基于信息資源共享的高校檔案管理模式建立探析

謝 靜

（江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無錫 214000）

引言

在信息技術(shù)不斷發(fā)展背景下，信息資源共享受到社會各界的重視，為我國高校的檔案管理工作帶來新的機遇與挑戰(zhàn)。因此，我國高校需要抓住信息資源共享機遇，基于信息資源共享采取檔案管理工作革新措施，構(gòu)建新型檔案管理模式，以此應(yīng)對管理觀念、技術(shù)、數(shù)據(jù)信息等方面的革新挑戰(zhàn)，滿足自身檔案管理在新時期的發(fā)展需求。

一、高校共享檔案信息資源的必要性

在社會信息資源中，高校的檔案信息資源屬于重要組成部分，基于社會信息不斷完善發(fā)展的大背景，信息資源共享已經(jīng)可以對高校檔案信息資源的實際效用進行充分發(fā)揮，體現(xiàn)信息資源共享為高校檔案信息管理提供的理想形式。隨著網(wǎng)絡(luò)資源的越發(fā)成熟，檔案信息資源的有效整合與充分共享，可以為現(xiàn)代社會提供和諧的空間環(huán)境，以有效契機的形式助力檔案事業(yè)發(fā)展。因此，高校共享檔案信息是滿足社會發(fā)展需求的必然趨勢。

1、維護知情權(quán)

高校共享檔案信息資源可以對公眾的知情權(quán)進行有效維護，保障大眾知曉高校檔案信息中的多樣內(nèi)容。高校傳統(tǒng)檔案信息僅限于校內(nèi)師生使用，使大眾缺少渠道去了解知識與查閱資料。但是在信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的現(xiàn)代社會，高校共享檔案信息，可以為大眾查閱信息提供更多的渠道，促進其根據(jù)信息開展有效研究，提升其個人能力，推動社會進步。人們借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以進行有效溝通與信息資源高效利用，加強高校檔案信息資源與社會大眾的聯(lián)系，在彼此強化了解的基礎(chǔ)上，提升高校檔案信息的基本公共服務(wù)能力，為高校基于信息共享建立檔案管理新模式奠定基礎(chǔ)。

2、提供共享環(huán)境

高校共享檔案信息資源可以將更好的共享環(huán)境提供給社會，高校內(nèi)部的檔案信息資源整合與利用，可以將良好的信息技術(shù)環(huán)境提供給社會。社會不斷完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、健全檔案信息化設(shè)施、實施總體建設(shè)等，都需要多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的支持。但是現(xiàn)階段的檔案信息資源相關(guān)的技術(shù)并不完善，而我國高校檔案信息資源可以在技術(shù)不成熟的情況下，借助數(shù)據(jù)采集與查閱實現(xiàn)技術(shù)的革新，進而可以借助多種途徑與渠道為社會網(wǎng)絡(luò)信息共享環(huán)境提供發(fā)展機遇。現(xiàn)階段，人們的工作環(huán)境與生活習(xí)慣都密切聯(lián)系信息資源，使人們逐漸增強自身信息共享意識，促使信息真實性出現(xiàn)轉(zhuǎn)變，在對個體信息權(quán)益進行維護的同時，我國社會化信息環(huán)境也開始趨向成熟化發(fā)展。

二、基于信息資源共享的高校檔案管理模式建立路徑

1、建立信息服務(wù)中心

高校基于信息資源共享，建立檔案管理模式，需要建立信息服務(wù)中心。在信息資源共享下，我國高校建立信息服務(wù)中心，需要在觀念、具體操作以及服務(wù)功能建設(shè)等方面采取措施，促進高校檔案管理新模式實現(xiàn)有效構(gòu)建。在觀念層面，建立信息服務(wù)中心，需要轉(zhuǎn)變觀念。高校的信息服務(wù)中心屬于機構(gòu)之間溝通與連接的紐帶，是對現(xiàn)代功能進行充分利用的管理機構(gòu)。現(xiàn)代社會屬于知識經(jīng)濟時代，高校檔案管理實際效益的標尺已經(jīng)發(fā)展為信息與信息技術(shù)含量，在信息資源共享背景下，加強高校內(nèi)部檔案信息資源的共享，增強其科學(xué)管理功能，使傳統(tǒng)硬性管理發(fā)展為軟性管理，有利于提升檔案價值含量與知識含量，提高檔案信息資源的經(jīng)濟效益與社會效益。因此，高校需要對自身檔案管理觀念進行轉(zhuǎn)變，改革檔案信息對應(yīng)服務(wù)的舊機制與舊制度，建立具備開放性特征的新型社會化服務(wù)機構(gòu)。

在具體操作方面，高校也需要加強信息服務(wù)中心建設(shè)工作。高校建立檔案管理模式，創(chuàng)建信息服務(wù)中心，本質(zhì)上是滿足我國檔案管理體制要求的必然結(jié)果，可以具體、物化地表現(xiàn)文件的內(nèi)部運動規(guī)律。因此，高校針對檔案管理建立的信息服務(wù)中心，是同時具備檔案保管、整理、查詢、利用以及處理等功能的機構(gòu)，區(qū)別于傳統(tǒng)高校檔案管理，這種新型管理模式可以有效降低管理的經(jīng)濟成本，提升管理工作效率。信息服務(wù)中心包括檔案服務(wù)部門、檔案處置部門與檔案保管部門等職能部門，其特點是具備檔案管理傳統(tǒng)專業(yè)技能素養(yǎng)，同時，具備開發(fā)檔案信息資源的能力，能夠促進信息傳播，提供高效信息服務(wù)。

在服務(wù)功能建設(shè)方面，高校針對檔案管理建設(shè)信息服務(wù)中心，需要做到重視服務(wù)功能的建設(shè)。建設(shè)服務(wù)功能需要在服務(wù)的高度、深度與廣度等三個層面開展工作：在服務(wù)高度層面，高校需要圍繞自身發(fā)展目標，在各項事務(wù)工作中融入服務(wù)功能，利用現(xiàn)代信息技術(shù)獲取檔案信息資源，對其價值進行深度挖掘，以此為基礎(chǔ)，保證自身為用戶提供的信息資源具有較高價值，提升資源優(yōu)質(zhì)性；在服務(wù)深度層面，高校需要專業(yè)化處理檔案信息，對信息資源配置進行優(yōu)化，在不同類別與角度等層次上開展信息資源整合工作，在保證信息資源服務(wù)滿足用戶需求的同時，提升信息傳播質(zhì)量；在服務(wù)廣度層面，信息服務(wù)中心保存的檔案信息資源主要是校內(nèi)日常生活中產(chǎn)生的信息資源，這些資源需要具備保存價值，大量的信息收集與儲存可以為高校專業(yè)化管理檔案信息提供基礎(chǔ)，促進高校向社會提供檔案信息資源有效共享的平臺。

2、構(gòu)建用戶反饋模式

高校基于信息資源共享，建立檔案管理新模式，需要在創(chuàng)建信息服務(wù)中心的基礎(chǔ)上，構(gòu)建用戶反饋模式。高校結(jié)合信息資源共享發(fā)展目標建立檔案管理模式，離不開高校檔案用戶的反饋信息，因此，高校在信息資源共享下構(gòu)建用戶反饋機制具有一定的必要性。檔案信息管理中的用戶反饋內(nèi)容主要是不同用戶在信息資源共享條件下，使用信息后按照自身需求提出的建議性反饋。基于此，我國高校的檔案管理工作者需要按照反饋信息，及時回復(fù)用戶建議，根據(jù)建議完善檔案管理反饋體制。例如，高校可以分析總結(jié)高校畢業(yè)生反饋專業(yè)設(shè)置方面的建議，深入研究高校專業(yè)設(shè)置，考慮市場經(jīng)濟需求，實現(xiàn)自我調(diào)節(jié)，提升專業(yè)設(shè)置合理性與檔案管理實效性。高校建立反饋模式，也可以跟蹤記錄專業(yè)科研活動，在分析記錄的基礎(chǔ)上，調(diào)整科研檔案信息管理工作，還可分析畢業(yè)生反饋情況，以此客觀評價檔案管理工作，使檔案信息開發(fā)與檔案管理獲得原始數(shù)據(jù)，提升高校檔案管理的針對性與實效性。

3、完善信息集成體系

在信息資源共享背景下，高校革新檔案管理模式，需要完善信息集成體系。我國高校之間的信息資源共享程度較低，在一定程度上，造成高校檔案資源的浪費。因此，高校需要完善信息集成體系，為高校檔案信息資源有效共享提供保障。完善信息集成體系，建設(shè)新型檔案管理模式，有利于我國各大高校有效共享信息資源，促進不同高校檔案信息資源構(gòu)成具備整體性的信息集成體系，提升檔案管理便捷性。當前形勢是我國高校正致力于建設(shè)自身檔案信息共享，為高校之間的信息聯(lián)系提供基礎(chǔ)。但是外界條件與自身條件等多方面的限制，會制約高校之間檔案信息資源向共享發(fā)展的腳步，影響其集成體系建立。并且我國不同高校使用的相關(guān)軟件與系統(tǒng)不同，在很大程度上影響集成體系的完整性。因此，高校需要豐富化信息集成體系、信息資源化檔案系統(tǒng)，以此保證信息共享獲得相應(yīng)物質(zhì)基礎(chǔ)，提升信息共享可操作性。我國高校基于信息資源共享，建立檔案管理模式，也需要在創(chuàng)建信息集成體系的過程中，加強高校與高校之間的聯(lián)系，更新信息系統(tǒng)的同時更新檔案管理模式，實現(xiàn)二者統(tǒng)一，促進高校檔案管理新模式有效構(gòu)建。

4、創(chuàng)建數(shù)字化管理模式

基于信息資源共享，高校建立檔案管理模式，需要創(chuàng)建數(shù)字化管理模式。高校基于信息資源共享，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以為檔案信息資源數(shù)字化共享提供保障，提升高校管理檔案的便捷性。創(chuàng)建數(shù)字化管理模式，高校需要從以下四方面開展工作：一、高校檔案管理需要數(shù)字化建設(shè)檔案目錄，對文件目錄實施數(shù)字化管理，有效滿足用戶的不同信息檢索需求；二，高校檔案管理創(chuàng)建數(shù)字化管理模式，需要對檔案信息的數(shù)字化進行完善，借助原始文件掃描與檔案信息處理，保證檔案信息資源的完整性，使其圖像文件不被破壞，從而對對應(yīng)檢索工作也可進行進一步的編制；三，在檔案信息資源對應(yīng)的管理系統(tǒng)中，銜接庫存數(shù)據(jù)與檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，使用戶檢索與查詢檔案信息資源的時間相應(yīng)減少，提升信息資源共享效率；四，建設(shè)數(shù)字化管理模式，需要對檔案管理數(shù)字化發(fā)展步伐進行加快推進，對相關(guān)信息處理技術(shù)進行加強，保證數(shù)字化管理標準更加完善與規(guī)范，以此降低檔案信息資源的共享盲目性，為高校檔案數(shù)字化管理質(zhì)量提供保障。當然，在建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式的過程中，高校也需要對硬件設(shè)施與軟件設(shè)施加強維護與引進，從而有效提升高校檔案管理實效性。

結(jié)語

綜上所述，在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)今社會，高校結(jié)合信息資源共享，革新檔案管理工作是社會發(fā)展的必然要求，能夠為高校與社會的共同發(fā)展提供保障。因此，高校在信息資源共享下構(gòu)建新型檔案管理模式，需要強調(diào)高校共享檔案信息資源的重要意義，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理實際情況，實施建立信息服務(wù)中心、構(gòu)建用戶反饋模式、完善信息集成體系、創(chuàng)建數(shù)字化管理模式等革新策略，滿足高校建立檔案共享管理模式的發(fā)展需求。