淺析新時期現代企業中的檔案管理

摘 要：【目的/意義】檔案管理是現代企業長期發展之路上必不可少的一部分，甚至在很大程度上影響著現代企業的最根本利益，本文意在喚起現代企業更加重視檔案管理的重要地位，使檔案管理在企業發展中發揮更大的作用。【方法/過程】采用文獻閱讀法對現代企業中檔案管理情況進行梳理研究。【結果/結論】研究發現，檔案管理受現代企業落后的管理觀念影響，管理人員對檔案管理不夠重視，以及企業缺少專業性人才，設施也不夠完備。筆者進而提出相關建議，以期檔案管理在現代企業中的積極作用得到進一步發揮。

關鍵詞：新時期;檔案管理;現代企業

國家經濟以迅猛之勢發展，社會形勢急劇變化，文化也呈現多樣化趨勢。檔案資源作為企業軟文化的一部分，日益呈現出多樣性，企業檔案管理在企業中的地位無足輕重，發揮至關重要的作用。企業檔案作為企業經營和管理方法的記錄、企業的無形資產，只有做好了現代企業檔案的整理分類、保存及有效利用，才能使得檔案在現代企業發展中發揮充分的支撐作用。為了更深層次的認識檔案管理，我們結合當前現代企業中有效利用檔案管理的實際情況，并從實踐中尋求一條更科學的方法，使檔案管理在現代企業運營中發揮更強大的作用。

檔案管理又稱檔案工作，是指檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列工作，即科學的歸納方法和系統的整理法則[1]。《中華人民共和國檔案法》第五條從法律高度就我國檔案工作的原則做了如下的規定：“檔案工作實行分級領導、分級管理的原則、文虎檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”[2]。

1 現代企業中檔案管理存在的問題及產生的原因分析

現代企業發展是否樂觀對企業經濟效益有著十分高的要求，往往管理者把大部分精力放在經濟效益上[3]，從而忽視了企業的檔案管理工作，檔案管理工作依然存在著問題。

1）落后的管理觀念影響檔案發揮作用。許多管理人員的觀念還很陳舊，認為檔案管理的工作就是文件資料的收集整理，保存到某處，以后需要時查閱，把這當成了一項簡單且不重要的輔助性工作。有很多小企業在檔案的整理和利用方面有很大的問題。一是檔案資源孤立，財務檔案、政黨檔案、產品檔案、人事檔案等共同組成了企業檔案，這些不同類型的檔案在分類管理時常常形成一個個的孤島，不利于現代企業內部信息資源的交流共享。二是檔案材料的缺失，現代企業日常活動中產生各種類型的材料，而許多文件資料未收集、整理不規范、存檔率低，流失嚴重。三是檔案檢索系統不完善，已經歸檔的文件資料，因為著錄沒有標注明確，內容未分好類，在需要拿出來使用的時候便無法準確的找出相關材料，造成不便。

2）現代企業的管理人員對檔案的價值不夠重視。現代企業管理人員不看重檔案管理的工作，可以由兩方面體現：一是管理層更加重視現代企業最顯現的狀況即企業運營，每天的資金流動是他們關注的重點，從而忽視了有效管理檔案工作能帶來更多資金收入的潛在功能。二是現代企業更新換代的同時，其經營管理模式并沒有升級更新，受到舊模式的影響，管理層管理檔案的水平不高，檔案在現代企業中的積極作用沒有得到充分的發揮，所以管理層并沒有感受到檔案工作的價值[4]。

3）檔案管理方面缺少高素質人才。檔案效應的關鍵在于檔案管理人員的素質高低。一方面檔案管理工作沒有受到全面重視，檔案管理方面的人員數量少，專業人員更是屈指可數，沒有良好的大環境，缺少相互的交流學習，現有的工作人員都會受限于當前的水平，并且大部分人對現代辦公操作的不熟練，綜合業務水平低，總體難以得到進步。另一方面，也是由檔案工作未受到重視引起，工資水平直接影響了員工的工作積極性，恰恰從事檔案工作人員的平均工資水平都較低，這將導致他們沒有進取心和鉆研動力。

4）檔案設施落后。有很多小型企業，基本不在乎檔案的開發利用，也不想把資金花在這方面，導致檔案室陳舊，設備簡陋，即使是電腦配備也很缺失，對于檔案管理的建設來說確實是一種困難。

這種種原因影響了檔案管理現代化發展，也就無法為現代企業的發展充分貢獻力量。

2 進一步發揮積極作用的建議

1）實行檔案管理創新。實行企業檔案高效、統一的管理和利用是企業檔案管理創新的第一步，其目的是調動企業檔案資源[4]，實行統一管理，實現企業檔案效益，提高總體水平，從而提高現代企業的管理水平。對于現代企業中相對落后的檔案管理部門的制度或運轉方式、工作方法等，我們必須將其重視起來，結合現代企業的內部環境和外部環境，探索企業檔案管理變革創新的具體方法，找出有效途徑。

2）放大檔案效應。企業檔案不僅是企業日常活動的簡單記錄，更是企業檔案管理人員通過層層篩選，濃縮出來的有價值的部分，正所謂“取其精華，去其糟粕”，企業檔案應該留下有益于現代企業發展戰略的優質信息資源，讓每一份檔案文件都能發揮最大的效應。現代企業必須放大檔案效應，提高全體員工的信息意識和檔案意識，讓全體員工認識檔案正是現代企業之中十分重要的信息資源，學會科學取舍、利用和保護。為進一步放大檔案效應，現代企業必須制定相關的規定，貫徹和落實相關決策，規范對檔案的管理。

3）培養專業型人才，優化基礎設施。現代企業要加大對檔案工作人員的技能培訓，提高其專業技能和綜合素質，她們的工作能力和責任感直接影響到檔案管理的效率。只要檔案管理工作人員的技能水平提高，那么企業整體的檔案管理部門的服務質量就能得到提高。另外，現代企業還應該跟上時代的步伐，建立數字檔案管理系統，用現代化、信息化的技術提高檔案管理的效率，各企業也應配備齊全檔案工作所需設備儀器，以此保障檔案管理工作的高效完成。

4）檔案管理升級。新時期國家對各大企業的發展提出了新要求，現代企業要符合綠色環保，低能耗、高產量、高效益的準則，現代企業建設已經進入了新的發展時期，檔案管理應該升級，并促進企業的升級。在企業檔案管理的升級過程中，企業領導應該調動一切積極因素，動員一切力量，以行動支持檔案升級，解決升級過程中的物質人力需要。檔案管理部門則應該充分利用現有資源，動員所有員工，規劃好檔案升級的策略方案，腳踏實地，快中求穩，跟緊企業升級的步伐，明確地位，進而順利的實現檔案管理和企業的雙升級。

3 結語

企業檔案已經成為現代企業發展不可或缺的力量來源，現代企業在開展各項業務時都越來越離不開檔案管理[5]。為了適應社會大環境和現代企業內部環境的需求，現代企業在加強經營管理水平的同時，還要加強企業檔案管理的水平，通過合理的管理手段，積極尋求科學的辦法，升級企業檔案管理，形成科學有效的檔案管理制度，最終促成現代企業的不斷升級，蓬勃發展。我國越來越多的企業已經意識到企業檔案管理的重要性，紛紛開設了企業檔案管理部門，開設了越來越多的檔案管理職位，企業檔案管理越來越受到企業領導者的重視，成為現代企業不可或缺的力量之一。總之，企業檔案管理在現代企業中的地位日益顯著，其作用也日益明顯，檔案管理必將為現代企業的發展提供更高、更優質的服務。不僅如此，檔案管理還將為整個社會的發展“添磚加瓦”。

參考文獻

[1]房年劍.檔案管理學[M].人民日報出版社，，2006.

[2]汪溢.譚書旺.秘書文檔管理[M].大連理工大學出版社，2010.

[3]范子千.淺析企業財務管理存在的問題及對策[J].商場現代化，2018.9.

[4]陳靖.充分發揮檔案管理在企業經營中的作用[J].機電兵船檔案，2013.3.

[5]翁韶瓊.檔案管理在當代企業中的重要性及地位探討[J].附件建設科，2016.5.

作者簡介

吳彥（1996-），女，漢族，安徽安慶人，湘潭大學碩士在讀，研究方向：檔案學。