 論

綜上所述，于高校房產檔案管理中推行信息化管理具有一定的現實意義。為了實現上述目的，高校可結合自身狀況，利用適宜的措施，逐步開展房產檔案信息化建設工作，進而提高房產檔案管理效率與質量。此外，推行房產檔案信息化管理的優勢還包含：這種管理模式可充分保障房產檔案的安全性，并滿足檔案資料內容的更新要求。

參考文獻

[1] 金楠.淺析高校房產檔案信息化管理[J].黑龍江教育學院學報，2015，31（01）：198-199.

[2] 馬卓.高校房產檔案管理信息化建設初探[J].黑龍江科技信息，2015（22）：98-101.

作者簡介：李曉旭（1972—），性別：女，籍貫：河北，民族：漢，學歷：大學，畢業學校：北京語言大學，研究方向：高校房產管理，單位（學校）：北京語言大學。