設計院電子檔案管理與研究

章明燕 陳海蓉 陳炳

摘要：工程設計檔案是設計技術活動的直接記錄和實際反映，它真實地記錄了設計活動的全過程，是評價設計活動與質量控制及科研創新全過程的透視鏡。在設計中形成的工程檔案和資料是一筆很大的財富，這些檔案資料是設計院的命脈，具有極高的經濟價值，對設計院今后的壯大及發展有著非常重要的參考價值。因此，本文分析了設計院企業電子檔案管理存在的問題，提出設計院企業電子檔案管理新技術措施和方案、存儲以及優化設計院檔案管理的建議。

關鍵詞：設計院；電子檔案；管理

1設計院企業電子檔案管理存在的問題分析

一是電子文件不能得到完整收集，由于企業業務的不斷擴展，所做項目也逐年呈現增多趨勢，相關電子文件的大量產生給電子文件歸檔以及管理帶來困難。主要因為收集歸檔電子文件沒有通過規范化處理，沒有實施分類和有效的整理就將其存在同一電子文件名下，容易出現數據丟失現象，不能充分保證電子文件的真實性。二是電子文件的特點就是易更改和丟失，所以電子檔案在管理過程中的重點內容就是安全存儲問題，電子檔案數據量大導致存在一定安全隱患，如果服務硬盤出現損壞，或者人為因素對服務器上的數據進行刪除，都會帶來不可彌補的損失。所以應該探求新的解決措施，對服務器存儲壓力進行緩解的前提下，還要促進電子檔案數據的安全保存。

2設計院企業電子檔案管理新技術措施和方案

2.1保證電子檔案得到有效利用

由于企業在綜合管理信息系統平臺網絡背景下，新的圖檔管理系統不僅支持局域網本地訪問，同時也在一定程度上支持廣域網的異地訪問，不管在哪里，只要能上網，相關設計人員都可以對系統中的文件查詢功能進行利用，檢索或者瀏覽工程項目類等電子檔案資源。如有需要可以通過審批手續獲得相應授權后，設計人員對系統中在線下載這一功能合理利用，對已經完成的設計文件進行下載，在新設計項目中對已有設計知識合理借鑒，對設計過程簡化，減少項目整體設計周期，保證電子檔子的資源共享。

2.2保證電子檔案中的數據安全存儲

由于現階段企業電子檔案的日積月累，尤其對歷史檔案資料實施的數字化處理導致出現較多的電子化檔案數據，給檔案管理服務器帶來嚴重安全隱患的基礎上，也加大存儲量。為了能夠對服務器存儲容量壓力進行有效緩解，實現電子檔案在數據上的安全存儲。運用光盤與服務器兩者相結合方式，不僅保證電子檔案數據得到安全存儲，同時還能管理光盤載體資源。電子檔案數據在備份過程中可以完全利用光盤庫存儲，如果存儲數據一旦刻錄，就會形成不可更改的數據，提高安全系數，促進電子檔案數據的安全存儲，進一步為服務器節省出較大的存儲空間。

3設計院企業電子檔案的備份

電子檔案要想安全存儲的主要前提條件就是檔案具有真實性和完整性。不管使用哪種介質作為載體，都可以在數據備份的方式上對存儲的安全性進行加強，最大限度的減少數據出現丟失或者損壞的風險。在硬盤上存放的電子檔案數據可以數據中線對其實施統一備份和管理，備份服務器會結合之前制定好的計劃在規定時期內發起備份，對于服務器而言，它向硬盤數據區對讀取控制指令進行發出，需要備份的數據就會在局域網的作用下傳輸到備份服務器，致使備份達到服務器的磁盤陳列中。為了不給相關業務系統的正常運行帶來影響，可以實施每周一次完全備份，對數據在備份過程中的效率進行保證。

4設計院企業電子檔案載體的存放環境以及定期檢驗

4.1存放環境

現階段由于工程設計企業對電子檔案存放的載體主要以光盤為主，但是光盤載體大部分使用的是聚碳酸酯作為盤基，鋁或者其它相關金屬質膜作為反射層，保護層是聚丙烯酸脂。如果在使用過程中或保存不當，容易被損壞。所以要為載體創造出較好的保管環境，促進電子檔案數據的安全。光盤匣自身存在防磁和放光功能，將光盤放在光盤匣中可以降低對光盤的磨損程度，周圍環境應該在十七到二十攝氏度之間，相對濕度為百分之三十五到百分之四十五之間，存在的地點應該防火和防濕，避免在高溫環境中。

4.2定期檢驗

電子檔案光盤載體需要進行定期抽樣檢驗，這樣做的目的能避免光盤由于外界環境因素的影響出現不必要的錯誤，降低數據出現丟失風險。對電子檔案存儲光盤載體進行抽樣機檢驗，如果存在不能讀取的光盤，應該在第一時間內找出備份光盤，將數據復制工作做好，充分保證數據的安全存儲。

5優化設計院檔案管理的建議

5.1 搞好檔案基礎業務建設和標準化

檔案管理基礎工作和業務建設非常重要，涉及到檔案的收集、整理、保管、利用等各個環節，只有這些基礎工作做好了，才能提高檔案的歸檔率和完整率。檔案室要繼續強化檔案業務規范化建設，使館藏結構更加合理，保管條件更加完善。檔案管理更加科學。要切實加強組織領導、完善管理體系，加強檔案基礎管理工作，把檔案信息化管理工作落到實處。切實做好檔案信息化管理工作計劃的制定與落實，檔案人員必須嚴格執行檔案操作規程，認真落實崗位責任制，進一步加強業務基礎建設，同時，領導的支持也是實現信息化的有力保證。

5.2檔案信息化管理應當科學規劃，協調發展，循序漸進

檔案信息化管理水平應與經濟技術和社會文化發展水平相適應，信息化是一個相對的概念，其具體內容隨著科技發展不斷更新。信息化對不同類型的檔案部門有不同要求，不能同日而語，信息化的管理方法有多種，必須因地制宜，采取不同途徑。同時健全組織體系和管理制度也是實現檔案信息化管理的根本保證。

檔案信息化管理理論是與時懼進、不斷發展完善的。檔案信息化管理工作是一個逐步推進和實施的過程，更是一個復雜的系統工程，必須科學規劃，協調發展，循序漸進。檔案信息化管理工作任重道遠，必須堅持穩中求進，檔案部門要充分認識到信息化技術不是檔案工作的最終目的而是手段。檔案信息化管理必須堅持為領導和決策層服務，為科研、管道設計等服務。作為檔案工作人員要充分認識到加速檔案信息化管理是提高檔案信息服務水平的必由之路。搞好檔案信息化管理工作必須依靠科技的進步，依靠信息化的設備和人員對自動化設備的掌握；依靠工作者本身綜合素質的提高。先進的設備最終要靠人去操作管理，檔案工作人員必須不斷學習先進的管理理論知識，掌握信息化的管理技能，為實現檔案信息化管理奠定基礎。

3結語

總之，工程設計檔案是設計院不可或缺的信息資源和知識資產，對設計院的發展具有重要作用。工程設計檔案管理是設計院管理的一項重要的基礎性工作，應結合自身檔案特點，做好工程設計檔案工作，管好、用好這筆財富，充分發揮工程設計檔案的價值，為設計院的發展作出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]趙靜.綜合設計院工程設計檔案管理綜述[J].城建檔案.2014（8）

[2]朱媛.新時期設計院檔案管理探析[J].中小企業管理與科技. 2014（6）