大、中專畢業生人事檔案的重要性及管理方式

2019-02-22 02:05:08王媛

祖國 2019年1期

摘要：隨著社會的發展，就業渠道的增多，大、中專畢業生擇業方式多樣，很多大、中專學校學生在畢業時，不注重個人人事檔案的管理，對檔案不了解、不關心，經常出現“棄檔”、“遺檔”現象，這對畢業生本人今后就業、深造、晉升、勞保等都有著非常大的影響。本文從大、中專畢業生人事檔案的定義、內容、重要性、保管方式、辦理流程、存放利弊和傳遞注意事項等方面進行了詳細的介紹和分析，希望對大、中專畢業生管理好自己的人事檔案有所幫助。

關鍵詞：大、中專畢業生人事檔案

個人人事檔案是一個人身份、學歷、履歷等方面的證據，與每個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。大、中專畢業生的個人人事檔案，記載了自己從小學、初中、高中到大學在校期間的生活、學習及各種社會實踐和加入少先隊、團組織、黨組織、政治面貌等內容，是大、中專畢業生就業及其今后單位選拔、任用、考核的主要依據。

全國每年有幾百萬大、中專畢業生，他們或考公務員、或進事業單位、或去企業、或出國留學、或自主創業、或繼續深造讀碩讀博……每個人都可以有自己的選擇，但無論怎樣選擇，大、中專畢業生都應該重視已經記載了自己十多年的個人人事檔案，應該知道自己人事檔案的內容、用途和去向，為今后自己的發展做好“書面記錄”，不要輕易跟自己的人事檔案說“再見”！

一、大、中專畢業學生人事檔案的定義和內容

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。未參加過工作的大、中專畢業生的人事檔案主要由學籍檔案構成。學籍檔案是指學生自入學之日起，在受教育過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄。它是學生在校期間的重要憑證，包括入學基礎信息、學習成績、學籍變動情況（轉學、休學等）、獎懲信息、政治信息和畢業信息等。

二、大、中專畢業生人事檔案的重要性

人事檔案一般要跟隨人的一生，在辦理很多事物時需要查閱利用人事檔案，比如在個人就業考研、轉正定級、職稱評定、工作調動、政治審查、出國深造、辦理養老保險等相關事物時，都需要使用人事檔案開具相關證明。對用人單位來說，詳細、全面、完整和易于查找的學生檔案能夠讓用人單位短時間內了解求職人員的基本情況和綜合素質，有助于用人單位擇優用人[1]。大、中專畢業生的人事檔案記錄了一個人的受教育及學業情況，是個人人事檔案最初級的材料，是人事檔案形成的基礎。

三、大、中專畢業生檔案保管方式

按照我國檔案法、干部檔案工作條例、流動人員檔案管理暫行規定等法規，大、中專畢業生的人事檔案屬于國家法定、強制執行、歸口管理的公共材料，個人不得截留、保管和銷毀。所以，大、中專畢業生檔案主要有以下三個地方保管：

（一）工作單位直管

根據中共中央組織部和原人事部印發的《流動人員人事檔案管理暫行規定》的要求，大、中專就業部門首先必須對畢業生檔案派遣單位性質進行區分，判斷畢業生提供的就業單位是否具備人事檔案管理權限，如果具備（如國家機關、事業單位、國有企業等），則需要由學校就業主管部門通過中國郵政機要部門，以機要形式進行畢業生個人人事檔案投遞[2]，接收單位簽字蓋章后，負責保管大、中專畢業生人事檔案。

（二）人事代理保管

按國家政策規定，各種私營民營企業、鄉鎮企業、中外合資、獨資企業都無權管理員工的人事檔案，這些單位員工的人事檔案一般要委托給組織、人事部門所屬的各級人才交流機構托管。大、中專畢業生的人事檔案是可以委托給人才交流機構保管的。各級人才交流機構，如省人才市場、市人才市場、各區人才市場等，它們的區別只是所屬的部門不同，其它無任何區別，都可以委托。另，從2016年1月1日起，在全國范圍內取消人事檔案管理費，為大、中專畢業生節約了就業成本。

（三）學校免費代管

應屆大、中專畢業生，在離校前未就業的，可以自愿申請，選擇將其檔案保留存放在畢業學校，存放期限是兩年，學校不得收取保管費用。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。個人檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校會將其檔案轉移至生源地所在地級市人社局下屬的人才交流中心。

四、大、中專畢業生檔案辦理流程

大、中專畢業生在辦理個人人事檔案事宜時，如圖1所示：首先要確定自己的畢業去向。

對于已經找到工作單位準備就業的大、中專畢業生，需到學校學生就業管理部門領取《就業協議書》（一般一式三份），自己和用工單位簽署后，經學校審核，三方各持一份。之后，學校發放《報到證》并通過郵政機要轉移學生人事檔案到有人事檔案管理權的單位或沒有人事管理權的單位所在地的人才交流機構。之后，畢業生與用工單位簽訂《勞動合同》，并本著自愿原則，將自己的戶口遷移至用工單位所在地或生源所在地。

對于準備考研、出國深造或自主創業等沒有就業單位的大、中專畢業生，直接到學校學生就業管理部門領取《報到證》并轉移個人人事檔案到生源所在地人才交流機構或各省教育主管部門大中專畢業生就業指導服務中心托管，也可委托畢業學校代管，時間都是兩年。兩年后，一般會將畢業生個人人事檔案通過郵政機要轉移至生源地所在地級市人社局下屬的人才交流中心管理。

五、大、中專畢業生選擇檔案存放地的利弊

（一）把檔案存放至生源地，這種方式比較適合準備在生源地就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。

優點：在生源地就業后辦理手續簡單方便，遷移檔案便捷。

缺點：如果離開生源地就業，就需辦理改派手續。

（二）托管在人事代理服務中心，這種方式比較適合準備考研、自主創業、出國深造、靈活就業的畢業生。

優點：便利，易于解決畢業生檔案利用問題。

缺點：與人才服務中心溝通少，容易造成信息不暢。

六、大、中專畢業生檔案轉遞注意事項

（一）清楚用人單位的性質。國家機關、國有事業單位、國有企業，它們或它們的主管單位是有人事檔案管理權的，可以接收檔案。其它各類非公企事業單位、各類民營機構是無人事檔案管理權的，要通過人才交流中心來接收畢業生檔案。

（二）清楚檔案的轉遞程序。在離開學校之前，清楚學校是否已按正確地址將自己的檔案寄出？檔案在什么時間被轉移到什么地方？

（三）清楚保管制度。檔案托管在人才服務中心，需要問清當地人才服務中心保管制度，收費標準等。

總之，每個大、中專畢業生離校后，不管就業與否，不管用人單位有無要求，都應善待自己的檔案，千萬不可輕易放棄、遺失，要及時將檔案存放在具有人事檔案管理權的用人單位或人力資源社會保障部門的人才服務機構[3]，為檔案負責，為自己負責。