EPC總承包模式下的項(xiàng)目采購管理初探

魏燕文

中國中元國際工程有限公司 北京 100089

1、前言

近年來，我國大力推行EPC工程總承包建設(shè)模式。在EPC總承包項(xiàng)目中，由總承包商承擔(dān)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工和試運(yùn)行等服務(wù)工作。采購是指為了完成項(xiàng)目從組織外部獲取貨物和服務(wù)的過程，采購是工程總承包項(xiàng)目非常重要的環(huán)節(jié)，如何做好采購管理，與設(shè)計(jì)、施工和調(diào)試運(yùn)行配合銜接好，對順利實(shí)現(xiàn)EPC項(xiàng)目的總體目標(biāo)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2、采購管理的主要內(nèi)容與工作重點(diǎn)

采購管理主要工作內(nèi)容包括：制定采購計(jì)劃，采買，催交，檢驗(yàn)，運(yùn)輸與交付，現(xiàn)場服務(wù)管理等。

在EPC總承包建設(shè)項(xiàng)目中，“采購”的涵義是廣義的，既包括設(shè)備材料采購，也包括設(shè)計(jì)、施工、勞務(wù)、咨詢服務(wù)的采購，本文所述的采購僅指設(shè)備、材料的采購，是狹義以后的概念。

為了順利實(shí)現(xiàn)EPC工程項(xiàng)目的質(zhì)量、工期、造價(jià)三大控制目標(biāo)，采購管理必須對設(shè)備材料采購的進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量進(jìn)行有效控制。

3、制定采購計(jì)劃

采購計(jì)劃根據(jù)以下文件編制：項(xiàng)目合同、項(xiàng)目管理和實(shí)施計(jì)劃、施工圖清單預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、總承包企業(yè)內(nèi)部有關(guān)采購程序和制度等。

一般項(xiàng)目的采購計(jì)劃，其核心內(nèi)容是采購標(biāo)包的劃分，每個(gè)標(biāo)包完成采購的時(shí)間計(jì)劃和各標(biāo)包采購成本的控制價(jià)格。對于EPC項(xiàng)目，采購計(jì)劃還應(yīng)包括按時(shí)間順序編制的采購資金使用計(jì)劃。

3.1 采購標(biāo)包的劃分

采購標(biāo)包的劃分首先根據(jù)施工圖清單預(yù)算，對需要采購的設(shè)備材料進(jìn)行分類，將各種設(shè)備材料的價(jià)值按大小排序，再計(jì)算出各種設(shè)備材料的采購金額占采購總價(jià)值的百分比，通常來說需要重點(diǎn)關(guān)注采購價(jià)值占比達(dá)到65～80%，采購種類占比20%～30%的主要設(shè)備材料，總承包商應(yīng)對此類設(shè)備材料進(jìn)行自主采購，采購價(jià)值較低又種類較多的輔助材料可以放入分包合同標(biāo)包，由分包單位提供。

設(shè)備標(biāo)包的分解盡量按照專業(yè)劃分，最好有專業(yè)工程師或設(shè)計(jì)人員參與指導(dǎo)，可以保證界限清晰且沒有遺漏；通用的材料可按類別劃分，如管材、板材、閥門、保溫材料等，各專業(yè)用量可以合并以免重復(fù)采購。

3.2 采購時(shí)間計(jì)劃

采購的時(shí)間計(jì)劃需要滿足項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃和各專業(yè)分解進(jìn)度計(jì)劃，先請項(xiàng)目專業(yè)工程師填寫各種設(shè)備材料需要進(jìn)場的時(shí)間，材料的采購時(shí)間將采購過程至簽約所需要的時(shí)間進(jìn)行反推即可得出；設(shè)備的采購時(shí)間除需要考慮采購周期，還要考慮設(shè)備的生產(chǎn)周期和運(yùn)輸時(shí)間，如果是大型設(shè)備，還需要考慮工地現(xiàn)場提供吊裝作業(yè)面和預(yù)留孔洞等綜合因素。采購時(shí)間計(jì)劃定好后需要采購人員與項(xiàng)目部碰頭確認(rèn)。

3.3 采購成本控制價(jià)

采購成本控制價(jià)可以參考項(xiàng)目所在地的材料信息價(jià)格、已有的采購歷史數(shù)據(jù)，同時(shí)還要考慮與業(yè)主所簽合同的讓利承諾和總承包商自身利潤預(yù)期金額等綜合制定。

3.4 采購資金使用計(jì)劃

有了采購時(shí)間和采購控制價(jià)，采購計(jì)劃基本形成，接下來采購經(jīng)理應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃和常規(guī)的合同付款條件，按時(shí)間順序編制項(xiàng)目采購資金使用計(jì)劃，提交項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。如項(xiàng)目整體收支情況不能保證采購資金的支付，則需要重新調(diào)整局部采購計(jì)劃或調(diào)整某些合同的付款條款。總體來說，苛刻的付款條件往往會(huì)增加采購成本，因此需要在計(jì)劃階段提前考慮，統(tǒng)籌安排。

4、采購的質(zhì)量控制

采購的質(zhì)量控制分為事前、事中和事后控制三個(gè)階段。

4.1 采購質(zhì)量的事前控制

事前控制是在招標(biāo)采購階段，要在招標(biāo)或詢價(jià)文件中寫明技術(shù)質(zhì)量要求，詳細(xì)列出需采購設(shè)備材料的型號(hào)及規(guī)格、材質(zhì)、質(zhì)保要求，執(zhí)行的檢驗(yàn)檢測標(biāo)準(zhǔn)等。收到投標(biāo)報(bào)價(jià)文件后，應(yīng)首先評(píng)審是否滿足技術(shù)質(zhì)量要求，特別要注意有無技術(shù)偏差，如有偏差則需論證其是否滿足設(shè)計(jì)要求以及偏差對價(jià)格因素的影響。簽合同時(shí)最好將具體的技術(shù)質(zhì)量要求進(jìn)行明確約定，必要時(shí)簽訂技術(shù)協(xié)議最為合同附件。

對于設(shè)備的采購，采購過程需要與設(shè)計(jì)師密切配合，首先應(yīng)由設(shè)計(jì)師編制設(shè)備詢價(jià)文件中技術(shù)要求的章節(jié)，即技術(shù)規(guī)格說明書；收到報(bào)價(jià)文件之后，應(yīng)由設(shè)計(jì)師對報(bào)價(jià)文件中技術(shù)部分進(jìn)行評(píng)審，確保符合設(shè)計(jì)要求；供應(yīng)商的設(shè)備制造圖紙應(yīng)經(jīng)設(shè)計(jì)師簽字確認(rèn)并作為合同的附件。

4.2 采購質(zhì)量的事中控制

對于采購的重要設(shè)備應(yīng)進(jìn)行事中控制，常用手段是設(shè)備監(jiān)造，即對設(shè)備在制造和生產(chǎn)過程中的工藝流程、制造質(zhì)量及設(shè)備制造商的質(zhì)量體系進(jìn)行監(jiān)督。雖然監(jiān)造不能代替制造商的檢驗(yàn)，但可以從外部促進(jìn)其提高質(zhì)量意識(shí)，監(jiān)督制造工藝是否符合合同要求，促使制造商盡快發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)問題，使其內(nèi)部質(zhì)量保證體系正常有效運(yùn)作，從而使產(chǎn)品質(zhì)量得到保證。設(shè)備監(jiān)造工作雖然是采購過程的質(zhì)量控制，但監(jiān)造組人員應(yīng)有專業(yè)設(shè)計(jì)師或?qū)I(yè)工程師參加，如果總承包商自身不具備監(jiān)造能力時(shí)，也可以委托專業(yè)的監(jiān)造單位完成監(jiān)造工作。

4.3 采購質(zhì)量的事后控制

設(shè)備材料的到場驗(yàn)收對于采購過程質(zhì)量控制來說屬于事后控制，但對于施工安裝階段質(zhì)量控制來說卻是事前控制，因此應(yīng)由采購部門和項(xiàng)目現(xiàn)場專業(yè)人員共同參加驗(yàn)收。貨物驗(yàn)收分為兩方面：實(shí)物驗(yàn)收和文件驗(yàn)收。

設(shè)備材料進(jìn)場時(shí)，由現(xiàn)場專業(yè)工程師根據(jù)貨物的具體情況決定抽檢或全數(shù)檢驗(yàn)；對于需送檢的材料，如主體結(jié)構(gòu)材料、保溫防水材料、管道閥門、電氣材料等應(yīng)由監(jiān)理單位見證取樣后送檢；如果采購前有預(yù)留樣品的還需要檢查是否與樣品一致，發(fā)現(xiàn)實(shí)物質(zhì)量有問題應(yīng)責(zé)令退場。文件驗(yàn)收是檢查質(zhì)量證明文件是否齊全有效，通常包括出廠合格證、質(zhì)量證明書、使用說明書、生產(chǎn)許可證、國家認(rèn)證標(biāo)志等。

完成貨物進(jìn)場驗(yàn)收后，應(yīng)按規(guī)定完善設(shè)備材料進(jìn)場報(bào)驗(yàn)手續(xù)。

5、控制采購費(fèi)用，降低采購成本

工程項(xiàng)目的成本中主要是材料和設(shè)備費(fèi)用，約占工程總成本的50%～60%，采購成本直接影響工程的造價(jià)和利潤，因此采購費(fèi)用的節(jié)約是項(xiàng)目成本節(jié)約的主要途徑。

5.1 制定科學(xué)合理的采購控制預(yù)算

控制采購成本的第一步是制定合理的采購控制預(yù)算，也就是前面說過的確定采購成本控制價(jià)，是在采購工作開始之前對市場情況進(jìn)行分析和研究，估計(jì)和預(yù)測成本價(jià)格，對資金和成本預(yù)先合理分配，建立限額控制標(biāo)準(zhǔn)，在采購實(shí)施過程中隨時(shí)檢查糾偏，確保項(xiàng)目成本控制在預(yù)期范圍以內(nèi)。

5.2 公開招標(biāo)或競爭性談判

利用供應(yīng)商之間的競爭是壓低采購價(jià)格最有效的方法，通常采用公開招標(biāo)和競爭性談判兩種方式。總承包商一般都有合格供應(yīng)商檔案，對于常用的設(shè)備材料采購可以在合格供應(yīng)商名單中選擇3-5家采用競爭性談判方式，對于不常用的設(shè)備材料，因不了解市場情況和價(jià)格信息，常采用公開招標(biāo)的形式。

公開招標(biāo)應(yīng)該在報(bào)名結(jié)束后，對參加競爭的供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，在開標(biāo)前進(jìn)行資信調(diào)查，了解公司性質(zhì)、組織架構(gòu)、履約能力等，判斷投標(biāo)人是否具備相應(yīng)的資格和能力，防止采購工作風(fēng)險(xiǎn)和不良影響。

無論是競爭性談判還是公開招標(biāo)，科學(xué)合理的工作流程和評(píng)標(biāo)方法是達(dá)到采購目標(biāo)的基礎(chǔ)。評(píng)標(biāo)的第一步首先是看報(bào)價(jià)，但同時(shí)也要評(píng)價(jià)供貨商提供設(shè)備材料的質(zhì)量和性能，包裝運(yùn)輸費(fèi)用、交貨周期、售后服務(wù)和技術(shù)培訓(xùn)等附加條件也是評(píng)標(biāo)的重要內(nèi)容。平衡各方面因素，在能夠按時(shí)交貨，具有良好信譽(yù)和高素質(zhì)技術(shù)服務(wù)的前提下，選擇報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商中標(biāo)才是達(dá)到了性價(jià)比最優(yōu)的采購目的。

5.3 供應(yīng)商管理

承包商往往在某一行業(yè)領(lǐng)域或某一地區(qū)長期從事工程承包活動(dòng)，對供應(yīng)商來說就形成了一種潛在的長期合作的機(jī)會(huì)。通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理，使工程承包商與材料設(shè)備供應(yīng)商之間建立起相互信任、長期合作的關(guān)系，供應(yīng)商材料報(bào)價(jià)勢必相對其他普通關(guān)系的供應(yīng)商的報(bào)價(jià)優(yōu)惠。對于總承包商來說，采購到低價(jià)的設(shè)備材料只是降低成本的一個(gè)方面，得到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的資源保證則是獲得的更深一層的利益，從另外的角度看也是降低了工程成本。

5.4 建立監(jiān)控體制和激勵(lì)機(jī)制

采購工作人員在面對大量現(xiàn)金流和物流的環(huán)境中往往容易迷失自己，建立監(jiān)控體制和激勵(lì)機(jī)制可以有助于采購人員擺正自己與公司的利益關(guān)系。總承包商應(yīng)不斷健全采購管理制度，制定采購流程和相關(guān)部門的職責(zé)和關(guān)系，規(guī)定審批權(quán)限。通過明確成本目標(biāo)，加強(qiáng)績效考核，完善獎(jiǎng)懲制度，可以使降低采購成本成為采購團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員的自覺行為，從而有望實(shí)現(xiàn)持續(xù)降低采購成本的長遠(yuǎn)目標(biāo)。

6、結(jié)束語

EPC工程項(xiàng)目采購管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及層次比較多，完善和發(fā)展是一個(gè)逐步的過程，需要建立完整、高效、可靠的采購管理體系。做好采購過程管理，可以使項(xiàng)目按時(shí)竣工，保證工程質(zhì)量并可節(jié)約投資，提高項(xiàng)目利潤。