學院大型儀器管理探索

劉時鑄, 朱立才, 胡小剛

(華南師范大學 化學與環境學院, 廣東 廣州 510000)

儀器管理不只局限于管理儀器,更是一個管理體系,包括管理儀器、安排測試、服務對象培訓、儀器運行維護等方面,通過儀器管理保證儀器的最優運行狀態,發揮儀器的最好功能,滿足教學和科研的需要[1-3]。學校儀器管理主要分為校級儀器管理和院級儀器管理,校級管理儀器主要存放在學校的測試中心,院級管理儀器主要存放在各個學院的實驗中心[4-5]。

校院兩級儀器管理有共性也各有特點。校院兩級儀器都需要人員管理并且提供測試服務,校級管理的特大型儀器多,比如掃描電鏡、透射電鏡、核磁共振儀、能譜儀等,這些儀器維護運行成本高,需要專業的管理員管理維護。院級儀器主要是大型儀器,如華南師范大學化環學院的紅外光譜儀、液相色譜儀、熱重分析儀器等,這些儀器維護成本相對較低,且具有使用頻率高、使用人員多為本院師生等特點。

大型儀器不但是教學與科研的重要工具,同時也反映了一個學校的硬件水平[6]。近些年學院對大型儀器的投入越來越多,但還是不能滿足科研的需要,如學院購置的兩臺比表面積儀,由于測試的人員太多,有時預約時長超過一個月。針對目前學院大型儀器的現狀,如何構建高效的管理體系,提高儀器的運行水平,從而保證學院師生科研與教學的需要是當務之急[7-8]。

1 學院儀器的服務群體和服務特點

要構建高效并切實可行的學院大型儀器管理體系,首先要分析學院儀器的服務群體及其服務特點。

1.1 學院大型儀器服務群體

學院大型儀器是每個學院根據本院的需要采購的大型儀器,主要為本院的科研與教學服務。學院大型儀器的服務群體為本院師生,這不同于校級大型儀器,校級大型儀器的服務群體為本校師生同時兼顧效益,實行對外開放。隨著互聯網技術的發展,儀器共享成為發展方向,校級大型儀器通過儀器共享平臺提供校內外服務,提高了儀器的使用率,同時取得了不錯的經濟效益[9-10]。對于學院儀器,有限的儀器資源以及儀器歸屬于不同學院實驗中心,使得儀器共享更多的是一種有限共享,學院儀器只有在保證本院教學與科研之后才可能用于共享。

1.2 學院大型儀器服務特點

(1) 學院大型儀器服務提供的是一種自測樣品模式,這種模式需要測試者自己完成樣品的前處理、儀器操作、樣品測試參數設定等。這是由于學院儀器管理人員少決定的,學院儀器管理員要準備本科實驗,還要管理10來臺大型儀器,所以沒有時間提供樣品測試服務。學院儀器管理員管理的儀器多,工作繁重,因此必須高效地完成工作,才能保證儀器的正常運行。

(2) 學院儀器使用人員復雜,包括學院的本科生、研究生及學院的教師,使用者水平參差不齊，常出現對儀器操作不熟練、對注意事項不了解、測試參數設定錯誤等問題,這些問題輕則導致測試結果誤差大,重則造成儀器損壞。

(3) 學院大型儀器需要提供快速公平的服務。學院大型儀器服務群體為本院師生,具有空間距離優勢,可以比院外提供更快的測試服務。但因為每個教師帶的學生、科研量有多有少,可能存在某類測試儀器被某個教師及其學生長時間占用的情況,這就需要儀器管理員合理安排儀器使用時間,做到每個課題組都有公平的使用時間。

2 構建切實可行的學院大型儀器管理體系

針對學院大型儀器服務群體與服務特點,構建高效的學院大型儀器管理體系,需要從以下幾個方面做出調整。

2.1 學院大型儀器管理的專職化

大多數學院目前沒有專職的儀器管理員,只有準備本科實驗的實驗員,大型儀器的管理工作由實驗員兼任,這意味著實驗員的首要任務是準備本科實驗,然后才是管理儀器。這種制度安排很明顯地把儀器管理放到一個次要的位置上,導致儀器管理的工作得不到重視。目前校級大型儀器已實現了專職化管理,有些超大型儀器甚至有幾個專職的管理員,比如掃描電鏡、透射電鏡、核磁共振等。這種專職管理員制度沒有在院級儀器管理中實施,是有一定的歷史原因的,以前很多學院的科研工作少,主要以本科教學為主,大型儀器主要集中在學校的測試中心,學院不需要儀器管理員。但近年來,隨著各學院科研能力的提升,各學院購置了大量的大型儀器,這就需要專門的儀器管理員來管理儀器。

儀器管理包括儀器的日常維護、測試安排,還涉及到儀器操作的培訓、原理講解、數據分析等,所以儀器管理員不同于主要從事儀器與實驗藥品準備工作的實驗員。學校沒有設置專門的學院儀器管理員崗位,還是沿用以前的實驗員崗位,導致儀器管理員和實驗員不分。因為需要實驗員管理大型儀器,所以高校招聘實驗員的要求大大提高,大多要求具有研究生學歷甚至博士學位。這些人員一方面需要準備本科實驗,另一方面還要管理儀器,這導致了實驗員的工作很繁瑣,難免有時顧此失彼。隨著各高校對儀器投入的增加,大型儀器越來越多,儀器管理員有必要從實驗員中獨立出來,專門從事學院大型儀器的管理,專心于儀器的管理工作[11-12]。

2.2 學院大型儀器管理的資源投入

隨著這些年國家對高校的投入增加,各學院的硬件水平都有很大的提升。我院也在“廣東省高水平大學建設”的推動下,購買了大量的儀器,如比表面積儀、熱重分析儀、X-射線儀等。大量的大型儀器的購置提升了學院硬件水平,基本滿足了科研與教學的需要。學校雖然在硬件資源投入巨大,但是對人力資源、軟件資源和維修基金投入卻較少。

(1) 目前各高校學院的儀器管理員不夠,比如我院的實驗員要兼職管理10來臺大型儀器,這些儀器使用頻率高,使用人員復雜,儀器管理員根本無暇顧及所有的儀器,很多儀器由于操作者不熟悉操作而造成損壞,導致儀器的年維修費用很高。因此學校有關部門應認識到大型儀器管理的重要性,提供人力資源保障,管理好大型儀器,發揮大型儀器的效能,降低儀器維護成本。

(2) 軟件資源投入包括運用互聯網技術建設學院的儀器預約管理系統,目前這套系統已在我院運行?；ヂ摼W技術在實驗室管理的運用突破了時間與空間的限制,提高了儀器管理的效率[13-14]。儀器管理者與測試預約者可以通過儀器預約系統建立聯系,儀器管理員通過預約系統了解儀器的使用狀況、使用人員、預約人員等信息。特別是儀器預約系統與門禁系統、攝像監控系統的連接,可以對儀器使用者進行動態追蹤,無關人員進出實驗室受到限制,給實驗室的安全提供了保障,也大大減輕了儀器管理員的工作量。

(3) 學校對學院儀器的使用要有更長遠的規劃,不能只重視大型儀器購置不重視后期的維護。大型儀器的后期維護需要很多的資金,一次簡單的儀器維修,工程師的差旅費就是好幾千元。不少學校根本沒有設置儀器的維修基金或者維修基金很少,所以造成儀器維修費用“僧多粥少”的現狀,導致儀器很難得到及時維修。此外,學院的儀器維修流程長,需要經歷填報修單、報送維修單、資產處審批、報賬等環節,儀器維修流程時間長會影響學院的科研和教學進程。學校需要劃撥資金給各學院建立各自的維修基金,這樣學院可以及時維修儀器,最大限度地保證儀器的正常使用。

2.3 學院大型儀器的操作培訓制度

不同于校級大型儀器一對一的管理,學院儀器管理員要管理多臺儀器,因此儀器管理員沒有時間與精力提供代測樣品服務,這就要求樣品持有者自己完成樣品測試,樣品持有者有教師、博士生、碩士生甚至本科生,所以大型儀器的操作培訓尤為重要。首先,學院領導層面需要認識到儀器培訓的重要性,定期開設儀器操作培訓課,通過考核的學生可得到學分,以此調動學生參加儀器培訓的積極性。第二,對儀器操作實行準入制,只有參加儀器培訓并且考核合格的學生才能操作相關的儀器。第三,對一些特別貴重、操作要求高的儀器實行有限開放制。比如某類儀器只對研究生、博士生培訓開放,本科生確實需要使用這類儀器,可以通過其所在導師門下的研究生代測?？傊?通過制定合理的培訓制度,可以大大減少生手操作給儀器帶來的損壞,保證儀器的正常運行。

2.4 學院大型儀器管理的收費制度

學院儀器收費大多實行低收費甚至免費模式,這種模式支持了學院的科研發展,但也導致儀器損壞后沒錢維修。低收費模式主要依據耗材(測試用的液氮、氫氣、氮氣)用量確定收費標準,如學院熱重測試2.25元/h,一年的收費只有幾百元,根本無法支撐起儀器的一次維修費用。因此學院需要重新制定收費標準,以維持儀器的正常運行,同時也要考慮儀器易損件的使用壽命來制定收費標準。針對不同的儀器易損件的使用壽命估測儀器維修時間,如熱重分析儀熱電偶絲使用壽命為3年左右,更換熱電偶絲的儀器維修費用需要在3年中從測試費用中收回。采用這種收費模式,雖然教師的測試費用增加了,但從長遠來看,有利于大型儀器的正常運行。

2.5 學院儀器管理員的管理權

儀器管理權應包括所管理的儀器資源的分配權和對違規使用儀器行為的處罰權。目前學院大型儀器管理員地位較低,對在使用儀器過程中出現失誤的教師及學生無權管理,對此學院應給予管理員適當的管理權。比如,有些儀器使用頻率極高,學院師生做測試需要排隊; 此外一些科研項目多的教師使用儀器的頻次高,導致其他教師及學生很難用上儀器。當出現這類情況時,管理員有權對使用儀器多的教師及其學生從時間上加以限制,從而保證其他教師及學生的測試時間。管理員的處罰權是針對不按規定操作儀器的測試者,以及諸如實驗完成后沒有關閉實驗室門、沒有打掃實驗室衛生及沒有按規定用光盤刻錄數據等不當行為,管理員應有權按情節輕重給予相應的處罰,例如在一段時間內限制預約使用儀器,或要求其完成清潔實驗室衛生等。

3 結語

目前有些高校對學院大型儀器管理工作重視不夠,投入也嚴重不足。學院大型儀器與教師的科研、教學緊密相關,只有做好學院大型儀器管理工作,才能更好地服務科研與教學,讓教師投身科研,多出成果,讓學生快速掌握大型儀器測試技能。因此學校需要加大對學院儀器管理人員的配置,設置儀器管理崗位,同時設立學院大型儀器維修基金,支持學院大型儀器管理工作。學院也需要在大型儀器管理制度上作出調整,建立并完善高效、可持續的大型儀器管理體系。