Office辦公軟件在學校辦公管理中的應用

摘要：隨著我國信息化技術的不斷進步，Office辦公軟件已經廣泛地應用于各類辦公工作中，通過Office辦公軟件不僅能夠有效地提供辦公的效率，還能夠利用Office辦公軟件實現無紙化辦公，從而為我國的環保事業做出更多的貢獻。學校是保證我國教育行業健康發展的基本組成單位，通過學校辦公管理可以加強和提升學校管理的規范性。雖然目前在學校辦公管理中，Office辦公軟件已經得到了普及，但是在實際的應用過程中還存在諸多不足?；诖?，本文通過分析Office辦公軟件在學校辦公管理中存在的不足，探究如何更好地應用Office辦公軟件來提升學校辦公管理的水平。

關鍵詞：Office辦公軟件;學校;辦公;管理

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）34-0194-02

在學校的辦公過程中，除了要對學生進行相應的教育教學工作，還需要通過學校的辦公管理，來對接上級教育部門所下達的教學任務，以及規范學生在教育教學過程中的教學管理。因此學校辦公管理是學校工作流程中的重要組成部分，加強學校辦公管理的規范性也是提升學校辦學效率和辦學質量的重要基礎和前提。Office辦公軟件是我國目前普及的計算機軟件中最重要、最基礎的辦公軟件。因此在學校教學辦公管理過程中，有效的利用Offce辦公軟件，是提升我國學校辦學質量和教學水平的重要措施。所以學校的管理人員要重視Office辦公軟件在學校管理中的應用，使其作用充分發揮。

1 0ffice辦公軟件簡介

目前我國辦公過程中，所使用的Office辦公軟件功能強大，包含的操作系統也比較多。例如在Office辦公軟件中包含了word文字處理系統，人們可以通過word文字處理系統進行有關于文字的一系列編輯工作，可以將手寫稿或者想要寫出的文章在電腦上通過word軟件編輯出來，然后通過打印的形式打印在a4紙上，從而讓人們能夠更加清晰地看出作者想要表達的意思。通過word軟件進行文字的編輯，其優點主要體現在，與手寫相比word系統編輯出來的文字更加清晰，并且字體統一，使人們能夠更加明確的了解作者想要表達的意思。而且利用word系統軟件進行編輯文字，還可以有效的提升編寫的速度，保證辦公過程中的效率。Off'ice辦公軟件中除了包含word系統，還包含Excel表格處理系統。通過Excel表格處理系統，人們可以將數據進行一系列的處理和轉換。例如在企業會計工作中利用Excel，可以進行賬目的處理，從而不僅提高了賬目的準確性，還提高了會計工作的效率。Excel表格處理系統功能比較強大，它可以對所有的數據進行求和以及其他相關的計算，不僅操作簡單方便，而且能夠極大的提高人們對于數據處理的效率。Word和Excel是Office辦公軟件中常用的處理系統，除了word和Excel之外還包括PPT幻燈片制作系統。通過PPT幻燈片處理系統，人們可以將文字或者圖片有效的編輯到同一個PPrr中，然后向學生通過動畫處理方式展示出來，不僅能夠生動形象地讓人們理解PPT制作者的意圖，還能夠有效地吸引閱讀者和學習者的興趣。目前隨著我國計算機技術的不斷發展，Offce辦公軟件系統也有了相應的系統更新，目前我國大部分計算機上使用的Office2003已經替換成了Office2007.Office2007不僅功能更加強大，而且運行速度也更加順暢。在未來隨著計算機和互聯網技術的不斷發展后，辦公軟件系統將會具備更加強大的功能，因此在所有的辦公過程中，需要熟練地掌握Office辦公軟件的使用方法和使用技巧，才能夠保證有效地提高辦公的效率。

2 學校辦公流程簡介

在目前我國學校辦公過程中，主要的辦公流程是對學生的教育教學。在對學生進行教育教學時，大部分學校已經安裝了多媒體設備，所以老師也可以通過Office辦公軟件處理系統進行PPT制作的，幫助學生在學習過程中提高學習興趣，并且提升相應的學習效率。除了教育教學過程中可能會使用到Office辦公軟件，在實際的辦公管理過程中也會應用到word文字處理系統，例如現階段我國教育局以及相關教育管理部門規定老師每隔一段時間提交教學計劃以及教學報告，如果教師通過手寫的方式進行提交，不僅不具備一定的規范性，還會由于字跡問題導致辦公效率的降低。就目前學校辦公過程來分析，學校的辦公流程是一個相對較為復雜的過程。學校的管理者不僅需要保證老師能夠在課堂上提高相應的教學準確性和效率性，還需要針對學校的日常生活，制定相應的管理規范。尤其是對于住宿學校來說，學校的管理者不僅在管理辦公過程中需要保證學生在學習上能夠得到更好的教學資源，還需要保證學生在生活上能夠得到基本的生活保障。而且在辦公室工作流程的過程中，不僅需要對上級匯報學校的管理情況，還需要對各科老師安排相應的管理內容。

3 目前我國學校辦公管理中用Office辦公軟件存在的問題

3.1 教學課堂上存在的問題

在我國教學課堂上對Office辦公軟件的利用主要體現在多媒體設備教學和通過PPT軟件制作教學幻燈片，從而進行本學科的知識講解。但是在實際的教學過程中，大部分教學老師還是用傳統的黑板板書式教學，而沒有利用多媒體設備進行教學，尤其是在鄉村學校中，很多老師由于沒有掌握先進的多媒體使用技術以及相應的信息處理化技術，在教學過程中使用傳統的板書式教學方式，阻礙了學生接觸高科技產品的使用，以及學習興趣的提升。因此目前在我國教學課堂上，使用Offce辦公軟件存在的問題主要體現在，大部分教學老師沒有更好地利用Office辦公軟件來進行教育教學。

3.2 成績管理中存在的問題

在我國學校的教育教學過程中，對于學生的學習成績相對比較注重，因此在學校辦公管理中，針對學習成績進行管理是非常必要的辦公程序。但是目前我國大部分學校在對于學生成績的管理過程中，只有簡單的學生分數統計以及學校的排名統計，這樣進行成績的統計以及成績的管理，不能夠更好地幫助老師通過分析成績，來提升學生的整體學習水平。所以為了保證學生評價能夠更好地服務于學生的學習和成長過程，可以使用Office辦公軟件中的Excel表格處理系統來進行相關的分析，從而保證老師能夠通過教學評價，提升自身的教學水平以及提升學生的學習水平。

3.3 學校辦公管理中存在的問題

在學校辦公管理中使用Office辦公軟件存在的問題，主要體現在以下幾個方面，第一個方面是，如果不使用Office辦公軟件進行相應的辦公，會導致信息的傳達過程中可能出現失誤。由于每個學校辦公人員的書寫方式以及書寫手法不同，在信息傳達的過程中，極有可能導致其他老師或者上級領導不能夠清楚地明白書寫者的意圖，這就嚴重影響了學校辦公的辦公效率和辦公質量。第二個方面是在學校辦公管理過程中，不使用Office辦公軟件，會導致學校的一些規章制度不能夠更好地被學生熟知。通過Office辦公軟件，做出的規章制度表格以及規章制度條例，更具備一定的規范性和正規性，從而在一定程度上能夠警醒學生。第三個方面是在學校的辦公過程中，利用Office辦公軟件，可以有效地提升辦公的質量。各個學校管理人員在辦公的過程中，可以通過辦公軟件制作出電子版文件，并且通過郵件的方式相互傳達，既節省了紙張又節省了時間，也為我國環保方面做出了一定的貢獻。

4 提升Office辦公軟件在學校辦公管理中應用的措施

4.1 增強學校管理人員Office應用技巧

通過分析，我國學校辦公管理中應用Office辦公軟件存在的問題，可以知道大部分學校管理人員對于Office辦公軟件應用技巧不了解，影響了學校在辦公過程中應用Office辦公軟件。所以為了能夠更好地讓學校中管理人員用Office辦公軟件進行辦公，需要不斷地提升學校管理人員以及學校工作人員的Of-fce辦公軟件技巧。首先在提升應用技巧的過程中，學校可以組織相應的工作人員進行關于Office辦公軟件應用的培訓，并且通過一定的考核制度培養和督促學校管理人員和工作人員，提升自身的Office辦公軟件應用技巧。其次是需要在制定任務的過程中鼓勵學校的工作人員應用Office辦公軟件進行辦公，并且需要給每一個學校的工作人員和管理人員分配一定的Of-fice辦公任務，保證學校的管理人員能夠有更多的機會使用Of-fice辦公軟件，并且盡量將使用Office辦公軟件來進行學校辦公管理當作一個習慣。最后是要保證，學校管理人員自身能夠提升Office辦公軟件應用意識，不斷地通過各類Office辦公軟件應用培訓來提升自身的應用技巧，以及實現無紙化辦公的目標。

4.2 加強學校監督和管理規范

在學校辦公管理過程中，用Office辦公軟件，不僅能夠有效的提升辦學效率和辦學質量，還能夠為我國環保事業作出貢獻，所以學校的管理人員和領導人員，要不斷的規范學校工作人員在進行辦公過程中使用Office辦公軟件的流程和制度。首先是在課堂教學過程中，學校要規定教師在教學過程中，盡量采用多媒體設備進行教學。對于不了解多媒體設備應用技巧的老師，要進行相應的培訓。其次是在教學評價的過程中，要盡量保證教師能夠提供更詳細的評價結果，可以使用Excel表格制作條形圖或者折線圖來進行學生成績的分析，從而有效地促進學生學習成績的提高。

4.3 培養辦公管理過程中用Office辦公軟件的習慣

在辦公的過程中，大部分老教師都習慣采用手寫辦公或者紙張辦公，所以在應用Office辦公軟件的過程中，很多老師由于沒有相應的習慣，而導致在辦公管理過程中很少使用Office辦公軟件。因此學校的管理人員要制定相應的制度，培養教師工作和辦公過程中具備使用Office辦公軟件的良好習慣。可以通過會議的形式，讓教師通過辦公軟件來制作相應的工作報告，也可以在日常工作中，培養教師應用Office辦公軟件的良好習慣。

5 結束語

綜上所述，現階段我國學校管理過程中應用Office辦公軟件仍然存在一些難題需要解決，所以學校的管理人員以及辦公的工作人員需要不斷地提升Office軟件使用意識，并且熟練地掌握相應的使用流程，保證我國在學校辦公過程中，能夠更加順利熟練地使用Office辦公軟件。隨著信息技術的不斷發展，計算機的應用將會更加廣泛，因此各學校的辦公管理人員以及教師要不斷地提升Office辦公軟件應用技能，以此保證我國的教育教學工作能夠擁有更高的水平。

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【通聯編輯：光文玲】

收稿日期：2019-08-22

作者簡介：張妮（1981-），女，陜西人，中國礦業大學銀川學院，本科，助教，主要研究方向為計算機基礎。