試述檔案精細化管理工作提升的有效途徑

摘 要： 檔案管理工作自誕生以來就是各個機構高度重視的日常管理內容之一，對于檔案管理水平的高低以及檔案利用程度對單位各項工作的開展產生高度的影響。通過對精細化管理在檔案管理工作中的重要性以及實踐意義分析，找出目前檔案管理工作中的不足，希望通過精細化管理模式的引入實現檔案管理工作的提升。

關鍵詞： 檔案管理；精細化管理；效率提升

所謂檔案是各個機構和個人在發展的過程中形成的記錄性的文件資料，其具有權威性和廣泛的認可性。檔案存在的價值除了記錄單位和個人的發展歷程，其更重要的作用是能夠為檔案所有者未來的發展提供具有參考意義的佐證，以確保各項事務能夠有效開展。對檔案開展科學的管理和利用，具有十分重要的現實意義。

一、檔案管理領域引入精細化管理類的實踐意義

檔案管理發展到目前的階段已經成為了多范圍的內容共同參與的一項復雜工作，各個環節之間關系復雜而緊密，成為一個圍繞檔案所有者的一個立體化的信息集合，各個檔案信息之間互相連接，同時又互相制約，在一個檔案單元中共同發揮不可缺少的作用。針對這種現狀，只有開展針對檔案系統的精細化管理，才能有效理順檔案管理的復雜現狀，同時幫助機構和個人能夠更簡單快捷的實現檔案利用，而檔案管理機構也能夠以更加高效的面貌來向社會提供檔案管理服務。精細化管理思路在檔案管理工作中的引入，能夠使檔案管理形成全局性的、可掌控的應用場景。通過梳理精益管理思路，引入專業化、科學化和具有可操作性的管理技術和模式，讓健全的制度在檔案管理各個階段都能夠發揮有效作用，打造協同立體的工作體系，從而不斷提升檔案管理工作的實效。精細化管理從理論向實踐的邁進并不是一項簡單的工作，除了有完善的理論體系作為支撐，還需要在實踐的過程中大膽嘗試，不斷地積累經驗教訓，摸索出一條符合現實情況的管理和操作流程。

從本質上講，精細管理屬于對于既定目標分解、落實、操作、實施乃至最終完成的過程，這種管理模式重視每個流程環節的監督和管理，重視每一個環節對于最終結果產生的影響。現代檔案管理涵蓋了檔案管理、檔案工作、檔案信息的開發利用以及現代信息技術、項目管理、檔案館安全管理等許多新內容，需要有新思路、新理念、新方法推動現代檔案工作的規范化和檔案管理的科學化，需要檔案管理更加精細化以便日常工作需要和為公眾提供利用。在精細化管理的理念深入人心并在系統中順利流轉之后，各種標準化的操作流程就可以在這個嚴密的體系中順利的開展，由此可以實現檔案管理工作的效率提升、價值增長。在這個過程中，參與流程的管理人員的服務意識和執行力也將得到較大的提升，對于檔案安全的防范意識等都會得到相應增強。

二、目前當管理工作中存在的問題

（一）管理不完善

無論何種檔案，對于所屬人員和機構來說都屬于非常重要的保密內容，有的檔案涉及到企業未來發展，有的檔案對于人員的生活產生巨大的影響，無論是機構檔案還是個人檔案，管理機構都應該進行嚴密的保管，從而對機構和個人的發展以及檔案管理部門的權威性負責。目前在檔案管理工作的開展過程中，部分管理機構對新增檔案缺少及時的更新和儲存，甚至因為檔案數量和種類的增多而導致檔案遺失或者損壞的情況，影響了檔案的完整性和有效性。對于現有檔案的保管過程中也一定程度的存在檔案分類規則不清晰、信息儲存雜亂等現象，這些問題都給檔案進一步的管理和整理造成了阻礙。

在管理手段缺失的同時，部分檔案管理機構還缺少完善的制度管理措施約束，目前很多檔案管理部門由于不是一線部門，往往對檔案管理工作在新時期的重要性缺少敏感度，重視程度也不足，缺少完善而高效的管理制度對工作開展進行規范和約束，面對檔案工作所出現的問題沒有相關制度的解決方案，長此以往下來，使得檔案管理工作進行隨意，造成檔案管理工作很多不良后果的產生。

（二）管理人員思想和技術不專業

很多機構和個人的檔案管理機構缺少對于所管理檔案的重視，對于檔案管理人員的要求不高，準入級別低，從業人員內部綜合素質參差不齊，缺少專業性的技術培訓，同時服務理念也不到位，高級管理人員對于檔案管理服務崗位的重視程度不夠，對于具體工作人員服務意識不足、服務技能不過關的情況缺乏清醒認識，認為檔案管理人員只需對檔案的保存負責，缺少嚴謹的工作態度，對于工作內容敷衍了事，嚴重的阻礙了檔案管理工作向前開展，也是精細化管理開展的極大障礙。

三、檔案管理的精細化管理

（一）構建完善檔案管理制度

為了實現檔案管理工作向精益方向發展，就需要檔案管理機構從基本的政策以及制度制定方面下手，打造完整的檔案管理制度流程，完善相應的規章標準。即從理論上確保檔案管理工作約束到一個科學合理的流程中來，又能使檔案管理工作開展過程中遇到的諸多以前無章可循的問題能夠得到妥善的解決，使得規章制度成為管理人員工作開展的依據，這成為了新形勢下檔案管理工作進行的必要條件。

（二）引入新型管理方案，提升軟硬件設施水平

傳統的檔案管理方法是重視人工審核，重視檔案的介質儲存，由于人工操作錯誤不可避免，同時紙質或者其他介質在儲存過程中難免出現破壞和遺漏，使得檔案管理工作效率長期在一個較低的層面，同時先關服務所帶來的受眾滿意度也較低，使得檔案管理工作無論是機構還是個人都存在一定程度的困惑。而現今的電子設備則可以保證對于檔案內容進行有效的保存及分類管理。所以檔案管理工作也應及時的引進先進的電子管理設備，方便管理人員的工作，提高工作態度，保證檔案內容的準確性，降低檔案管理工作難度水平，讓檔案管理工作在新形勢下能夠有序進行，展現規范化、有效性的檔案管理工作。

（三）提升工作人員綜合服務水平

新的檔案管理工作形式，對于檔案管理部門工作人員來說也是一個巨大的挑戰。對于管理部門來說，要加強對于原有工作人員技術與服務理念層面的培訓，使其工作能力滿足精細化管理開展的需要，同時通過提升服務人員服務態度與水平來提升檔案使用人員對于檔案管理里機構與管理服務人員的滿意度；同時，要提升檔案管理工作人員招聘的準入門檻，大量吸收業務能力強，觀念超前，服務態度好的人員充實到隊伍中來，這對于提升機構精細化管理的能力以及推動檔案管理機構的未來發展具有十分重要的現實意義。

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作者簡介：羅宣，女，1981年10月13日，天津人，天津市建筑設計院，300074，本科，研究方向：檔案系列。