EPC總承包模式下的項目采購管理初探

魏燕文

中國中元國際工程有限公司 北京 100089

1、前言

近年來，我國大力推行EPC工程總承包建設模式。在EPC總承包項目中，由總承包商承擔工程項目的設計、采購、施工和試運行等服務工作。采購是指為了完成項目從組織外部獲取貨物和服務的過程，采購是工程總承包項目非常重要的環節，如何做好采購管理，與設計、施工和調試運行配合銜接好，對順利實現EPC項目的總體目標具有重要的現實意義。

2、采購管理的主要內容與工作重點

采購管理主要工作內容包括：制定采購計劃，采買，催交，檢驗，運輸與交付，現場服務管理等。

在EPC總承包建設項目中，“采購”的涵義是廣義的，既包括設備材料采購，也包括設計、施工、勞務、咨詢服務的采購，本文所述的采購僅指設備、材料的采購，是狹義以后的概念。

為了順利實現EPC工程項目的質量、工期、造價三大控制目標，采購管理必須對設備材料采購的進度、費用和質量進行有效控制。

3、制定采購計劃

采購計劃根據以下文件編制：項目合同、項目管理和實施計劃、施工圖清單預算、項目進度計劃、總承包企業內部有關采購程序和制度等。

一般項目的采購計劃，其核心內容是采購標包的劃分，每個標包完成采購的時間計劃和各標包采購成本的控制價格。對于EPC項目，采購計劃還應包括按時間順序編制的采購資金使用計劃。

3.1 采購標包的劃分

采購標包的劃分首先根據施工圖清單預算，對需要采購的設備材料進行分類，將各種設備材料的價值按大小排序，再計算出各種設備材料的采購金額占采購總價值的百分比，通常來說需要重點關注采購價值占比達到65～80%，采購種類占比20%～30%的主要設備材料，總承包商應對此類設備材料進行自主采購，采購價值較低又種類較多的輔助材料可以放入分包合同標包，由分包單位提供。

設備標包的分解盡量按照專業劃分，最好有專業工程師或設計人員參與指導，可以保證界限清晰且沒有遺漏；通用的材料可按類別劃分，如管材、板材、閥門、保溫材料等，各專業用量可以合并以免重復采購。

3.2 采購時間計劃

采購的時間計劃需要滿足項目總體進度計劃和各專業分解進度計劃，先請項目專業工程師填寫各種設備材料需要進場的時間，材料的采購時間將采購過程至簽約所需要的時間進行反推即可得出；設備的采購時間除需要考慮采購周期，還要考慮設備的生產周期和運輸時間，如果是大型設備，還需要考慮工地現場提供吊裝作業面和預留孔洞等綜合因素。采購時間計劃定好后需要采購人員與項目部碰頭確認。

3.3 采購成本控制價

采購成本控制價可以參考項目所在地的材料信息價格、已有的采購歷史數據，同時還要考慮與業主所簽合同的讓利承諾和總承包商自身利潤預期金額等綜合制定。

3.4 采購資金使用計劃

有了采購時間和采購控制價，采購計劃基本形成，接下來采購經理應結合項目總體進度計劃和常規的合同付款條件，按時間順序編制項目采購資金使用計劃，提交項目經理確認。如項目整體收支情況不能保證采購資金的支付，則需要重新調整局部采購計劃或調整某些合同的付款條款?？傮w來說，苛刻的付款條件往往會增加采購成本，因此需要在計劃階段提前考慮，統籌安排。

4、采購的質量控制

采購的質量控制分為事前、事中和事后控制三個階段。

4.1 采購質量的事前控制

事前控制是在招標采購階段，要在招標或詢價文件中寫明技術質量要求，詳細列出需采購設備材料的型號及規格、材質、質保要求，執行的檢驗檢測標準等。收到投標報價文件后，應首先評審是否滿足技術質量要求，特別要注意有無技術偏差，如有偏差則需論證其是否滿足設計要求以及偏差對價格因素的影響。簽合同時最好將具體的技術質量要求進行明確約定，必要時簽訂技術協議最為合同附件。

對于設備的采購，采購過程需要與設計師密切配合，首先應由設計師編制設備詢價文件中技術要求的章節，即技術規格說明書；收到報價文件之后，應由設計師對報價文件中技術部分進行評審，確保符合設計要求；供應商的設備制造圖紙應經設計師簽字確認并作為合同的附件。

4.2 采購質量的事中控制

對于采購的重要設備應進行事中控制，常用手段是設備監造，即對設備在制造和生產過程中的工藝流程、制造質量及設備制造商的質量體系進行監督。雖然監造不能代替制造商的檢驗，但可以從外部促進其提高質量意識，監督制造工藝是否符合合同要求，促使制造商盡快發現和改進問題，使其內部質量保證體系正常有效運作，從而使產品質量得到保證。設備監造工作雖然是采購過程的質量控制，但監造組人員應有專業設計師或專業工程師參加，如果總承包商自身不具備監造能力時，也可以委托專業的監造單位完成監造工作。

4.3 采購質量的事后控制

設備材料的到場驗收對于采購過程質量控制來說屬于事后控制，但對于施工安裝階段質量控制來說卻是事前控制，因此應由采購部門和項目現場專業人員共同參加驗收。貨物驗收分為兩方面：實物驗收和文件驗收。

設備材料進場時，由現場專業工程師根據貨物的具體情況決定抽檢或全數檢驗；對于需送檢的材料，如主體結構材料、保溫防水材料、管道閥門、電氣材料等應由監理單位見證取樣后送檢；如果采購前有預留樣品的還需要檢查是否與樣品一致，發現實物質量有問題應責令退場。文件驗收是檢查質量證明文件是否齊全有效，通常包括出廠合格證、質量證明書、使用說明書、生產許可證、國家認證標志等。

完成貨物進場驗收后，應按規定完善設備材料進場報驗手續。

5、控制采購費用，降低采購成本

工程項目的成本中主要是材料和設備費用，約占工程總成本的50%～60%，采購成本直接影響工程的造價和利潤，因此采購費用的節約是項目成本節約的主要途徑。

5.1 制定科學合理的采購控制預算

控制采購成本的第一步是制定合理的采購控制預算，也就是前面說過的確定采購成本控制價，是在采購工作開始之前對市場情況進行分析和研究，估計和預測成本價格，對資金和成本預先合理分配，建立限額控制標準，在采購實施過程中隨時檢查糾偏，確保項目成本控制在預期范圍以內。

5.2 公開招標或競爭性談判

利用供應商之間的競爭是壓低采購價格最有效的方法，通常采用公開招標和競爭性談判兩種方式。總承包商一般都有合格供應商檔案，對于常用的設備材料采購可以在合格供應商名單中選擇3-5家采用競爭性談判方式，對于不常用的設備材料，因不了解市場情況和價格信息，常采用公開招標的形式。

公開招標應該在報名結束后，對參加競爭的供應商進行資格預審，在開標前進行資信調查，了解公司性質、組織架構、履約能力等，判斷投標人是否具備相應的資格和能力，防止采購工作風險和不良影響。

無論是競爭性談判還是公開招標，科學合理的工作流程和評標方法是達到采購目標的基礎。評標的第一步首先是看報價，但同時也要評價供貨商提供設備材料的質量和性能，包裝運輸費用、交貨周期、售后服務和技術培訓等附加條件也是評標的重要內容。平衡各方面因素，在能夠按時交貨，具有良好信譽和高素質技術服務的前提下，選擇報價最低的供應商中標才是達到了性價比最優的采購目的。

5.3 供應商管理

承包商往往在某一行業領域或某一地區長期從事工程承包活動，對供應商來說就形成了一種潛在的長期合作的機會。通過加強供應商管理，使工程承包商與材料設備供應商之間建立起相互信任、長期合作的關系，供應商材料報價勢必相對其他普通關系的供應商的報價優惠。對于總承包商來說，采購到低價的設備材料只是降低成本的一個方面，得到優質的服務、及時快速的供貨、可靠的資源保證則是獲得的更深一層的利益，從另外的角度看也是降低了工程成本。

5.4 建立監控體制和激勵機制

采購工作人員在面對大量現金流和物流的環境中往往容易迷失自己，建立監控體制和激勵機制可以有助于采購人員擺正自己與公司的利益關系?？偝邪虘粩嘟∪少徆芾碇贫?，制定采購流程和相關部門的職責和關系，規定審批權限。通過明確成本目標，加強績效考核，完善獎懲制度，可以使降低采購成本成為采購團隊每個成員的自覺行為，從而有望實現持續降低采購成本的長遠目標。

6、結束語

EPC工程項目采購管理是一個系統工程，涉及層次比較多，完善和發展是一個逐步的過程，需要建立完整、高效、可靠的采購管理體系。做好采購過程管理，可以使項目按時竣工，保證工程質量并可節約投資，提高項目利潤。