制定會計檔案管理策略，全面促進會計檔案管理工作質量提升

李永蘭

摘 要：會計檔案可以在一定程度上顯示出企業的經濟運營情況，是企業重要業務資料憑證。本文闡述了會計檔案的涵義，分析了企業會計檔案管理工作中存在的不足，提出了提升會計檔案管理水平的有效對策。

關鍵詞：提升；工作質量；會計；檔案管理；策略

前言

會計檔案管理是企業會計工作中非常重要的部分，是企業數據資源的載體和來源，會計檔案可以體現和記錄企業的經濟發展歷程，是重要的歷史數據憑證。會計檔案管理工作的水平直接影響著企業的財務管理水平，因此，需要不斷強化企業會計檔案管理工作，在歸檔、整理、采集和立卷方面不斷加強，這對企業的經濟效益提升有著重要的作用。

1.會計檔案的涵義

會計檔案管理辦法中有明確的規定，會計檔案就是會計賬本、財務報告、會計憑證等專業的資料。會計賬本是指銀行存款日記賬、現金日記賬、各類明細分類帳和總分類賬等資料。各類別賬簿需要分類進行整理和歸納，實施專門的管理。會計報表是指企業的月度、季度和年度的會計報表。會計憑證是指銀行存款余額調節表、原始憑證 、銀行存款對賬單、原始憑證匯總表等文件。在進行整理時，需要重視對原始憑證的粘貼，需要保持每個單據間的統一和平整。針對一些超過憑證要求大小的原始單據，需要進行折疊和對齊，保障文件能夠不壓字、不掉頁、容易翻看、整齊、美觀、穩固。

2.企業會計檔案管理工作中存在的不足

2.1不規范的會計檔案管理工作

在進行企業的會計檔案卷宗建立時，經常會出現會計檔案的封面缺少內容，在排列、分類和裝訂上不規范，并且會計檔案的目錄不明確不詳細，有的甚至沒有目錄。有些企業的會計檔案在進行裝訂之后，并沒有實施封粘，還有的會計檔案雖然已經封粘了，但是沒有蓋上會計人員的簽章在封粘的地方。而且還存在著會計檔案報表的時間順序散亂、會計檔案文件信息資料不全是會計檔案的專業資料缺少等情況。在實施企業會計檔案的儲存工作時，也沒有建設專門的檔案儲存室，只是交由出納人員進行管理，這又為相關規定和要求。在會計檔案的管理辦法中有明確的要求，企業需要每年都建立會計檔案，并且需要會計機構根據具體的檔案歸檔標準，進行立卷歸納和整理，最后進行裝訂。如果并沒有建設專門的檔案機構，就需要在會計機構中派遣專門的有經驗的人員進行檔案的保管。企業中的出納人員不能同時管理會計檔案，在進行會計檔案的交接時，沒有根據定期、永久兩個類別進行儲存，也沒有及時的移交清單，對會計檔案的銷毀工作不及時，這樣會導致企業會計檔案的數量太多，內容雜亂無章，難以查看。在進行企業實際運營時，還存在許多會計檔案管理上的操作失誤，容易造成企業的會計檔案管理不符合要求，管理工作不科學，無法保障企業的整體管理效率和質量。

2.2不完善的會計檔案管理制度

很多企業沒有創建完善的會計檔案管理制度，對會計檔案的儲存、歸納、立卷等工作不夠科學，并且在會計檔案的移交標準、整理要求、歸檔時間和歸檔范圍上，沒有進行詳細的規定，缺少專業的操作辦法，這嚴重的影響了企業會計檔案管理工作的有效實施。

2.3缺少對會計檔案管理工作的重視

很多企業對會計檔案管理的意識較弱，沒有擁有足夠的重視，造成企業的會計檔案管理和會計工作脫節。很多企業只重視會計業務方面的工作，卻忽略了對會計檔案的科學管理，沒有將企業會計檔案的科學管理工作歸進會計人員的工作責任里，也沒有派遣專業的工作人員去實施會計檔案的管理。很多進行會計檔案管理的工作人員都是兼職，對會計檔案的具體內容和操作要求不了解，沒有專業的操作技能，不明確會計檔案的歸檔要求和范圍，阻礙了企業會計檔案管理工作的順利進行。

2.4不健全的會計檔案資料整理

在進行企業的會計工作時，很多企業會重視會計中的報表、賬本、會計憑據等資料，對其進行整理和歸納。但是卻忽略了對會計材料的歸納、整理和收集，多數只是趨于形式化，態度不夠認真負責。這樣的情況下，就無法保障企業會計檔案資料的完整性，影響了企業的正常運行。很多企業在項目結束之后，會忙著整理賬本、會計憑證等信息，在項目進行審核時才發覺，很多較重要的文件、經濟合同和勞務協議等信息不完整，造成原來的憑證不充足，會直接對審核的結果造成影響。

3.提升會計檔案管理水平的有效對策

3.1提升企業會計檔案管理人員的專業技能水平

企業收集和整理會計檔案的管理人員，是會計檔案的主要責任人，擔負著對企業中會計檔案進行整理、管理操作的責任，其專業技能水平高低，會直接影響著企業的會計基礎水平、管理水平和經營情況。因此，要結合我國目前市場對企業會計檔案管理人員的需求，不斷提升會計檔案管理人員的專業技能水平和綜合素養。在檔案法里有所要求，進行檔案管理的工作人員，需要認真負責、遵守法律法規，還要有較高的職業素養，擁有專業的知識儲備。所以，企業需要自根本上改善會計檔案管理工作的水平，開展專業的理論知識培訓和專業技能培訓，對企業會計檔案管理人員進行多方面的培養，包括管理人員的職業素養、業務能力和思想水平。這樣做可以讓企業的會計檔案管理人員，不但擁有較專業的檔案管理理論知識儲備，對檔案管理操作技能更加掌握，擁有較高的專業技能和職業素養；而且還讓會計檔案管理人員可以結合環境的轉變，不斷提升自我，不斷學習和借鑒，更新知識儲備。使會計檔案管理人員可以更好的投入全身心實施會計檔案管理工作，提升企業會計檔案的管理水平，保障企業的監管工作實施，促進企業的順利發展。

3.2加強企業對會計檔案管理的重視程度

要不斷加強企業的會計檔案管理思想，持續的培養企業會計檔案理念，使企業領導階層和管理人員意識到會計檔案管理工作的重要性和對企業的積極作用。企業的會計檔案信息所包括的內容有很多，并且擁有嚴密性、廣泛性和專業性的特征。企業會計檔案的參考機制、憑借意義和原始性特點，促使其成為了企業的針對性檔案，和其他檔案有所不同，需要進行針對性、專業性的管理。只有企業可以在思想上實現對會計檔案管理的檔案的重視，才可以保障其有效的落實。

3.3創建科學的會計檔案管理制度

企業需要嚴格的遵守我國各項法律法規、政策要求和規章制度，積極的去實施和指導企業的會計檔案管理工作，創建科學有效的會計檔案建立、儲存、歸檔、銷毀、查看等管理制度，保障企業的會計檔案可以被科學嚴密的保管，并擁有一定的順序，方便進行查看，不會輕易的被損毀或泄露。企業會計檔案管理工作具有挑戰性，并且工作內容較繁多，這就造成企業會計檔案管理工作的質量高低，對企業的穩定發展有著重要的作用。企業在未來進行會計檔案管理工作時，需要與時俱進，從最基礎的工作入手，全面提升會計檔案管理工作的效率和質量，運用會計檔案中的各項數據資源，對企業的經營情況和經濟發展情況進行充分的了解，保障企業的財務管理工作效率，促進企業的穩定發展。

4.結語

在進行企業會計檔案管理工作時，需要不斷提升會計檔案管理人員的專業技能水平，加強企業對會計檔案管理的重視程度，創建科學的會計檔案管理制度，保障企業會計檔案管理工作的順利進行，促進企業經濟效益的提升。

參考文獻：

[1]趙偉萍. 談談對新形勢下會計檔案管理的思考[J]. 現代經濟信息， 2017（22）：35-36.

[2]劉偉. 淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J]. 財會學習， 2017（5）：183-184.

[3]賈莉. 探究如何加強會計檔案管理工作的措施分析[J]. 東方企業文化， 2015（3）：203-204.

[4]趙艷. 探析財務會計檔案管理問題及應對措施[J]. 建筑工程技術與設計， 2017（4）：1058-1059.