淺談目前建筑施工企業文書檔案管理工作現狀與對策

唐歡歡

摘 要：企業的檔案可分為科技檔案、人事檔案和文書檔案，企業的檔案信息不僅能夠為企業調整自身產業結構和組織、清算資產、對外經濟擴張等提供依據信息，也能夠為企業進入市場成為具有獨立法人權利競爭者提供依據。目前，檔案管理工作雖然已經受到了我國建筑施工企業的重視，但在文書檔案的管理方面，仍存在著企業員工認識不到位、檔案管理制度不健全等問題。因此，難以真正發揮檔案管理工作在企業中的作用。

關鍵詞：建筑施工企業；文書檔案管理工作；現狀和對策

引言：

文書檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。然而，由于各種因素的影響，當前企業在文書檔案管理中還存在很多問題，導致文書檔案管理水平低下，甚至給企業的發展帶來了阻礙。

1當前企業文書檔案管理中存在的問題

1.1對文書檔案管理工作不重視

當前的市場經濟環境給企業帶了更多的機遇和挑戰。與此同時，也加劇了企業之間的競爭力。為了應對激烈的競爭，企業往往更重視產生的直接經濟效益。久而久之，日益忽略了文書檔案管理的重要性。除此之外，在新的發展形勢下，企業紛紛建立了現代管理制度，以此來提高內部管理的水平。此時，企業職工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的沖擊，進而忽略了提供歷史經驗的文書檔案管理工作。

1.2傳統文書檔案與電子版公文制作管理工作脫節

公文制作是文書檔案管理的基礎。然而，在傳統辦公手段向電子化無紙化辦公轉化階段，產生公文制作與檔案管理脫節現象。由于電子化辦公公文制作、發行無紙化，以網絡傳遞方式進行，單位內部實行OA網無紙化辦公發文，文字版公文不再出現，檔案室又暫不具備電子儲存設備與功能，造成應歸檔文件不能及時歸擋，文書制作部門又沒有檔案保存職責，電子版文書隨時有丟失的可能，造成企業辦公文書保存不全或遺失。

1.3文書與檔案之間聯系不緊密

在企業實際管理工作中，文書和檔案實行分塊管理，一般文書由文秘進行處理，一年甚至幾年不交檔案室，使得文書和檔案完全分離，一定程度上造成文書管理人員對檔案管理工作意識薄弱，而檔案管理人員只關注檔案，對文書工作缺乏考慮，對文書內容不熟悉等，導致文書與檔案脫節。

2加強企業文書檔案管理中的措施

可以看出，當前企業在文書檔案管理中還存在很多弊端。因此，企業必須引起重視。本文在分析上述問題的基礎上，結合實際的工作經驗，提出解決的具體辦法和措施。包括以下幾個方面。

2.1提高對文書檔案管理工作的重視度

企業領導層應該從長遠的發展角度出發，改變以往片面追求經濟利益的觀念，本著溪流長流的原則，提高對文書檔案管理工作的重視度，以此推動企業的可持續發展。，具體來講，可以從這幾個方面著受手：①加大資金的投入，補充足夠的工作人員，不斷完善管理設備。同時，制訂有效的考核機制，對文書檔案管理人員進行嚴格的考核，充分發揮文書檔案管理工作在企業中的價值。②整理企業在生存、發展、改革中形成的系列文件，在此基礎上，總結經驗與教訓，然后將其運用到今后的工作當中，以此提高工作效率。③借鑒以往經驗，對企業未來的發展作出詳細的規劃，根據其發展的實際情況，對當前的經濟結構作出合理的調整，促進企業的深化改革。在此基礎上，為企業的發展增加更多的動力支持。只有這樣，才能充分發揮文書、檔案在企業發展中的重要作用和價值。

2.2依靠制度化，實現檔案管理規范化、標準化

制度化是實現規范化和標準化的前提，用制度規范企業的檔案制作、傳遞、歸擋、保管、調閱等行為，用制度實現檔案管理的安全、保質、保密等標準。建立健全包括文書制作、送交、歸檔一體化制度、歸檔判定制度、安全保管制度、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案管理人員工作責任制等。企業檔案管理列入企業現代化管理范疇，制定科學嚴謹的考核辦法，把它列入企業領導業績考核范圍，工作職責落實到人，與管理人員的工資獎金發放結合起來，做到有制度、有落實、有檢查、有考核、有獎懲，確保各項工作制度和工作標準的落實達標。按照國家檔案行業標準《歸檔文件整理實施細則》要求制定文書檔案管理標準，投資配置專業保存工具，做到防磁化、防強光、防腐蝕、防格式化等，確實做到保質保量，隨時調用，方便快捷，以此促進文書檔案管理規范化、標準化的實現。

2.3做好文書和檔案之間的聯系

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，兩者之間相輔相成，相互獨立又相互依存，要想做好文書檔案管理工作，必須將兩者進行統一，做到分工不分家。在文書檔案管理工作中，要對文書材料及時進行整理立卷，做好歸檔工作，提升文書檔案管理工作質量。

2.4引進現代電子技術，實現文書檔案管理的現代化

企業要增加投入，為檔案室配備先進計算機辦公設備和網絡傳輸設備。實現文書檔案管理現代化，一是利用電子網絡系統聯通企業各部門辦公系統，實現文件及時傳輸，快速收集、快速借閱。二是利用計算機存儲容量大的優勢，將紙質檔案的目錄、編號輸入計算機，形成紙質檔案編輯系統；將電子檔案、數字音像檔案內容輸入數據庫，建立文書檔案數據庫，增大文書檔案儲存量。三是利用計算機辦公系統檢索速度快、傳送便利、查詢快捷的特性，實現各種檔案的快速準確查找、調閱、傳輸。四是在檔案庫房安裝電子安全、控制室溫、防范火險監控設備，實現檔案室安防自動管理。

3加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

3.1把握現代化管理技能，提高綜合素質

自動化辦公在文書檔案管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節和自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要檔案管理工作者去把握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，也要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

3.2明確在職教育的原則，選擇課程內容

相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。

結束語：

檔案管理是一項利國利民、具有歷史意義的工作，具有嚴密的科學性和專業性，以上是本人對企業文書檔案管理工作的一些粗淺認識以及在工作中的一點體會，只是冰山一角，作為引玉之石，希望各位同行給予批評指正，以求探索出進一步做好企業文書檔案管理工作的新思路，共同為提高我國企業文書檔案管理工作水平做出應有貢獻。

參考文獻：

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