醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

麥浩芬

中山市小欖人民醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理科 （廣東中山 528400）

醫(yī)療設(shè)備檔案是指醫(yī)療設(shè)備從購(gòu)置、驗(yàn)收到使用、維修、報(bào)廢全過(guò)程中形成的設(shè)備資料、影像載體、審批文件和其他記錄[1]。醫(yī)療設(shè)備是當(dāng)今醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，這尤為突出醫(yī)療設(shè)備檔案管理的作用。如何結(jié)合醫(yī)院自身運(yùn)營(yíng)特性，尋求一個(gè)高效、科學(xué)、系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法，對(duì)加強(qiáng)設(shè)備管理、解決醫(yī)療糾紛、提高經(jīng)濟(jì)效益有重要意義。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的必要性

為提高醫(yī)療技術(shù)水平，醫(yī)院逐步引進(jìn)大量高、精、尖的醫(yī)療設(shè)備，使得醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容增多、信息量大、涉及范圍廣。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是系統(tǒng)管理醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)。醫(yī)療設(shè)備檔案管理主要體現(xiàn)在收集、保管和利用3個(gè)方面[2]。醫(yī)療設(shè)備檔案能夠準(zhǔn)確有效地為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)，是設(shè)備保養(yǎng)、檢修的必備條件，能保障醫(yī)院合法權(quán)益，為醫(yī)院提供必要的法律依據(jù)。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案的管理現(xiàn)狀

我院按照“一合同一檔”原則建立醫(yī)療設(shè)備檔案，由醫(yī)學(xué)裝備管理科兼職管理。單價(jià)1萬(wàn)元以上的醫(yī)療設(shè)備均建立醫(yī)療設(shè)備檔案，以1份合同為單位進(jìn)行驗(yàn)收和建檔，存入綜合檔案室。兼職檔案管理員每月錄入驗(yàn)收完成的設(shè)備信息至《設(shè)備檔案表》，如設(shè)備的所屬科室、型號(hào)、價(jià)格、資產(chǎn)編號(hào)、保修期、廠家聯(lián)系方式等。

醫(yī)療設(shè)備檔案包含靜態(tài)檔案[3]、動(dòng)態(tài)檔案和報(bào)廢資料。靜態(tài)檔案參照檔案整理順序表進(jìn)行歸檔，見(jiàn)表1。不同采購(gòu)方式產(chǎn)生的靜態(tài)檔案不同，我院醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)方式分為5萬(wàn)元以下院內(nèi)詢價(jià)，5萬(wàn)至10萬(wàn)院內(nèi)磋商或談判，10萬(wàn)元以上交由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行采購(gòu)。動(dòng)態(tài)檔案包括維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備保修購(gòu)買(mǎi)記錄、設(shè)備配件增值記錄[4]、計(jì)量檢測(cè)報(bào)告。報(bào)廢資料含科室申請(qǐng)報(bào)廢單，經(jīng)由設(shè)備維修科長(zhǎng)和主管院長(zhǎng)簽字審批后生效。設(shè)備檔案按照以下規(guī)則編號(hào)，如C101-2，C為設(shè)備檔案標(biāo)記號(hào)，101為設(shè)備檔案序列號(hào)，2為案卷號(hào)。

表1 檔案整理順序

3 加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與建議

3.1 合理規(guī)劃歸檔范圍

合理規(guī)劃醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍，不僅能有效解決檔案室的存放壓力，還能大大減輕檔案管理員的工作量。小型醫(yī)療設(shè)備投資回收期短，創(chuàng)收高，近幾年小型設(shè)備檔案數(shù)量劇增。我院2016年度設(shè)備檔案共66份，5萬(wàn)元以下37份、占比56%，5萬(wàn)元以上29份、占比44%；2015年度設(shè)備檔案共69份，5萬(wàn)元以下30份、占比43%，5萬(wàn)元以上39份、占比57%。目前小型醫(yī)療設(shè)備檔案主要用作同類設(shè)備購(gòu)買(mǎi)的參考和保修期等信息查詢。根據(jù)《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中第四章的使用管理中的第三十二條：“單價(jià)在5萬(wàn)元及以上的醫(yī)學(xué)裝備應(yīng)當(dāng)建立管理檔案。內(nèi)容主要包括申購(gòu)資料、技術(shù)資料及使用維修資料。單價(jià)5萬(wàn)元以下的醫(yī)學(xué)裝備，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況確定具體管理方式。”醫(yī)學(xué)裝備管理科根據(jù)實(shí)際情況，將5萬(wàn)元以下的醫(yī)療設(shè)備檔案分類處理，標(biāo)記編號(hào)為CC，并減少檔案的制作工序，另存放于醫(yī)學(xué)裝備管理科。

3.2 設(shè)備檔案信息化管理

醫(yī)療設(shè)備檔案信息化是將建檔過(guò)程中產(chǎn)生的文檔資料等采集至醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速補(bǔ)充、登記、檢索、匯編，對(duì)后期的檔案調(diào)閱、檢查、維修等工作的順利進(jìn)行起著關(guān)鍵作用[5]。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理應(yīng)以提高檔案管理效率，加大檔案資源共享，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源為宗旨[6]。目前我院的醫(yī)療設(shè)備信息化管理最為薄弱，無(wú)法快速響應(yīng)臨床科室的檔案需求，只能由兼職檔案管理員從《設(shè)備檔案表》中查詢?cè)O(shè)備信息，或再到檔案室查找原始紙質(zhì)資料。建立醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理就能很好地解決臨床需求，并大大提高工作效率。醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)應(yīng)包含采購(gòu)模塊、驗(yàn)收模塊、檔案模塊、維修模塊、科室查詢模塊。從設(shè)備資料較為齊全的驗(yàn)收階段開(kāi)始建檔，驗(yàn)收人員將資料錄入系統(tǒng)，檔案兼職管理員可從驗(yàn)收模塊中將部分?jǐn)?shù)據(jù)調(diào)至檔案模塊，歸檔后無(wú)法更改檔案信息，各臨床科室人員僅有查詢信息功能。

使用高速掃描設(shè)備將關(guān)鍵的檔案資料如采購(gòu)申請(qǐng)與批復(fù)、技術(shù)參數(shù)、合同、驗(yàn)收表、說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等掃描至系統(tǒng)，形成電子檔案，供臨床科室下載應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案資源快速共享。科室可自行查看下載設(shè)備采購(gòu)合同、招標(biāo)技術(shù)參數(shù)、說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)，對(duì)后期購(gòu)置同類設(shè)備有重大參考意義。電子化管理檔案是目前發(fā)展的趨勢(shì)，是科學(xué)有效管理檔案的充分條件。

3.3 動(dòng)態(tài)檔案的管理

動(dòng)態(tài)檔案產(chǎn)生于醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行過(guò)程中，管理零散。如維修記錄單的不連續(xù)增加，使得之前的檔案盒中存放位置不足；設(shè)備科的維修記錄單零散，上交時(shí)間不統(tǒng)一，且無(wú)記錄檔案號(hào)使之一一對(duì)應(yīng)。這不僅增加了檔案管理員的工作量，且增大了檔案資料缺失的概率。檔案管理人員制作檔案時(shí)應(yīng)考慮實(shí)際情況合理制作檔案，且應(yīng)加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，才能管理好醫(yī)療設(shè)備檔案，使之發(fā)揮最大用處；設(shè)備科維修員應(yīng)在維修記錄單上寫(xiě)上檔案號(hào)，按順序整理好并統(tǒng)一在規(guī)定時(shí)間段上交。檔案管理員應(yīng)及時(shí)將維修記錄單補(bǔ)充到對(duì)應(yīng)檔案盒中，并于醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。動(dòng)態(tài)檔案的管理更需由檔案制度落實(shí)規(guī)范管理。

4 總結(jié)

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作量多而繁雜，為了提高醫(yī)療設(shè)備的使用效益，必須提高設(shè)備檔案的利用率。健全檔案制度，落實(shí)規(guī)則，明確人員分工；收集完整的檔案資料；在借閱制度中保管好檔案；加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)；加快智能醫(yī)療設(shè)備檔案管理，充分利用設(shè)備檔案的分析作用，解決臨床科室需求，避免設(shè)備閑置浪費(fèi)，提高設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益[7]，以提高醫(yī)院的綜合效益。