檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

馬潔莎

中圖分類號：G270.7 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-126-01

摘 要 伴隨信息化的加速發展，當前各行業都在廣泛運用信息化。而檔案管理工作自然也如此，加緊與時代發展腳步，開展信息化技術融合，提升管理工作的有效性。目前，我們國家的檔案信息化建筑正在開展，但在管理與信息化融合時，仍有很多問題存在，文章對就這些問題進行分析，同時提出相應解決方法。

關鍵詞 檔案管理 信息化 問題 對策

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案室對接檔案實體、檔案信息開展管理，提供服務的業務，是國家檔案事業單元構成。在各業務中，所占地位極重要，所以需要加大對檔案管理的重視并開展信息化優化。

目前，我國已有的信息化檔案管理方式主要分為兩大類，第一類是檔案管理方式信息化，指的是在管理過程中采用信息化手段，通過信息化方法對檔案開展整理、分類，可以更方便查詢、搜索。第二類是檔案存放的信息化，傳統的檔案存放采用的是實體存放的方式，而信息化檔案管理將檔案變成了信息化數據，方便了檔案的存放。

一、信息化檔案管理出現的問題

（一）未能重視信息化檔案管理

雖然許多單位都進行了信息化檔案管理工作，但在具體實踐中，單位領導并沒有意識到信息化檔案管理的重要性，對信息化檔案管理沒有足夠重視。這就導致了信息化檔案管理長期停滯在查檔、管檔、建檔等初級工作上，無法發揮信息化的最大優點。對于信息化檔案管理，未能長期進行規劃，讓單位檔案管理只停在基本層面，有的價值信息檔案被遺忘，無法利于管理工作的深入開展。

（二）檔案管理人員信息化素質參差不齊

工作參加者主要是有關檔案管理者， 其人員素質對于工作的信息化進程有一定影響。但是從目前的情況分析，管理人員的信息化素養良莠不齊，一些工作只是掌握了簡單的檔案信息內容，在具體工作中只能操作一些較簡單的信息化工作，導致了在信息化檔案管理過程中，未能深入信息化發展，其建設只停留在初級階段下，嚴重影響了信息化的作用發揮。因此，需要加大檔案管理人員的信息化素質，大力推進信息化檔案管理的開展。

（三）對檔案信息化存在錯誤認識

當前信息化檔案工作中，只重視檔案信息保管，卻未能重視其資源運用。此信息化發展是不對的，這對于信息化認知也是不正確的。 建設檔案的信息化目的在于對檔案信息可以充分利用，并非單純保存，正確開展信息化檔案管理，最好的是運用原有的資源來提升其管理率，對檔案資源開展分類并加大信息化方式的規范化。所以想要發展好信息化檔案管理需要把錯誤觀糾正，對信息化加以重視。

二、如何加強信息化建設工作

（一）加強電子資料管理工作

一是開展電子資料管理，充分認識電子檔案重要性，運用網絡技術對文件開展優化，以數字方式做好分類、儲存的工作。二是具體工作需要構建專門團隊開展檔案信息的工作，提升信息化檔案工作的水平。對電子文件做好規范化需求，對電子文件、接收、保存方式做好規范、明確。三是在保存過程中也要建立有效的保存機制，合理安排保存周期，根據文件的重要性設立具體的權限，并對重要文件進行備份。

（二）提高管理人員的信息化素質

在檔案信息化管理建設過程中，管理人員信息化素質也是極為重要的一個環節。要重視管理人員的信息化素質，積極選拔優秀的管理人才，同時要對管理人才加強信息化技能培訓，讓管理人員在檔案管理工作中，需要不斷加強學習信息化的知識，對信息化技能加以優化。做好定時的考核工作，通過對管理人員考核的制度激發起管理人員學習信息化技能。同時，通過信息化競賽的開展，讓更多的人員參加到比賽中并加大學習效果。

（三）加強基礎設施建設

第一，開展信息化檔案的管理工作，需要不斷加大基礎構建，只有技術完善才可有足夠的能力開展信息化支撐及檔案管理工作的融合。做好基礎方面的建設先是加大檔案管理軟件、硬件的設備，如電腦、機房、以及與信息系統相關的軟件設施。

第二，加大資金、人員的投入，確保管理工作的正常開展。在決策時，要提前對建設方案、管理模式進行規劃，結合單位具體實際情況，對每個環節和細節做精心打算。

三、將人工智能和檔案管理進行融合

伴隨社會進步，AI出現在我們的生活中，給生活帶來極大方便。把AI及檔案管理工作有機融合是當前信息化檔案管理的新方式之一。以往的信息化檔案管理，雖然進行了信息化和數字化改革，但依然是人工操作，難免會出現紕漏、效率較低等問題，而人工智能可以充分解決這一問題。

現代的人工智能技術可極大減少管理人員的工作強度，將工作效率大幅度提升，可能可對檔案開展精確性的分析，可利于檔案管理以及信息化的高度融合，這也是將來檔案管理發展的新動態。

四、結語

檔案管理工作涉及的內容非常多，伴隨檔案信息量的增加，傳統管理方式會慢慢被取代，信息化檔案管理方式也是發展的方向。所以需要重視信息化的檔案管理工作，在具體實踐中發現并解決問題。在未來信息化檔案管理會更完善，檔案管理的工作效率也會不斷提升，讓各事業可以全面發展。

參考文獻：

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