城建檔案的管理與利用

宋云香

青島市黃島區城建檔案館 山東 青島 266555

引言：在城市建設發展過程中，城建檔案是非常重要的內容，其記錄著城市的建設和發展，包括各種載體的文件資料，如文字資料、聲像資料、圖紙、模型等等。城建檔案是一個城市規劃建設的重要依據與條件，是現代化城市建設與管理的需要。因此，相關人員需要結合實際情況，通過科學合理的手段，不斷加強對城建檔案的管理與利用，通過加強管理力度，使個人、單位可以最大化的對城建檔案進行利用，使其可以更好的服務于人民群眾和城市、社會的發展。

1.城建檔案管理與利用的意義

第一，有利于個人、單位對城建檔案的查閱。檔案屬于服務型窗口，其最大的價值就是可以提供給個人、單位信息資源。城建檔案的管理與利用，可以保證這些歷史資料保存完整、分門別類。個人、單位在借閱時根據規范化的標準，對借閱流程進行執行，在很大程度上方便了個人、單位對相關資料的查詢。第二，有利于提升城建檔案整體管理質量和利用水平。無論是在哪個行業中，規范化的管理都是保證工作順利有序進行的基礎。城建檔案多種多樣，并且屬于城市建設發展中的重要工作內容，加強對其規范化的管理，可以從整體上提升管理質量和利用水平。第三，有利于提供給城市建設準確的信息數據。城建檔案中反映出了城市發展進程和歷史風貌，想要使城市脈絡呈現出來，就需要對城建檔案內容的正確性、完整性、清楚性進行保證。城市發展和建設需要以城建檔案為基礎，在城建檔案中通過提取和歸納信息資源，提供給城市發展決策者與管理者，可以促進城市更好的發展。

2.城建檔案的管理與利用策略

2.1 嚴把好檔案質量關，對流程規范進行制定

首先，需要對流程規范進行嚴格執行。從細節入手，對城建檔案管理與利用存在的問題進行找出，對每個管理步驟與利用步驟進行規范，一一標注檔案的歸檔時間、業務類型、移交日期、保管期限等，認真仔細的檢查，標準化管理檔案立卷情況與保存情況，嚴格根據檔案管理制度實施管理與利用。其次，需要積極認真的做好城建檔案的管理工作。城建檔案館，主要是負責接收、驗收、整理、借閱全區城建檔案工作，因此在實際工作中，需要以城建檔案的各項規章制度為依據，做好檔案的收集、整理、和咨詢服務工作，以便于可以更好的業務指導相關企業，幫助其解決收集、整理過程中的困難，提升檔案入庫質量。并且，還需要嚴格按照城建檔案的規章制度及館里的有關規定，認真仔細審查檔案資料，針對不合格的資料，不允許歸檔入庫，并及時督促其把資料收集齊全，確保了檔案的齊全和完整。

2.2 對培訓體系進行完善，提升相關人員的素質

在城建檔案管理與利用工作中，管理人員的能力和水平如何，對城建檔案整體管理和利用效率有著直接的影響。因此，需要注重規范化培訓城建檔案管理人員。第一，需要對管理人員進行思想政治教育工作。鼓勵相關人員對政治理論的學習，對黨的路線、方針、政策進行努力貫徹，進而有效提升其政治覺悟。注重指引相關人員學習十九大精神思想及習近平新時代中國特色社會主義思想，將黨的各項方針政策貫徹落實到具體工作中區。第二，需要對管理人員進行專業能力的培訓和教育。城建檔案管理與利用，也屬于一門科學和技術，想要做到規范性管理與利用城建檔案，管理人員需要具備強烈的責任心和清晰的頭腦。在專業能力培訓中，需要包括檔案管理知識，還需要包括信息技術知識，在提升管理人員專業能力和水平的同時，提升其操作計算機的能力，使其可以順應現代化城建檔案管理模式，進而有效提升管理與利用效率。第三，鼓勵相關人員參加市城建檔案館組織的城建檔案學術交流會，進而加深對城建檔案的重要性的認識和了解。

2.3 對資源建設進行完善，構建信息化管理利用平臺

首先，需要對數字化城建檔案建設進行推進。在城建檔案管理與利用工作中，需要從紙質檔案轉變成為數字檔案，創建一個檔案管理信息系統，進而實現數字化存儲城建檔案。針對重大建設項目檔案進行業務指導與專項驗收，保證有關檔案收集完整、歸檔及時、整理規范、移交按期，進而有效提升檔案管理質量，提升檔案歸檔的規范性。其次，需要對城建檔案開發與利用工作進行推進。城建檔案不僅具有對歷史進行記錄的價值，并且還可以提供給城市未來發展可靠的信息數據，提供給人民群眾檔案信息服務。因此，相關部門需要提升自身的服務意識，對城建檔案的價值進行深入挖掘，不斷提升城建檔案的利用水平。相關部門可以創建一個官方網站，使人民群眾對城建檔案的相關法律、業務標準、檔案工作流程等進行了解，縮短大眾和城建檔案管理與利用的距離。可以定期開展檔案館日活動，把查檔利用服務介紹給人民群眾，對檔案宣傳資料進行贈送等等。此外，為了可以提供給用戶快速和準確查閱檔案資料的服務，應定期更新微機目錄檢索系統，及時著入新接收的檔案目錄，這樣不僅可以節約用戶查詢時間，還可以使用戶精準查找到想要的資料。

結束語：

總而言之，在新時代背景下，加強對城建檔案的管理與利用是非常重要的，不僅可以有效提升管理質量和利用效率，還可以促進城市現代化發展。因此，想要有效提升城建檔案管理質量和利用效率，相關人員需要意識到城建檔案的重要性，并把城建檔案的管理與利用放到城市發展中的重要戰略位置，構建信息化檔案管理模式，組建高素養的檔案管理隊伍，并且通過對管理與利用體系進行不斷完善，強化檔案收集與利用等手段，從根本上提升城建檔案管理和利用效率。