淺析數字化技術在高校檔案管理中的應用

摘要：檔案是記錄各類信息的重要資料，在高校管理工作中，檔案管理工作不容忽視，傳統檔案管理方式較為落后，現階段，要創新高校檔案管理模式，運用先進的技術提高檔案管理工作效率。高校檔案記錄著教育教學實際和高校管理等相關資料，還有高校中的人員信息和資料，包括教職工的人事檔案和規模龐大的學生檔案資料。隨著網絡技術的快速發展，運用先進技術轉變檔案管理方式是檔案管理人員思考的問題之一。本文就結合數字化技術在高校檔案管理中的應用進行探討，指出了高校檔案管理數字化的意義，分析了當前高校檔案管理工作存在的不足，提出了有效的應對和完善措施。

關鍵詞：數字化技術;高等院校;檔案管理

中圖分類號：TP3-05 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）34-0003-02

檔案資料是當今社會十分重要的資源，高校檔案管理工作是基礎管理工作的重要組成部分，要受到重視和關注。目前社會發展節奏較快，各行各業工作效率都處于穩步提高當中，高校檔案管理工作也要運用先進的技術，促進其數字化水平的提升，搭建檔案管理平臺，為檔案資料的收集、分類，編碼、存放等提供科學的根據。數字化技術是互聯網技術的一種，主要是針對檔案資料中的信息和數據進行整合分類，促進檔案管理效率的穩步提高，進而為提高高校的管理效能打好基礎，從而為教職工和廣大高校學生提供良好的檔案相關服務。

1 高校檔案數字化的價值和意義

1.1 促進高校基礎建設水平的提高

高校檔案刮泥工作是基礎管理工作之一，促進高校信息化建設不能少了檔案管理。高校檔案管理工作中運用數字化技術可以為檔案管理構建嶄新的環境和條件。首先，高校檔案管理主要由檔案管理部門負責，傳統檔案管理主要管理的紙質檔案較多，紙質檔案是重要的信息載體，但目前，也建立了很多數字檔案，數字檔案需要借助計算機設備進行編寫和存儲，以光盤和磁盤為存儲介質，數字化檔案的出現就需要采用信息技術進行管理。計算機設備和技術應用于高校教學和管理工作十分普遍，運用數字化技術管理檔案是高校基礎建設水平提升的重要體現。

1.2 有助于改善檔案環境，提高工作效率

高校檔案資料中有很多有價值的資料，關系到教職工的職務晉升和工作調整等，關系到廣大學生的學習和畢業就業等問題，必須要充分發揮檔案資料的重要作用。采用數字化技術可以沖破傳統檔案管理的局限性，要提高檔案的開放性，提高檔案管理的效率。傳統檔案管理較為行政化，現階段，檔案管理要朝著規范化、信息化、智能化的方向轉變，實現資源的合理配置，為高校教育和學生素質提升提供所需的資料。高校檔案管理工作過要逐漸依賴計算機設備等，改變傳統人工管理的弊端，提高工作效率。數字化技術的應用需要投入大量資本，但經過科學計算，會省去很多人工費和紙張及印刷費用，這樣會降低管理成本。

1.3 有助于保護檔案資料

轉變檔案管理模式，運用數字化檔案可以延長檔案的壽命，避免紙質檔案存在的被損壞和被腐蝕的風險，紙質檔案存放效果與時間和環境關系密切，存放不當會導致紙張風化，如果檔案室溫度和濕度不當，會導致檔案受潮發霉，很多資料被損壞，電子檔案則少了這方面的顧慮，運用數字化技術可以保證檔案保護工作十分到位，也不會像紙張檔案隨意受到修改和弄上污跡。

1.4 有利于實現信息資源共享

高校檔案資料是重要的信息和數據資源，采用數字化技術運用于高校檔案管理是十分必要的，可以通過建立檔案信息庫，對檔案資料進行統一收集和整理，根據檔案資料的差異做好分類存儲。同時，高校檔案資源可以根據保密性適度向外界開放，例如部分關于專業教育方法的可以提供給教育部門和其他院校進行借鑒，促進檔案資源的傳遞和共享，提升信息資源的使用效率，為社會造福。

2 高校檔案管理存在的不足

2.1 高校檔案管理數字化意識薄弱

高校在基礎管理工作中，相對于教育教學工作和校園管理工作，檔案管理工作一直處于比較邊緣的位置，院校領導對于檔案管理工作不夠重視，對于檔案管理信息化建設意識不強，數字化思維沒有形成，檔案管理工作一直由單獨的檔案管理部門管理，但與其他部門關系聯系不夠緊密，導致很多重要文件沒有及時歸檔，檔案資料不夠完善和齊全。

2.2 檔案管理方式有待調整

隨著高校學生人數的逐年增加，高校中檔案資料數量也在逐漸增加，檔案館或檔案室的管理資料規模龐大，給檔案收集、整理、分類、存放提出了較大的挑戰。現階段，部分高校檔案管理還存在著一些顯著的問題，例如檔案管理方式較為落后和單一，檔案管理效率較低，檔案資料的利用率較低等等。20世紀90年代以后，高校檔案資料以驚人的速度增加，面對檔案的增加，部分高校檔案管理仍以人工管理為主，管理方式較為之后。部分學校為了提高效率，采購了一些計算機、復印機、掃描儀等設備，但是檔案管理平臺沒有建立，檔案借閱管理不夠嚴格，檔案檢索難度較大，很多檔案資料查找起來十分困難，耗費大量的時間。高校還沒有建立無紙化電子檔案，沒有將圖像、文字、聲音等建立檔案管理形容，檔案管理耗時較長，信息涵蓋不全。后期，隨著社會發展，高校中電子檔案逐漸增加，這樣增加了管理的難度，數字化技術應用不充分，導致檔案查詢效率低，檔案材料不齊全，檔案秘密等級分類不嚴謹，檔案鑒定不到位。

2.3 檔案管理人員素質有待提高

高校檔案管理工作與人員的素質和能力息息相關，想要提高檔案管理效果就必須提高檔案管理人員的能力和素質。但目前，部分高校檔案管理人員缺乏數字化意識，對于一些先進設備操作方法不了解，對于數字化技術的應用不足，導致高校檔案管理質量較低。高校檔案人員要對現代化技術進行鉆研，提高檔案管理的實效性。

3 數字化技術在高校數字檔案管理的應用

3.1 運用數字化技術對高校檔案資料進行規劃

高校要結合檔案管理工作的特點和實際，對檔案資料的現階段管理進行分析和研究，高校的檔案資料分為多中國類別，如行政類、教學類、黨務類、財會類、科研類等，除了一些文字資料，還有圖片、音頻、視頻等等都是檔案資料中的重要組成部分。高校要對多種檔案資料進行分類整理，運用數字化技術提高檔案資料的管理效率。其次，高校檔案管理中涉及人員、技術、資金等問題，因此，高校要為檔案管理數字化的進展提供足夠的資金和技術支持，要建立檔案管理專項資金，建立勤工助學崗位，學生也可以積極參與到檔案管理工作中。高校要充分發揮檔案資料的價值和作用，做好檔案資料存檔和保護，建立長效管理機制。

3.2 電子檔案收集整理工作有待強化

高校檔案管理中會管理和存儲很多的電子檔案，要結合檔案管理實際建立數字檔案管理系統，各個學院之間要建立一定的關聯，進而促進各類電子檔案的傳遞和共享，這樣有助于實現檔案資料的及時歸檔，保證檔案資料的齊全性。其次，高校要重視計算機設備的使用，要重視軟件與硬件的管理，為檔案管理工作的開展提供堅實的數字化環境，進而保證電子文件管理的實效性。

3.3 做好高校檔案資源的共享

傳統高校檔案管理工作存在一些顯著的弊端，操作方式較為落后，檔案資料的歸檔管理力度較小，很多檔案資料沒有及時歸檔，導致資料丟失，檔案資料不完善等等，檔案借閱及歸還記錄不詳細，檔案資源價值沒有發揮出來，因此，高校要運用數字化技術提高檔案資源管理的價值，提高資源的共享性。為了提高各個院系和部門檔案資源的管理效率，要搭建數字化網絡平臺，建立檔案資料電子庫，利用專業設備進行檔案資料的處理，進而提高調閱及使用檔案的效率。

3.4 提高高校檔案信息資料的協同管理

數字化檔案資料的管理需要多個部門之間的配合和協作，需要多個人員之間崗位工作的互動。高校要強化各部門的數字化檔案管理意識，要提高檔案管理人員的數字化觀念，對其定期組織培訓和教育，可以將很多資料轉化為電子檔案資料，這樣可以提高電子檔案資料的管理效率。高校要提高檔案管理人員的責任感，要定期做好電子檔案和補充。

3.5 加強檔案管理隊伍建設

高校要建立科學的人才引進機制，要依靠專業的管理制度和良好的工作環境吸引人才，同時，要提高檔案管理人員的責任意識和管理意識，同時，使他們掌握先進的設備操作方法和網絡信息技術，提高檔案管理工作的效率。其次，高校要定期組織檔案管理人員的培訓，以講座的形式提高檔案管理人才的能力和技能，針對數字化技術進行學習，具體的包括電子檔案的編目和分類，做好電子檔案資料的備份，提高數字化檔案管理的質量。

3.6 完善高校檔案信息安全系統

高校要完善檔案信息安全系統，一些電子檔案存儲于一些介質和計算機中，要做好計算機硬件的維護和維修，保證檔案資料的安全和完整。很多電子檔案存儲于計算機中，面臨著一些系統安全問題，如黑客的攻擊和病毒的侵入，計算機要建立防火墻，要做好定期殺毒，清除網絡垃圾，要做好安全密鑰處理，很多系統需要驗證身份才能進入檔案管理系統。其次，要對重要數據進行備份，做好數據維護，設置好訪問權限，提高高校檔案信息的安全性。

4 結束語

隨著信息技術和數字化技術的發展，高校檔案管理工作也要與數字化技術掛鉤，提高檔案管理的實效性，提高檔案資料管理效率，發揮檔案資料的價值，為高校教育教學和科研事業提供科學的依據，為學生畢業后一些重要檔案資料的管理提供完整的管理體系。

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【通聯編輯：李雅琪】

收稿日期：2019-08-11

作者簡介：張萌（1995-），男，黑龍江同江人，齊齊哈爾工程學院，本科，助教，研究方向為大數據互聯網。