探析會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略

蘇丹丹

摘 要： 隨著科技的發(fā)展，二十一世界已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)的時代，我國相當(dāng)多機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始使用會計軟件進(jìn)行賬務(wù)處理，會計電算化也成為了當(dāng)前會計工作的一個主要發(fā)展方向。本文就當(dāng)前電算化背景下的會計檔案進(jìn)行分析，闡述其在人員綜合素養(yǎng)、管理體制完善以及系統(tǒng)安全性管理等方面存在的不足并針對性的就檔案收集、管理體制的完善以及檔案管理人員素養(yǎng)的提高等方面提出改善意見。會計檔案管理效率的提高對于多方面具有重要意義，因此通過本文內(nèi)容希望可以對相關(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：電算化背景 會計檔案管理 策略分析 檔案管理人員 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

通常我們將憑證的存儲、財務(wù)報表預(yù)計賬務(wù)信息等的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理統(tǒng)稱為會計電算化管理。電算化的管理模式大大改變了傳統(tǒng)的會計檔案管理形式，可以更為直觀有效的對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)行記錄分析，從而提升會計信息數(shù)據(jù)的客觀性以及全方位性。除此之外，會計電算化的處理方式也有助于檔案數(shù)據(jù)管理的工作范圍的進(jìn)一步拓展，并有效解決以往管理模式存在的弊端。故本文就會計電算化背景下檔案管理存在弊端進(jìn)行分析，探討相關(guān)應(yīng)對策略，從而為進(jìn)一步提升電算化背景下的會計檔案管理奠定基礎(chǔ)。

1會計檔案

在當(dāng)前階段，會計行業(yè)發(fā)展的一個主流方向是會計電算化，基于會計電算化，會計檔案的特點主要表現(xiàn)為以下三個方面：內(nèi)容廣泛化，檔案信息載體多樣化，信息具有可變性。電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，指包括計算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。會計檔案作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照國家規(guī)定的專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的整理，是會計工作的一部分，是會計檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。會計檔案的整理，是會計工作的一部分，是會計檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。整理工作，對于實現(xiàn)會計檔案的科學(xué)保管，充分發(fā)揮會計檔案的信息作用，實現(xiàn)會計檔案工作的目的具有十分重要的意義。

2會計電算化背景下的會計檔案管理存在的不足

2.1檔案管理人員缺乏對檔案管理的認(rèn)知

電算化會計檔案管理工作過程中，電算化管理方式主要就是借助計算機(jī)來實現(xiàn)檔案信息的采集、檔案信息的分析以及檔案信息的歸檔等相關(guān)工作。會計電算化背景下會計檔案管理中非常容易出現(xiàn)的問題之一是認(rèn)識不足，同時也是一項根本問題。目前有很大部分會計檔案管理者和財務(wù)部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于電算化會計檔案的了解還比較淺顯，管理經(jīng)驗較淺。電算化的會計檔案管理模式主要借助計算機(jī)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)，因此需要相關(guān)人員務(wù)必具備較為專業(yè)的計算機(jī)應(yīng)用能力，從而可以面對設(shè)備故障以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)局限等多方面問題影響。而實際情況是相關(guān)人員大都以財務(wù)專業(yè)出身，因此其自身并不具備專業(yè)的計算機(jī)實際應(yīng)用能力并且對于電算化的檔案管理領(lǐng)域缺乏足夠的認(rèn)知，對其價值缺乏必要的重視。這也一定程度上制約了電算化會計檔案管理發(fā)展，同時也造成對于會計資料信息的數(shù)據(jù)備份不夠完善，導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)丟失。除此之外，在對檔案信息進(jìn)行電算化管理中，需要做好對網(wǎng)絡(luò)的安全性維護(hù)等方面內(nèi)容，而實際許多單位未有配備專業(yè)的崗位人員，一些工作人員甚至只是經(jīng)過簡短的培訓(xùn)就上崗作業(yè)，尚未深入對計算機(jī)原理及其與會計檔案管理之間有深刻了解，在網(wǎng)絡(luò)維護(hù)以及管理方面能力亟待提高，難以滿足時下電算化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全與穩(wěn)定需求。

2.2缺乏足夠的安全性

電算化的檔案管理模式有助于實質(zhì)性的提高檔案管理效率，提高檔案管理質(zhì)量，從而達(dá)到資源的高度共享效果。而實際由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備以及相關(guān)人員等方面的局限性，使得電算化會計檔案管理存在多方面的影響因素，一旦其中任何一項出現(xiàn)問題，極有對會計檔案管理帶來嚴(yán)重負(fù)面影響。從目前的技術(shù)發(fā)展來看，電子數(shù)據(jù)的非法修改非常的簡單，這就為檔案管理留下巨大的安全隱患。電算化的會計管理往往基于磁性介質(zhì)作為數(shù)據(jù)輸送與存儲的主體，因此數(shù)據(jù)的存儲以及傳輸?shù)确矫婢哂幸欢▋?yōu)勢，但另一方面在安全性等方面也存在一定的弊端，磁性介質(zhì)的存儲模式會使得數(shù)據(jù)極易被破壞甚至篡改，進(jìn)而嚴(yán)重影響信息的準(zhǔn)確性與可靠性。就當(dāng)前電子信息技術(shù)而言，非常簡單即可實現(xiàn)對存儲數(shù)據(jù)的修改。此外，由于計算機(jī)設(shè)備特殊性，一些情況下人員未經(jīng)授權(quán)也可以對計算機(jī)資料進(jìn)行訪問，從而接觸完整的數(shù)據(jù)資料，一定程度上加大了偽造數(shù)據(jù)以及篡改數(shù)據(jù)的風(fēng)險。此外，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪也有一定隱蔽性，實際所造成的危害相較于傳統(tǒng)形式的檔案管理更大，因此計算機(jī)的安全性以及數(shù)據(jù)完整性受到嚴(yán)重威脅。

2.3缺乏健全的制度

信息技術(shù)的飛速發(fā)展促使電算化會計檔案管理得到了非常大的發(fā)展，非常多的事業(yè)單位開始引進(jìn)使用，從目前會計電算化檔案管理來看，存在著管理制度不健全的問題，會計電算化條件下所實施的會計檔案管理工作，缺乏相應(yīng)的備份制度以及保管制度等，導(dǎo)致會計檔案信息的真實性以及完整性得不到保障。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。制度的不健全是當(dāng)前會計檔案管理工作中的另一大問題。意識到信息技術(shù)對于會計檔案管理的突破性發(fā)展優(yōu)越性，許多事業(yè)單位以及企業(yè)均引進(jìn)了該技術(shù)理念。雖然在技術(shù)上實現(xiàn)了快速發(fā)展，但在相關(guān)體制建設(shè)方面卻依然存在滯后性。對于電算化會計作業(yè)人員而言，大部分均來自于財務(wù)管理部門，因此往往缺乏必要的專業(yè)計算機(jī)知識，對于電子檔案的管理也存在一定的片面性。實際對于電子檔案的管理工作也只是簡單的基礎(chǔ)操作，因此難以應(yīng)對當(dāng)前對于會計檔案多樣化管理需求。

除此之外，由于保管機(jī)制以及數(shù)據(jù)備份機(jī)制等方面的缺乏，使得電算化檔案信息管理存在一定的完整性以及真實性。就當(dāng)前一些較為代表性的案例來看，雖然每天均會對計算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份規(guī)定，但實際落實情況并不理想且一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，勢必造成大量數(shù)據(jù)流失。而一些工作人員將數(shù)據(jù)保存在U盤以及移動硬盤等一類的存儲介質(zhì)中，這也使得其中數(shù)據(jù)極易被修改，難以有效保持?jǐn)?shù)據(jù)原貌，進(jìn)而造成數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性大大降低，實際各項工作難以得到有效落實。

3會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略

3.1 提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，計算機(jī)技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，新型工作模式，所有工作均需要借助計算機(jī)進(jìn)行處理，因此需要會計檔案管理人員務(wù)必具備更高的更為全面的專業(yè)素養(yǎng)。會計人員是會計檔案整理的第一人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計 檔案案卷質(zhì)量的高低。對內(nèi)應(yīng)當(dāng)注重會計人員的培訓(xùn)與提高尤其在計算機(jī)技術(shù)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的提高，在上崗工作前應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行全面的技術(shù)素養(yǎng)培訓(xùn)與考核，唯有切實通過考核才可以上崗工作。會計檔案作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照國家規(guī)定的專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。各單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。在培訓(xùn)時應(yīng)當(dāng)依據(jù)工作人員不同的崗位特點，而針對性的安排培訓(xùn)內(nèi)容。對系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量用計算機(jī)專業(yè)人員，此外，培訓(xùn)不應(yīng)當(dāng)僅僅只是技能素養(yǎng)方面的提升，還應(yīng)當(dāng)就法律法規(guī)方面進(jìn)行必要的培訓(xùn)。從而幫助相關(guān)人員建立完善的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高對法律法規(guī)的認(rèn)知，確保各項檔案管理工作可以在電算化背景下健康、良性發(fā)展，穩(wěn)步提升財務(wù)檔案管理效率。

3.2 加強(qiáng)對檔案管理的防護(hù)

檔案的收集，管理，保存工作是會計檔案管理中的一個基本工作。只有做好這部分的工作，才能保證檔案的準(zhǔn)確性。對于財務(wù)部門需要做好對數(shù)據(jù)的管理以及備份工作，從而避免由于計算機(jī)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。由于數(shù)據(jù)存儲載體的特殊性，對于數(shù)據(jù)的備份需要做到多份備份，且對于各個備份數(shù)據(jù)基本信息等進(jìn)行明確標(biāo)明，對于不同的備份介質(zhì)也應(yīng)當(dāng)放置在不同的地方。對于備份載體的放置位置，應(yīng)當(dāng)盡可能避免與磁性介質(zhì)過于靠近，同時還應(yīng)當(dāng)注意防潮以及防塵等操作。除此之外，對于保存數(shù)據(jù)的版本也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行反復(fù)核對，確保其一致性，避免由于軟件版本的不匹配，從而造成數(shù)據(jù)信息完整性的丟失。由于計算機(jī)長期暴露于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及多用戶使用情況，因此應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行必要的加密處理，從而提高系統(tǒng)的安全性以及整個計算機(jī)的安全性，避免不法人員通過非常規(guī)途徑竊取重要資料。

3.3完善檔案管理的制度

為了能夠滿足計算機(jī)檔案管理實際需求，相關(guān)檔案管理工作部門需要設(shè)立統(tǒng)一性的檔案管理制度。制度化會計檔案管理內(nèi)容，借助于明文資料的形式確定會計檔案管理內(nèi)容，使檔案管理者實施工作時有章可循，為了進(jìn)一步科學(xué)的對計算機(jī)檔案進(jìn)行管理，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理模式。應(yīng)完善會計軟件，建立電算化會計檔案的歸檔制度，建立電算化會計檔案的保管制度，建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度，建立電算化檔案定期備份制度，基于體制化的檔案管理，通過明確詳細(xì)的管理條例，對各項檔案管理內(nèi)容以及管理流程等進(jìn)行明確規(guī)定，確保每位檔案管理人員各操作均做到有據(jù)可循，最終達(dá)到規(guī)范管理目的。電算化的會計管理背景下，使得所有的檔案信息管理以及資料收集變得更為明確，需要周期性的對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行拷貝從而確保數(shù)據(jù)的安全性與完整性，通過備份文件的形式，可以有效避免會計檔案管理數(shù)據(jù)由于計算機(jī)故障而帶來的一系列不必要麻煩。建立更加貼切的會計檔案管理和保管制度，明確借用手續(xù)方面的制度，完善信息查閱制度，提升檔案信息完整性、安全性。參考當(dāng)前國家所制定的一系列法律法規(guī)，檔案管理部分應(yīng)當(dāng)依據(jù)自身實際情況，當(dāng)前單位的發(fā)展情況以及未來發(fā)展規(guī)劃情況等，構(gòu)建更為符合實際的會計檔案管理以及保管體制，對各項制度進(jìn)行明確制定，完善信息查閱體制，確保檔案管理的完整性以及安全性。

從目前的社會發(fā)展來看，信息技術(shù)的飛速發(fā)展促使電算化會計檔案管理方式日漸普及， 同時信息技術(shù)也廣泛的應(yīng)用于會計的檔案管理工作之中?；诋?dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，會計已逐漸實現(xiàn)電算化，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電算化背景下的會計檔案管理應(yīng)用逐漸廣泛，同時也更符合當(dāng)下社會發(fā)展需求?；陔娝慊臅嫏n案信息管理很好的轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)形式的管理模式，將以往以人工為核心的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛谟嬎銠C(jī)輔助的現(xiàn)代化會計檔案管理形式，大大提升了信息管理效率以及管理質(zhì)量，對于社會發(fā)展以及會計信息化具有重要意義。因此，對于相關(guān)管理人員務(wù)必意識到檔案信息管理工作的重要性，并了解當(dāng)下電算化發(fā)展會計檔案管理存在的弊端，并基于部門實際情況針對性的整合有效的解決策略，從而提升電算化工作效率，提升服務(wù)品質(zhì)以及工作效率。

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