工程項目付款合同管理

鄂建新

北京礦冶科技集團有限公司

一、采購預算控制及采購定價

1、采購預算：

項目組依據(jù)收款合同及概算，進一步詢價確定采購預算。預算一般包括硬成本及軟費用。

1）硬成本：主要是采購/分包成本，要求比概算更加細化準確，更接近采購價但不低于采購價。

2）軟費用：一般為設計階段、生產(chǎn)采購階段、編程調(diào)試階段、發(fā)貨階段、調(diào)試時車階段、竣工驗收階段等各階段投入的人力成本。

2、采購定價：

項目組確定最終預算清單后，綜合考慮采購周期、難度等，可分批提交采購申請給采購人員，采購人員依據(jù)采購預算及采購申請，以及采購金額大小及技術(shù)復雜程度等來組織招標、商務談判或詢價。

1）招標

依據(jù)單位的招投標管理辦法及相關(guān)法律法規(guī)，勘察、設計、施工、監(jiān)理以及與工程建設有關(guān)的重要設備、材料等的采購達到下列標準之一的，必須招標：

（一）施工單項合同估算價在200萬元人民幣以上；

（二）重要設備、材料等貨物的采購，單項合同估算價在100萬元人民幣以上；

（三）勘察、設計、監(jiān)理等服務的采購，單項合同估算價在50萬元人民幣以上。

（四）單項合同估算價低于第（一）、（二）、（三）項規(guī)定的標準，但項目總投資額在3000萬元人民幣以上的。

形成的過程文件一般包括：專家簽到表、會議紀要、各輪報價、綜合評分表、招標評標推薦表、中標通知書等。

2）談判

不滿足招標條件的，可以采用談判的形式。過程文件一般為采購談判結(jié)果匯總及評價表，包含以下信息：采購明細、供應商報價、談判結(jié)果、綜合評價、評價人員簽字、評價意見、最終供應商、各級負責人簽字（一般包括采購申請人、項目經(jīng)理、部門經(jīng)理、采購人員、主管負責人）。

3）詢價

不通過招標及談判形式的，可選擇三家蓋章報價或獨家采購說明作為定價依據(jù)。

3、重大合同

需由承辦單位牽頭組織經(jīng)濟、技術(shù)、法律等人員成立談判小組，確定談判方案，并編制合同執(zhí)行預算方案及草擬重大合同，組織歸口管理部、法律部門會審。單位可以根據(jù)自身業(yè)務特點確定重大合同標準，如收入類超過1000萬、支出類超過500萬定義為重大合同。

4、采購過程需要用到的表單

一般包括：

項目預算單

采購申請單

價格確認及供應商選擇信息確認單

重大合同會簽單

二、合同起草及審批

選擇合適的合同模板，原則上選擇單位規(guī)定的合同范本，根據(jù)前期商定的合同主要條款來起草合同。合同文本應做到內(nèi)容合法、責任明確、格式規(guī)范、條款完備、用于準確。

合同除約定合同總價外，還需約定不含稅金額、稅額，以及發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/增值稅普通發(fā)票）。不同稅率的事項需分別列明金額、稅率。

合同在提交正式的集團層面審批前，需經(jīng)過承辦部門預審。

三、合同執(zhí)行管理

1、合同臺賬

合同管理人員需建立合同管理臺賬，可以將收款與付款合同統(tǒng)一管理。

收款合同信息可以包括：

合同編號、合同名稱、對方單位、啟動時間、合同金額、收入累計、未收入帳款、當年各月收入、到款累計、到款比例、應收累計、預收累計、余款、各年到款、當年各月到款等。

付款合同信息可以包括：

項目名稱、采購合同編號、標的物名稱、訂貨廠家、合同價、已付款額、未付款額、已開發(fā)票、付款進度、出庫狀況、入賬成本、稅率、采購時間、合同簽訂時間、實際到貨日期、約定交貨日期、訂貨進度、出庫時間、計劃出庫時間、發(fā)票號、發(fā)票日期、交財務日期等。

可以依據(jù)合同臺賬進一步統(tǒng)計應付賬款及待付款情況、應收賬款及未收入賬款情況、已開發(fā)票及未開發(fā)票情況等信息，方便管理者整體把控項目合同執(zhí)行情況。

2、訂貨進度管理

單位應明確合同貨物進度管理負責人，可以是采購人員，也可以是項目組成員，或者是專門的合同管理人員。依據(jù)為合同文本及合同臺賬。

3、合同文本歸檔

歸屬于各個部門的合同應有相應部門管理，如工程部、生產(chǎn)部、科研部等。各部門的合同又可以依據(jù)項目來分類歸檔。

四、合同風險控制

合同風險防范措施是降低合同簽訂和合同履約風險的重要環(huán)節(jié)，重點是分析和識別合同條款涉及的影響合同風險分擔的風險要素，選擇適當?shù)娘L險應對策略。控制工程合同管理風險的措施包括制度建設、合同文本規(guī)范有效措施等。下面從制度建設、合同文本規(guī)范、合同談判、合同履約等方面簡要介紹。

1、制度建設

控制工程合同管理的風險，首先從建立一系列制度開始。以文件形式明確合同管理工作流程，明確各個部門、各個履約責任人的職責與分工，從制度層面提高合同履約控制能力，保證合同管理無死角。常用的制度包括合同管理制度、重大合同管理辦法、合同履約責任管理制度等。

2、合同文本規(guī)范

合同盡可能采用國家或企業(yè)的示范文本以保證條款全面、具體、有針對性。有條件的企業(yè)，建議建立適合企業(yè)自身特點的合同標準文本。金額小或者內(nèi)容簡單的可使用企業(yè)自有簡化版本，大金額或者內(nèi)容復雜的可以使用國家標準范本。

3、合同談判

在談判策略上，應善于在合同中限制風險和轉(zhuǎn)移風險。如分包合同付款條款與總包合同一致。對于關(guān)鍵合同尤其是重大合同，要按重大合同管理來執(zhí)行。

4、合同履約

合同一經(jīng)生效，企業(yè)的各個部門都要按照各自的職權(quán)，按合同規(guī)定行使權(quán)利履行義務，保證施工合同的圓滿實現(xiàn)。并實行動態(tài)監(jiān)管，形成狀態(tài)跟蹤與信息采集工作，針對現(xiàn)場進行定期或不定期的檢查，內(nèi)部及時溝通了解。

五、結(jié)語

總之，作好采購預算控制，嚴格實行定價管理及各級合同審批制度，動態(tài)監(jiān)管合同的執(zhí)行過程，充分考慮各階段的風險控制，能有效的保證合同本身的順利履行及保證工程項目的有序執(zhí)行。