淺析當代大學生檔案管理存在問題及解決策略

趙云　楊建宇　陳新安

【摘要】在當下的社會發展背景下，個人檔案是國家、社會企業選拔人才極其重要的參考項。高校是社會人才最大的儲備基地，做好學生檔案管理的工作具有十分重要且深遠的意義。大學生檔案管理的意識很大程度上可以決定著未來社會公民的檔案管理意識以及個人素養。文章主要針對大學生的檔案管理存在問題與解決策略進行了分析。

【關鍵詞】檔案管理;存在問題;解決策略

目前，高校學生檔案的重要性不言而喻，它記錄了學生從入學到升學畢業這一過程的學習生活、工作經驗、獎懲情況等。這一系列的信息將會直接影響到廣大高校學生日后的就業情況，而且將長期伴隨著個人職業生涯的發展。在當下激烈的社會就業形勢下，除了高校需要完善學生檔案管理的規章制度，學生這一“當事人”也應該提升個人檔案管理意識。

一、高校學生檔案管理現狀分析

（一）檔案意識薄弱

高校學生檔案管理意識薄弱主要體現在學生對待在校期間個人的檔案管理意識薄弱以及學校檔案管理理念的淺薄兩個層面。

學生檔案管理意識的淺薄主要表現在大部分的在校學生對于自己在校期間其思想政治水平以及知識理論水平等方面的證明材料缺乏?！叭狈镜臋n案常識是大學生檔案意識薄弱的主要原因?！备咝W生對于學生檔案的認識不到位，檔案管理意識薄弱。雖然許多學生都知道自己有一份隨著他們升學到畢業的檔案，但是自己的檔案里面究竟有些什么，自己的檔案被誰保管，保管在哪里，走上工作崗位后它能夠對于自己的人生軌跡產生什么樣的影響，絕大多數學生都是一問三不知。連最基本的意識都沒有，更不要說去深究其他問題了。另外，關于學生的個人誠信檔案以及其他非專業性的知識學習檔案基本上都是空白狀態，這些都是當代大學生對于檔案意識薄弱的表現。正是由于這些情況的存在，高校學生個人檔案管理中存在的問題才被逐步放大。

（二）檔案管理理念的淺薄

學生檔案管理一般由學生工作部門或者招生就業部門監管，缺乏專門的、系統化的學生檔案管理機構。另外，高校輔導員的重要工作之一就是加強學生的思想政治教育，在誠信教育以及學生心理、資助扶貧等方面投入大量的精力、時間，普遍缺乏檔案管理意識理念，對于學生的檔案信息沒有進行認真系統的整理，難以利用學生檔案信息去了解、分析學生的基本情況，從而達到因人而異的思想政治教育效果。

另一方面，極個別學生認為個人檔案應該歸個人所有，升學或者畢業后應該歸還本人，由本人保存。

（三）學生檔案管理的內容不夠全面

隨著社會的發展與進步，社會企業對于人才的要求越來越高，越來越細致，從以往的只關注學生在校期間的學習成績、思想情況等方面轉向為對于學生的個人誠信、綜合素質高度重視。但是作為企業掌握畢業生情況的重要依據之一，學生檔案內容信息的不完整，關于學生判定方面的材料出現公式化、套話、內容空洞，導致這類的學生信息可參考價值不高，尤其是對于學生的個人信用、獎懲情況、能力素養等方面的信息缺乏，無法真實全面地反映學生的在校綜合情況，導致用人單位在招收人才過程中不斷產生問題。

（四）檔案管理隊伍的專業性

高校傳統做法只是簡單地把學生學習期間的成績記錄、畢業生登記表、學位申請材料等資料進行收集、整理，然后以機要文件的形式郵寄到其工作單位或者相關檔案管理部門。高校學生檔案管理工作的技術含量不高，對于檔案管理建設的認識程度不夠，缺乏專業性檔案管理人才，導致在學生檔案管理這一方面的成效收益不高，從而在對于學生檔案管理的質量上難以取得新進展。

（五）檔案管理的滯后性

當前，許多高校的檔案信息管理水平仍停留在紙質版檔案的管理階段，花費大量的人力、物力和財力進行學生檔案的收集與整理，不僅得不到較好的總結與歸納，甚至會有遺失等問題的出現?，F在已經是信息大數據交流的時代，落伍的檔案收集整理方法將會隨著時間的流逝而退出歷史舞臺。學校應該利用可利用的資源，用網絡信息去記錄學生的檔案，運用網絡等電子信息分析保存學生檔案材料，不再是笨重的人為操作。運用大數據處理技術將提高工作效率，在今后的畢業和工作等需要轉存和投遞檔案信息的過程中會省去大量不必要的麻煩。

二、高校學生檔案管理的策略

（一）樹立檔案管理理念，增強個人檔案管理意識

學生檔案資料的完善，不僅為學生實現較好的就業前景提供了條件，而且作為一項重要的證明材料，學生檔案將會在學生走上工作崗位的人事調動、勞動保障、社會保障方面提供服務。但是大部分學生對于自己的檔案內容根本不清楚，不知道有哪些資料，不注重自己的檔案內容，在就業競爭中自然不會有任何的參考價值。

所以我們可以分兩個階段對學生的檔案管理意識進行培養。第一是高校入學階段，通過入學教育，讓學生明白個人檔案管理權屬于國家所有，任何單位或個人都不可以對檔案進行隨意查看與處置，從而建立起學生的檔案管理意識。第二是學生升學或者工作之前的就業指導階段，通過參加就業指導相關課程的教學活動，讓學生明白個人檔案對于自己的意義，面對就業，有針對性地收集材料，從而不影響個人職業生涯的發展。

（二）明確歸檔內容，全面體現學生綜合素質

高校大學生個人檔案是今后構成人事檔案的重要基礎。為方便今后的社會人事管理工作，高校應該明確檔案管理的重要性，積極建立檔案管理制度并踏實做好工作。學校檔案管理人員同樣應該積極探索分析學生檔案管理工作，按照社會需求不斷地擴充檔案內容，保證用人單位能夠全面地了解和掌握學生在校期間的真實狀況，更好地為用人企業和院校人才培養專業提供有意義的參考依據。

學生的檔案內容除了原有的基礎性內容，還包括大學生在校期間的個人信用情況、在校任職崗位的適應情況、專業技術水平、社會實踐參與情況、身體和心理素質以及創新能力、專業特長、藝術素養等方面的內容，保證了學生檔案的完整性與真實性。我們要學習黨員檔案管理的方法，搜集學校教師、同學對學生個人的意見，從而避免“學生判定”這一部分出現套話、公式化等內容，力求客觀性。

（三）加強檔案管理隊伍建設

我國相關法律規定，從事檔案管理工作的人員必須具有一定的職業道德與專業素養，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。對此，高校應該建立一支高素質、高度負責、業務精進、道德品質優良的檔案管理人才隊伍。素質較高、高度負責的學生檔案管理人才是做好高校學生檔案管理工作的保障。要加強學生檔案管理人才的思想政治教育，使其具有強烈的事業心與責任心，讓他們明確檔案管理工作的重要性與特殊性。

同時，應該加強學生檔案管理工作人員的專業技能培訓，提升檔案管理人員的專業水平。高校應不定期指派人員對檔案管理人員進行考核與業務測試，并且鼓勵專業人士繼續深造，鼓勵檔案管理人員參加系列的專業職稱評定，以增強人才隊伍的穩定性與專業性。

（四）加強檔案管理的安全保障

只有高校檔案的實體安全和信息安全得到保障，才能進一步提高高校檔案管理的質量。因此，高校應該采取更加安全的保密技術、設備和材料，保證材料的完整性，建立健全嚴格的檔案管理制度，形成多位一體的安全保障體系。另外，高校應該制定檔案安全應急處置協調相關制度，制訂相關應急預案，把檔案管理列為學校重點保護范圍，確保檔案以及檔案管理人員得到安全保障，從而提高檔案安全保障水平，確保檔案合理利用與安全。

（五）高校校園大數據平臺的構建

目前在高校中，大數據平臺的構建尤為重要，它具有數據收集存儲、數據分析、數據共享等一系列功能，能夠匯總校園內的所有數據信息，也是熱門智慧校園的核心。這一平臺的構建需要以軟硬件系統與網絡設施為基礎，后期還需要網絡運營管理以及網站維護，用來進行數據檢索、數據深度分析，在此基礎上后期能夠幫助教師和學生完成數據信息的查詢與接收等。并且這些數據還能夠幫助高校建立起雙向的監督體系和管理體制，實現校園內的信息良性循環地發展。

總之，在當今大數據盛行的時代，構建一個平臺有效管理學生檔案信息是必然。這一平臺的構建便于高校管理者全面了解學生的發展狀況，有效調整管理方式，避開不利因素，為高校的發展以及學生的成長提供優質的服務，進而體現學生信息管理與大數據處理方式的完美融合，讓生活更加人性化、智能化。

三、結束語

提高高校學生檔案管理實效性，有助于學生在校期間有針對性地完善自己，更好地適應社會對于人才的需求，促進學生更加健康積極向上發展。同時這也是高校建設的一項重要內容，能夠促進教學改革與檔案管理工作的不斷完善，促進高校長遠發展。最后，實施學生檔案管理制度，能夠為學生的就業提供強有力的保障，保證學生將來的職稱評定以及繼續深造等方面的權益。完善高校學生檔案管理，能夠反映當代大學生在校生活狀態，為今后的企業選招人才提供了客觀可靠的現實依據。.

【參考文獻】

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