公司檔案管理中存在的問題及優化措施

■ 解曉燕（海洋石油工程青島有限公司）

公司檔案是一種對于公司尤為重要的無形資產，對于公司工作的進行和建設有著重要影響。公司檔案管理精神對整個公司管理有著不可或缺的作用，將整個公司內部管理和運營進行完整的記錄,有利于公司的穩步發展。同時,將公司檔案中智力資源和寶貴的經驗應用于當今的公司運營中,可以激發全體員工的熱情,有利于提高員工的積極性和創造性,為公司帶來更多的效益。因此將公司檔案管理重視起來，對檔案管理中存在的問題進行優化，對于公司發展有著重要作用。

一、公司檔案管理中存在的問題

（一）對檔案文件管理的關注不夠，人員匱乏

隨著公司競爭愈加激烈，公司往往將經營和生產放在首位，而忽略了對公司檔案文件的管理。大多數公司檔案管理工作中專業人員比例較低，因此檔案管理人員文化程度參差不齊，人員流動性大。公司檔案管理中專業管理人員的缺少導致對檔案管理的重視不夠，對于檔案管理不能盡心盡責，延誤了檔案管理發展的進程，檔案管理工作難以完善和創新。

（二）缺乏先進的檔案管理方式

公司檔案管理機構設置混亂、零散，檔案管理人員不具備專業精神，拖慢了公司檔案管理現代化的進程，難以得到創新和發展。傳統的檔案管理采用手工數據提取，難以保證正確率，相關數據的準確性也難以衡量，隨著企業檔案的增加，這種傳統的方式不能完全適應新的趨勢。在實踐中，大多數公司只注重企業的生產和經營，而忽略了對公司檔案管理方式的更新。隨著公司檔案的增多，不注意公司檔案的管理，由于專業檔案管理人員的缺少，往往會出現公司檔案收集不完整或者丟失的情況，不能滿足公司對檔案管理的需求，而使得企業檔案的價值無法充分發揮。

（三）檔案管理方式不科學

公司設備檔案管理系統有待完善并且缺乏科學的管理方式。再加上以及相關檔案管理不規范等問題成為公司發展道理上的障礙。檔案文件的管理過程是歸檔信息構建的重要部分，如果沒有確保檔案文件的優化，就會導致文件管理混亂分散,降低了工作效率。由于文件分別來自不同的人事管理部門,增加了保證信息的完整性和連續性的困難，并可能出現信息采集重復的現象，極大地地浪費了時間和人力資源。

二、優化公司檔案管理的重要意義

（一）為公司的管理工作提供發展動力

公司檔案對于公司的發展和優化尤為重要。公司文件檔案管理精神對整個公司管理有著重要的影響，將整個公司管理和生產經營進行完整的記錄,為公司的決策提供參考依據。同時,公司檔案中的經驗有利于解決工作中出現的一些問題,激發全體員工的熱情；有利于提高員工的積極性和創造性,為石油知識創新和現代化和科學管理做出貢獻。

（二）公司檔案的優化有利于公司管理工作的水平提升

文件檔案對于當時的案例和過程有著準確的記錄，使當下的問題有跡可循，為工作人員的生產減少了阻礙。真實的公司檔案記錄，幫助工作人員對于過去和現在有著充分的了解和認知，從而獲得豐富的經驗。公司文件檔案如實反映了準確可靠的信息,如過去生產經營的經典案例所帶來的經驗與啟發，這些文件對于公司快速發展有著重要作用。檔案管理員可以通過了解過去的公司檔案文件，從而增生產經營實踐的經驗，使得公司的服務水平和經營理念得以提升。

（三）為公司管理者提供科學依據

對于公司管理來說，公司文件檔案信息在管理的所有過程中都應具備，通過各種檔案信息的積累和傳遞，使得公司檔案管理得以完善。因此公司檔案文件的使用有利于管理水平質量的提升,而且可以發展新業務,是新技術研發的原始科學憑證。企業的每一步發展都離不開公司檔案管理和運用,通過各種各樣的常見問題,經營困難與生產問題的綜合研究，使得公司管理水平得以提高，提升公司的綜合競爭力。

三、優化企業檔案文件管理的優化措施

（一）提高管理人員專業意識,提高業務水平

公司檔案管理人員的專業水平對公司檔案管理有著重要影響。但目前，公司檔案管理人員的素質參差不齊，大多是非專業人士。因此提高公司檔案管理人員專業水平是非常必要的。公司加大對公司檔案管理的投入，引進專業對口的檔案管理人員。公司可以通過組織專業培訓和繼續教育等提升其專業水平和素養。同時建立考核制度和獎懲制度，從而提升檔案管理人員的積極性，加強他們對工作的熱情，從而保證檔案管理工作效率和質量的提升。除此之外，檔案管理意識不僅僅針對檔案管理工作人員，應加強整個公司的人員對檔案管理的重視，這樣才有利于公司檔案管理的完善。

（二）完善企業檔案管理機制，提高管理水平

完善檔案的使用和保管、建立檔案保管期限、制定相應的考核獎懲制度、提高檔案管理人員的積極性都是健全公司檔案管理的制度的一部分。同時公司檔案管理系統應具體問題具體分析，要符合公司的現實情況,對于管理人員的選擇和招聘要求專業的或者具有長期工作經驗的檔案管理團隊。與此同時,相關技術人員也必不可缺,專業的技術指導是做好公司檔案管理中的前提,對于生產部門和經營部門的要求和意見也十分必要，結合檔案管理經驗，集思廣益使得管理制度更加規范，可操作性強，確保公司檔案資源能夠得到最大程度的整合利用。

（三）引進檔案管理現代化設備

隨著科技的發展，信息技術帶檔案管理中的運用越來越普遍，大大提高了公司檔案管理的效率。它有利于現代檔案管理的效率和質量,而且可以加強檔案管理數據的準確性和條理性，存儲量大，可以增加檔案的種類和內容，延長存儲時間并且易于查找，而且操作簡單，容易上手，將大幅度節省人力和財力。然而，傳統的檔案存儲方式依舊要保留下來，檔案管理應將兩種形式合并使用。公司檔案的網絡化管理越來越網絡化簡便化管理，可以有效避免資源浪費。

當今存在著檔案管理保存困難的問題，將檔案錄入到計算機當中，通過硬盤或者云盤進行存儲，可以減少很多傳統檔案管理中心出現的麻煩，有效減少人為因素和外界因素對于檔案造成的損害或者丟失的現象。

（四）運用外部環境提升企業檔案管理的水平

對于公司檔案管理來說，先進單位的檔案管理經驗對于本公司有著極強的借鑒意義。只有同其他先進單位進行溝通交流，才能在改革優化的過程中將自己的檔案管理工作不斷完善。此外，企業還應配合各自的子單位開展完整、系統的檔案工作，確保各個部門都有相應的檔案人員參加。

檔案人員要隨時了解海洋油氣田開發等工程的進展,對于現場的突發狀況提供相關資料。除此之外，海洋油氣田開發項目對于檔案管理的指導和監督尤為重要，特別是在構建階段,這一階段是各種各樣的工程數據的形成時期,施工單位的檔案保管員應主動尋求有價值的數據,并且對于項目管理和施工人員進行提醒，使得文件數據完整性、系統性得以保障。同時海洋油氣田開發竣工驗收階段的檔案管理也不能忽視。檔案驗收對于海洋油氣田開發等項目驗收有著重要作用，檔案驗收是項目竣工驗收的前提。在海洋油氣田開發建設到后期時,大量的工程技術資料存檔,因此發現漏洞,做好驗收前的準備工作有利于保證文檔的資料的質量。

四、結語

公司檔案管理中出現了問題，將會極大干擾相關的工作部門，拖慢工作進度，因此優化公司檔案管理尤為重要?？傊?，公司檔案管理對于公司各個部門的管理水平的提升尤為重要,對于公司檔案管理應重視起來，公司檔案管理需要多個部門共同進行，努力創新,與時俱進,適應新形勢的要求。公司文件檔案使得公司管理決策有了前車之鑒，在以往的經驗上加以利用和革新，使得現代的公司管理更加符合時代和新的趨勢，更加科學化和系統化。