獨立學院基建檔案規(guī)范化管理研究

王艷芹

【摘要】當前民辦教育啟動分類管理，為獨立學院的發(fā)展帶了新機遇，也提出了新要求。面對新形勢，獨立學院迫切需要進一步加強規(guī)范管理，改善辦學條件。通過分析獨立學院基建檔案管理的現(xiàn)狀，建立科學的基建檔案管理體系，規(guī)范基建檔案建設流程，對獨立學院的檔案管理工作以及獨立學院的發(fā)展、評估意義重大。

【關鍵詞】獨立學院;基建檔案;規(guī)范化管理

獨立學院是我國高等教育改革發(fā)展過程中出現(xiàn)的新型辦學模式，是高等教育的重要組成部分，在應用型人才培養(yǎng)、辦學體制機制創(chuàng)新、高等教育大眾化及教育改革深化等方面做出了積極貢獻。獨立學院所產(chǎn)生的基建檔案，是學校基建活動的最真實原始的記錄，是獨立學院發(fā)展過程中寶貴的資源。經(jīng)過20余年的快速發(fā)展，獨立學院基礎建設項目不斷實施，基建材料的收集歸檔工作需要進一步規(guī)范管理。

一、獨立學院基建檔案的主要內容及特點

獨立學院的基建檔案有著高校基建檔案的共性，是以單項基建工程為主體，每一個單項工程都可以分為前期準備、設計、施工結算、竣工驗收、使用維護等階段。所形成的檔案數(shù)量龐大，檔案內容所包括的方面也極其廣泛，環(huán)保、建筑、結構、給排水、供變電、空調、通訊、消防等都屬于基建檔案收集的范圍。

獨立學院基建檔案具有一般高校基建檔案的專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實性、周期長等特點[1]，同時還具有與母體高校基建檔案的交叉性。獨立學院建設初期的檔案多保留在母體學校，經(jīng)過20余年的發(fā)展，獨立學院的很多基礎建筑都經(jīng)過了改建、擴建、維修，基建檔案的歸檔與母體學校呈現(xiàn)不同時期的交叉性，這種交叉屬性直接影響到基建檔案的成套與完整性。

二、獨立學院基建檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視基建檔案材料的收集，但尚未完全獨立

獨立學院的基建檔案工作始于獨立學院成立初期，由于歷史原因，在初期時基建檔案工作依賴于母體的檔案管理體系，沒有形成獨立的管理模式和體系。目前，面對民辦教育的各類驗收與評估，雖然各獨立學院積極進行基建檔案材料的收集整理，但由于歷史原因，檔案保存內容與母體學校仍有很多交叉，基建項目的檔案材料缺乏完整性和連續(xù)性。

（二）基建檔案管理意識強化，但制度不完善

基建檔案是獨立學院檔案管理的業(yè)務檔案之一，與學生檔案、科研檔案、人事檔案相比，基建檔案的受重視程度不足。基建檔案在收集、整理、歸檔各環(huán)節(jié)的配合和管理上尚未形成系統(tǒng)的管理體系，在制度上依賴于母體檔案管理制度，但又不能完全適用，導致獨立學院基建檔案管理分散，完整性不足，電子檔案材料的收集與保管不到位。

同時，由于基建行業(yè)的特點，如施工時間長，涉及人員多，施工環(huán)節(jié)多，沒有統(tǒng)一的管理模式和完善的檔案建設制度，檔案交接過程中不及時，監(jiān)督不到位等問題[2]，為檔案資料的收集、整理、立卷歸檔增加了不少困難。

（三）缺少資金投入和專職人員配備，限制了管理水平的提高

獨立學院受辦學資金的限制，用于檔案建設的資金相對較少，專業(yè)設備配置不到位，制約了獨立學院檔案管理工作水平，主要表現(xiàn)在：沒有獨立的檔案館，基建檔案存放在不同的經(jīng)手部門，無法實現(xiàn)集中管理;硬件設施設備落后，信息化管理水平不高，查詢利用效率較低，紙質材料有不同程度的損壞。

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作的水平。目前，獨立學院的基建檔案管理人員多是兼職工作人員，從專業(yè)知識結構、檔案意識和職業(yè)素養(yǎng)等方面進行衡量，還存在很多的不足[3]。加之學校對基建檔案管理人員的繼續(xù)教育與培養(yǎng)、考核與激勵等措施不到位，導致基建檔案管理人員不受重視，工作積極性得不到激勵，崗位流動性大，基建檔案材料收集的連續(xù)性、完整性得不到保證。

（四）大數(shù)據(jù)背景下，信息化程度明顯落后

目前，獨立學院的信息化建設遠不能滿足對檔案工作的信息化管理。在大數(shù)據(jù)背景下，現(xiàn)代的高校檔案管理已經(jīng)全面進入信息化時代，獨立學院基建檔案的信息化進程由于人力、財力等方面的影響，目前還停留在紙質檔案的管理層面，遠未達到信息化的要求。隨著獨立學院建設規(guī)模的不斷擴大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，各獨立學院雖然意識到基建檔案信息化管理的制約，但由于檔案管理場館以及軟硬件檔案設備的限制，信息化建設還將會有一個較長的時間進程。

三、構建獨立學院基建檔案管理體系

當前，高等教育實施分類規(guī)劃、分類發(fā)展，民辦教育啟動分類管理，這為獨立學院的發(fā)展帶來了新的機遇，同時提出了新的要求。面對新形勢、新要求，獨立學院迫切需要進一步加強規(guī)范管理，改善辦學條件。基建檔案的規(guī)范化管理是保證校園基本辦學設施，改善辦學條件的重要環(huán)節(jié)。完整的檔案管理體系包括制度、組織、培訓、評價和整理利用等內容。構建獨立學院基建管理體系應從以下幾個方面著手。

（一）積極響應高等教育實施分類規(guī)劃要求，進一步加強基建檔案制度建設

教育部與國家檔案局發(fā)布第27號令《高等學校檔案管理辦法》，為高校和獨立學院檔案管理工作提供了重要依據(jù)和指導。獨立學院基建檔案管理應根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，結合獨立學院的辦學特色，制定出科學完善的管理制度，包括基建檔案收集、交接、利用和銷毀制度等，從制度上實現(xiàn)基建檔案管理的規(guī)范化和有效性。在檔案材料的交接過程中，除基建相關部門外，學校檔案主管部門還應要求學校其他與基建檔案相關的部門加強基建材料的收集和整理，明確責任人和職責分工。

同時，應建立相應的檔案工作監(jiān)督管理制度，用制度進行檔案工作活動的約束，確保所有基建項目檔案材料的收集在合理、合規(guī)、合法的前提下進行。將基建檔案納入學校檔案管理工作的重要部分，對基建檔案進行科學、規(guī)范化管理是民辦教育實現(xiàn)分類管理的一個重要環(huán)節(jié)。

（二）科學配置基建檔案管理人員，增強檔案管理意識

獨立學院的檔案工作者多是兼職崗位，由于基建檔案復雜的專業(yè)性，兼職檔案人員很難充分理解并恰當進行分類整理編研。因此，對兼職檔案工作者進行定期的專業(yè)培訓，提高業(yè)務素質和綜合能力是確保基建檔案規(guī)范、科學管理的前提。

通過加強檔案管理意識培養(yǎng)，讓檔案工作者達成檔案管理是校園文化內涵建設，是學校人才培養(yǎng)的基礎的共識[4]。可以通過加強檔案知識宣傳，檔案業(yè)務培訓等途徑，促使專兼職檔案工作人員不忘初心，本著“對歷史事實負責、為現(xiàn)實教育服務、替未來發(fā)展著想”的宗旨，共同做好基建項目檔案管理的各項工作。

（三）加快基建檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集和利用

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)的收集和利用將檔案管理的意義推向了新高度[5]。獨立學院的基建檔案管理工作應與時俱進，順應信息化時代發(fā)展的大趨勢，充分利用大數(shù)據(jù)和人工智能帶來的科技優(yōu)勢，利用現(xiàn)代化信息技術對基建檔案進行收集、整理、歸納、搜索、查閱、利用，減少紙質材料的重復查詢。

獨立學院在加快基建檔案信息化建設的進程中，可以充分發(fā)揮學校的應用性學科專業(yè)優(yōu)勢，或通過校企合作等多種途徑，進行適合自己學校特色的檔案信息化建設的開發(fā)和利用，同時加大對檔案管理軟硬件設備的資金投入，滿足檔案管理的基本需求，在軟硬件設備上給予保障。

（四）建立科學的評價與考核機制，推動檔案工作隊伍成長

科學的評價和考核機制可更好地衡量和檢驗獨立學院基建檔案管理成果，是獨立學院基建檔案規(guī)范化管理的關鍵環(huán)節(jié)。應從以下幾個方面建立科學的評價與考核機制，不斷推動檔案工作隊伍成長。

首先，引進檔案工作考核評價機制，從工作量、崗位任務完成情況、工作態(tài)度、工作能力等方面進行總結，重點考核工作態(tài)度、專業(yè)技術水平、崗位職責情況等，根據(jù)不同環(huán)節(jié)基建材料的收集、整理、歸檔等設計基建檔案考核評價的關鍵績效指標，為基建檔案的科學管理提供依據(jù)。

其次，優(yōu)化基建檔案專兼職隊伍結構，在聘任制為主的前提下引進有專業(yè)經(jīng)驗的基建檔案人員加入檔案管理隊伍，從檔案專業(yè)知識、政治覺悟、檔案意識等方面對專兼職檔案工作人員進行全面的考核與評價，建設長效發(fā)展機制的檔案管理團隊。

再次，為基建檔案管理人員提供良好的個人發(fā)展空間，設立基建檔案評優(yōu)評獎機制，采取激勵措施，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，定期組織檔案專業(yè)知識培訓和學習研討，讓檔案管理人員不斷提升檔案業(yè)務管理水平和自身素養(yǎng)，從而增強專兼職基建檔案工作人員的責任感、認同感和歸屬感。

四、結束語

完整系統(tǒng)的基建檔案材料對獨立學院的檔案管理工作以及獨立學院的發(fā)展、評估意義重大。當前，獨立學院的發(fā)展面臨著機遇與挑戰(zhàn)，在民辦教育分類管理的關鍵時期，獨立學院應從制度、人員、軟硬件條件等方面建立科學的基建檔案管理體系，規(guī)范基建檔案建設流程，提高檔案管理工作人員的檔案素養(yǎng)，加快基建檔案信息化建設進程，為學校規(guī)范化管理驗收提供保障。.

【參考文獻】

[1]朱里香.對優(yōu)化高校基建檔案管理工作的探討[J].教育教學論壇，2013（10）：14-15.

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[3]岳佳.重慶市獨立學院檔案管理存在的問題及對策[J].科技創(chuàng)新與應用，2013（32）：255.

[4]趙鳳燕.獨立學院檔案管理對學院文化內涵建設的影響探究[J].亞太教育，2015（06）：207.

[5]陳明潔.大數(shù)據(jù)時代對檔案現(xiàn)代化影響和要求[J].檔案管理，2013（06）：48-49.