新形勢下事業單位檔案管理的優化方法

李思聰

摘 要：隨著國民經濟的快速發展，事業單位也在迅速發展。在事業單位的工作中，檔案管理是一項重要工作，對提高事業單位的管理水平、提高事業單位的工作效率有十分重要的作用。但是，當前事業單位檔案管理工作中存在的一些問題嚴重影響了事業單位檔案管理工作的開展。基于此，筆者簡要介紹了優化事業單位檔案管理工作的方法。

關鍵詞：檔案 事業單位 管理探討

一、做好事業單位檔案管理工作的重要性

在事業單位檔案管理工作中，因為其中涉及的內容比較多，所以在整體上具備一定的復雜性，在為事業單位提供參考依據的基礎上，它也是生產過程中的重要基礎，如果單位和職工面臨權益維護時，那么就可以作為重要的基礎來進行維護。此外，檔案管理可以在最大程度上提升對事業單位的工作管理，所以說，檔案管理在事業單位管理中，是不可缺少的內容，同樣也是科學發展的重要基礎。

一般在做好檔案管理的時候，同樣也要求檔案管理人員要不斷提升自身的素質，如果在對檔案進行管理時，沒有意識到這個問題，這樣就會為單位的后期發展帶來了隱患，做好事業單位檔案管理工作的重要性主要體現在了以下兩個方面：第一，需要從單位的角度出發，領導可以按照整理好的檔案記錄來進行分析，同時還能對相關的問題來進行調整。第二，需要從社會的角度出發，在維護依據上具有比較強的真實性，這樣在分析事業單位的時候，根據具體情況進行具體分析，最后選擇出適合自己的來進行合作。

二、事業單位檔案管理中存在的主要問題

事業單位檔案管理工作存在檔案管理人員基本業務素質薄弱等問題。一些較舊的事業單位檔案管理觀念、傳統思維方式、管理改革行動滯后，缺乏管理模式和運行機制創新，無法跟上經濟社會發展日益進步的需要，對檔案管理法律提出了更高的要求。《管理辦法》和國家其他有關政策制度及各級法律法規的學習、理解和使用能力不足，執行力不足。記錄的管理是陳舊的。一些事業單位的日常人事、業務、資產等檔案信息處理方法仍停留在舊有的、單一的登記、歸檔過程中，檔案管理的規范化、制度化、程序化、標準化的操作體系還不完善。不健全。檔案管理職能部門對檔案信息的管理和應用缺乏統一的管理機制和科學合理的監督機制，沒有統一的標準和質量要求。檔案管理基礎設施陳舊落后。一些公共機構沒有為檔案管理工作提供足夠的財政支持和設備維護，導致檔案室的硬件條件和基礎設施差，設備配置不完整。現代檔案資源的開發利用不足，計算機、掃描儀、復印設備、操作軟件等軟硬件設施沒有及時更新，不能滿足現代光盤和電子檔案處理的需要。檔案管理人員隊伍業務素質不高。有些事業單位檔案管理人員多為兼職人員，工作人員以合同制為主，人員流動比較大，特別是有些檔案管理人員缺乏計算機操作、檔案檢索、數據整理等基本業務技能。分類。這些問題表明，傳統的事業單位檔案管理已不能適應社會經濟發展新時期檔案管理物質化、精細化、規范化、制度化的要求。因此，進一步科學優化和高效地應對事業單位檔案管理勢在必行。

三、新形勢下事業單位檔案管理改革的措施和辦法

（一）提升檔案管理人員的業務能力，加強培訓機制

現如今，我國已經進入了高速發展的經濟時代，各行各業都在創新管理，跟上時代的步伐，對于事業單位的檔案管理人員也有了新的要求，因此，事業單位的檔案管理人員要不斷提升自身的素質和業務能力，適應時代的進步和發展，建立培訓機制勢在必行，可以根據檔案管理的各項制度，通過日常工作的實施進度，建立一套網絡與實體相結合的全新的培訓機制，依靠加強對其技術、知識的培訓，提高檔案管理的理論和實踐的能力。

（二）加強事業單位檔案管理的信息化建設

目前，我國已經處在了信息化科技飛速發展的過程中，計算機網絡技術已經走進我們的生活和工作中，與此同時，事業單位也不能落后，要把信息化技術運用到檔案管理中，提高檔案管理的工作效率，首先事業單位要根據自身的發展情況，引入適合自身發展的檔案管理的各項設施，在確保檔案信息準確傳遞的前提下，利用計算機的現代科技代替人工的審核，通過掃描儀對各類文檔進行掃描數據并且保存在計算機中，這樣不但能夠方便統一電子檔案和紙質檔案的管理，還能夠提高檔案管理的高效性，為了保證單位內部的信息資源能夠安全，可以設置相關的查詢密碼，使資源共享化，方便進行查詢。

（三）加強事業單位檔案管理的服務，提高利用率

根據各項數據的調查和分析顯示，在我國的行業發展中，無論是國有企業、中小企業還是機關事業單位，對于檔案管理的利用率是十分低下的，這對于事業單位的長期穩定發展是十分不利的，事業單位的管理人員對于檔案管理不夠重視，日常的檔案管理工作比較隨意，直接影響了檔案管理的利用效率，長此以往，事業單位的檔案管理工作很難有所突破，會形成一個惡性的循環，事業單位應該創新管理服務的職能，利用網絡技術加強對于檔案的檢索，建立在線服務系統，并且提供優惠的服務，提高檔案管理的利用率。

（四）建立檔案管理制度，加強檔案管理的能力

所謂無規矩不成方圓，建立完善的檔案管理制度，是保證檔案管理工作有序進行的保障，因此，建立一套創新的適合事業單位發展的檔案管理制度是十分必要的，檔案管理制度的建立要具有科學性和可行性，明確檔案管理制度的方向和內容，要合理分配檔案管理中的崗位職責，堅持地位平等和公平公正的原則，確保檔案管理的規范和獨立，對于責任心高的員工要進行獎勵，做到賞罰分明，這樣一來，能夠加強檔案管理人員的積極性，促進事業單位的可持續發展。

（五）加大檔案工作支持力度，提高保障水平

為了加強對檔案工作的支持，提高檔案工作的安全水平，我們可以從以下三點入手：一是各級各類事業單位應當將檔案工作有效地納入單位發展規劃和年度工作計劃，為檔案工作的順利開展提供人力、財力、物力；地方政府要加強社會民生。二是指導重大經濟政治項目和重大活動檔案的建立和儲存，將事業單位檔案建設納入同級基礎設施項目和預算；進一步加強人力資源建設。或者檔案管理崗位；加強檔案管理干部隊伍建設；定期進行經驗交流。安排結構合理、年齡層次適中的專業知識、科學檔案管理人員，加強基礎建設。三是對檔案從業人員進行專業素質培訓，努力提高檔案從業人員的整體素質，為全面完成機關檔案管理工作提供保障。

參考文獻

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