數字化背景下檔案利用方式的特點及創新

張慧

摘 要：在傳統檔案管理中，檔案利用效率非常低下，檔案難以發揮應有效果，抑制了企業單位發展。數字化背景下，檔案逐漸由紙質檔案向電子化檔案轉變，檔案管理靈活性增強，管理效率增長，檔案利用效率提高，真正發揮了檔案信息資源的價值。然而，社會在飛速發展，檔案利用方式仍存在一定不足。對此，文章探討了數字化背景下檔案利用方式特點，并根據實際情況提出新的檔案利用方式。

關鍵詞：數字化背景；檔案利用方式；特點；創新

前言

社會經濟與文化的發展，檔案事業作為黨與國家事業的重要組成，不斷滿足人們美好生活對檔案利用的需求，成為數字化背景下檔案工作的重要任務。當前，傳統的檔案服務方式已經無法滿足社會需求，數字化檔案資源建設，為檔案服務工作、檔案利用方式的改革創新提供了契機，為檔案部門創新服務奠定了基礎[1]。基于此，如何有效利用網絡資源、素質資源，拓展檔案服務方式，充分發揮檔案作用，推動企業單位可持續發展，成為檔案工作者面臨的主要問題。

1.檔案利用的簡單概述

檔案利用，主要是指檔案工作者通過檔案利用工作系統，完成檔案信息查找、檔案信息利用的過程。檔案利用是檔案信息資源利用價值實現的過程。在整個方案工作中，檔案利用工作是其的最終環節[2]。須知，國家政府、檔案工作者為檔案作的所有努力，對檔案的安全保護，其最終目標都是利用檔案，服務于現代化建設，可見，檔案利用的重要性。

2.數字化背景下檔案利用方式的特點

2.1檔案檢索方式便捷

在傳統紙質版檔案利用中，檔案檢索方式多是目錄檢索，人們需要在庫房與檢索目錄之間不斷尋找，才能查找到所需的檔案信息，通常，一份檔案信息需要幾個人相互配合才能夠找到，耗時較長。并且，檔案的長時間存放，檔案破損、丟失現象常見，影響了檔案的完整性。而信息時代的到來，數字化檔案代替了傳統的紙質檔案，在檔案檢索中，可直接在檔案管理系統檢索模塊輸入關鍵詞，即可快速查找所需的檔案資料，提高了檔案檢索的便捷性，為檔案的有效利用奠定了堅實基礎[3]。

2.2檔案利用效率提高

實際上，影響檔案利用效率的因素有很多，尤其是在紙質檔案盛行時，檔案利用效率較低。數字化背景下，檔案查準率提高，檢索速度快速，檔案利用效率增高，但是，仍存在諸多因素，影響了檔案利用率。如：檔案館館藏豐富度，文檔整理是否規范，檔案服務人員是否專業等。對此，在數字化背景下，檔案館應根據社會需求，不斷豐富檔案館藏，并規范文檔整理，培養專業型檔案服務人員，充分發揮檔案的高利用效率。

2.3檔案登記更便利

檔案登記，主要包含有檔案移交登記、檔案利用登記。檔案登記的便利，是數字化背景下檔案利用方式的又一特點。傳統檔案利用，需要歸檔人通過手工填寫檔案移交登記表，移交單位、移交時間、移交內容等；而檔案的利用也需要手工填寫紙質版的檔案查閱表、檔案借閱表等，還需要管理員簽字，才能真正利用檔案。然而，數字化時代，檔案利用人可直接通過檔案管理系統中的利用模塊，通過電子登記形式，完成一些列等級問題，極大提高了檔案利用效率。

2.4服務手段靈活，凸顯人性

傳統紙質檔案利用，需要利用者進入檔案館，才能夠真正查詢到自己所需內容，該種形式很難滿足廣大群眾對檔案利用的需求。檔案數字化之后，檔案館可直接通過計算機遠程查詢并利用檔案。當前，諸多檔案館引進微信公眾號，利用者可直接通過關注公眾號，查詢所需檔案。可以說，檔案數字化之后，檔案利用方式多樣化，檔案館服務手段靈活，真正凸顯出以人為本的原則，滿足了各個檔案利用者的需求。

3.數字化背景下檔案利用方式的創新

3.1建立檔案微信公眾號，提高檔案利用效率

當前，微信已經成為我國一大交流溝通工具，據統計，在進入2018年時，我國微信用戶高達10億。對此，數字化檔案利用的創新，可直接利用微信平臺。微信公眾號已經成為眾多檔案館的選擇。雖然，在檔案微信公眾號應用中，常出現空殼公眾號、公眾號內容更新頻率較低等現象，影響了檔案的利用。對此，檔案館應重視微信公眾號的作用，積極宣傳檔案館的微信公眾號，實現用戶的精確定位，完善檔案服務途徑，充分發揮公眾號的服務功能，提高數字化檔案利用。

3.2創新檔案推送方式，擴大社會覆蓋面與影響力

為提高檔案利用效率，檔案館可創新多種檔案推送方式，充分發揮檔案作用，推動社會發展。其一，為提高檔案利用效率，應注重界內聯動。無論是檔案展覽，還是開展宣傳活動，應注重省市縣檔案部門的聯合，通過上下聯動，資源共享，發出共同聲音，形成共振效應，提高檔案覆蓋面積與影響力，增強檔案利用效率。其二，重視跨界合作。在檔案推送中，只要能夠為其提供受眾資源、內容資源等的社會力量，都是能夠合作的對象，通過跨界合作形式，擴大檔案覆蓋面積，增強檔案利用率。其三，積極整合媒體資源，除了電視、廣播等傳統媒體，還應充分利用短信平臺、公眾號、手機報等新媒體，推動檔案資源，提高群眾對新型檔案推送方式的信任，提高檔案利用[4]。

3.3優化檔案數字資源檢索系統，實行自主查詢功能

檔案資源的數字化，檔案管理軟件的應用，極大提升了檔案檢索速度，在檔案利用過程中，利用者能夠短時間內查詢到所需檔案內容，滿足了檔案的利用需求。在檔案工作中，檔案的數字化，檔案資源實現了統一化管理，突破了傳統檔案利用的局限性。須知，傳統檔案查詢工作，利用者與工作者間需要積極互動，極大程度上，利用者被動等待服務。數字化時代，利用者可直接通過系統登記完成全部手續，在工作人員指導下，自發利用計算機尋找所需內容，極大縮短了檔案查詢時間，提高了檔案利用率。可以說，數字化背景下，優化檔案數字資源檢索系統，利用者可自主查詢檔案，拉近了檔案、利用者間的距離，提高了檔案服務水平，增強了檔案利用的主動性

3.4推進局域網內素質檔案信息資源的在線利用

在檔案數字化過程中，檔案館館藏資源是數字化檔案建設的基礎，其的建設，應始終以檔案信息資源共享為目標，促進了新的檔案利用方式出現并應用，為廣大利用者服務。在局域網范圍之內，各部門都能夠利用檔案管理系統，準確搜索所需要的信息，實現了電子檔案資源的共享。當然，為保障檔案資源的安全性，資源共享存在限制性。并且，在檔案工作中，數字化背景下，實現了無紙化辦公，省時環保，足不出戶即可利用檔案。與傳統檔案利用方式相比，數字化背景下檔案利用方式是一大進步，提高了檔案利用效率，推動了社會發展。

4.總結

綜上所述，增強檔案的數字化建設，開創新的利用服務模式，提高信息獲取速度與效率，充分發揮檔案最大效果。與傳統紙質檔案相比，數字化背景下檔案利用方式具有檢索方式便捷、利用效率高、檔案登記便利、服務手段靈活等特點，對此，在數字化背景下，建立檔案微信公眾號，創新檔案推送方式，優化檔案數字資源檢索系統，推動檔案信息資源的在線利用，創新檔案利用方式，提高檔案利用效率，充分發揮檔案效果，為社會創造更高經濟效益。

參考文獻：

[1]盧清富. 數字化時代檔案利用方式的特征與創新[J]. 檔案時空， 2016（10）：27-29.

[2]寧承修. 信息及數字化背景下檔案管理工作的創新思路[J]. 卷宗， 2016（9）：102-102.

[3]張冬霞. 濟源創新檔案利用服務方式的探索[J]. 檔案管理， 2015（5）：48-49.

[4]胡振榮. 讓檔案親近大眾——湖南省檔案利用方式創新的實踐與思考[J]. 檔案時空， 2017（12）：6-9.