以規(guī)范精準為導(dǎo)向的本科畢業(yè)論文（設(shè)計）信息化管理

林文如，林葉郁

畢業(yè)論文（設(shè)計）是高校人才培養(yǎng)中極為重要的實踐教學(xué)環(huán)節(jié)，也是反映教學(xué)質(zhì)量的重要評價內(nèi)容。在國際工程教育認證標準中指出,畢業(yè)設(shè)計是學(xué)生在校期間為數(shù)不多的能體現(xiàn)學(xué)生解決復(fù)雜問題培養(yǎng)效果的材料，并將對畢業(yè)論文（設(shè)計）的評估作為工程教育認證最重要的評判之一[1]。目前，本科生畢業(yè)論文（設(shè)計）管理問題已受到眾多關(guān)注，但仍有部分高校的現(xiàn)行管理模式存在工作量大、效率低下等情況。不少學(xué)者將研究聚焦在畢業(yè)論文（設(shè)計）工作中存在的問題及改革對策、過程管理、質(zhì)量監(jiān)控等方面[2-5]。信息技術(shù)與管理模式創(chuàng)新的融合是畢業(yè)論文（設(shè)計）管理工作的發(fā)展趨勢。取代傳統(tǒng)手工管理模式，加強學(xué)校畢業(yè)論文（設(shè)計）工作的信息化管理是提升學(xué)生實踐能力培養(yǎng)、提高教學(xué)質(zhì)量的有力保障。因此，本文結(jié)合閩江學(xué)院對畢業(yè)論文（設(shè)計）的管理規(guī)定，分析目前畢業(yè)論文（設(shè)計）管理過程中存在的主要問題，提出以規(guī)范精準為導(dǎo)向的信息化管理改革舉措，借助自主研發(fā)的“畢設(shè)通”系統(tǒng)實現(xiàn)對畢業(yè)論文（設(shè)計）工作的科學(xué)管理，提升教學(xué)質(zhì)量。

一 當(dāng)前畢業(yè)論文（設(shè)計）工作流程中存在的問題

高校畢業(yè)設(shè)計的工作流程基本包括：確定指導(dǎo)關(guān)系、論文選題、下達任務(wù)書、開題報告、中期檢查、論文指導(dǎo)、論文評閱、論文查重、論文答辯、成績評定等環(huán)節(jié)[6]。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都將無法進入后續(xù)環(huán)節(jié)；同時，在畢業(yè)設(shè)計過程中還存在學(xué)生中途換題目和換導(dǎo)師等情況，需要更改相關(guān)環(huán) 節(jié)，隨之帶來的工作量較為繁鎖。通過分析本校畢業(yè)論文（設(shè)計）管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)引發(fā)效率低下的主要原因包括以下幾個方面。

（一）確定指導(dǎo)關(guān)系的流程繁鎖

傳統(tǒng)做法包括直接分派或線下互選。直接分派即由各專業(yè)負責(zé)人（或教研室主任）直接手工分配師生指導(dǎo)關(guān)系，然后師生之間確定選題。其優(yōu)點是簡單省事，缺點是未能充分表達師生意愿。線下互選的一般流程主要有：（1）院系通知教師填寫指導(dǎo)方向說明；（2）教師將指導(dǎo)方向說明發(fā)回教學(xué)秘書處；（3）教學(xué)秘書手工匯總導(dǎo)師名單（包含指導(dǎo)方向說明等信息）然后下發(fā)給各班學(xué)習(xí)委員；（4）學(xué)習(xí)委員將導(dǎo)師名單下發(fā)到每位同學(xué)，學(xué)生將選導(dǎo)師信息發(fā)給學(xué)委匯總，之后發(fā)給教學(xué)秘書再匯總；（5）教學(xué)秘書將匯總好的學(xué)生選導(dǎo)師信息表下發(fā)給教師，教師再從中選擇學(xué)生；對于未被選中的教師或?qū)W生，需要重復(fù)以上部分步驟進行第二輪、第三輪……然后師生之間確定選題。這種做法的缺點同樣明顯，師生積極性低、效率低，該項工作的完成周期較長。

（二）論文題目審核方式不理想

傳統(tǒng)做法是各導(dǎo)師將初步篩選過的學(xué)生題目審批表給專業(yè)負責(zé)人（或論文指導(dǎo)小組），專業(yè)負責(zé)人（或論文指導(dǎo)小組）匯總本專業(yè)（或全院系）的題目，開會討論審核。缺點：即使討論時打印了近幾年的題目作為審核參考，人工方式也很難從中準確找出擬開題題目與歷屆題目之間的關(guān)系（重復(fù)程度、數(shù)量），從中也反應(yīng)出電子檔畢業(yè)論文的歸檔管理問題。因缺乏數(shù)字化管理，造成檢索不便，利用率低下[7]。

（三）文檔填寫與排版規(guī)范性差

畢業(yè)設(shè)計過程要求填寫多個表格型文檔，傳統(tǒng)做法是學(xué)生使用Word模板進行填寫。在這些表格中基本信息（姓名、學(xué)號、專業(yè)、班級、指導(dǎo)老師姓名、職稱、題目、選題類型、論文方向等）容易填錯或不一致，甚至同一種名稱的表格模板，不同院系（甚至不同專業(yè)）也不盡相同，同院系同專業(yè)也存在不同年份版本的問題。若不加以有效管理，容易出現(xiàn)錯誤，一旦錯誤，一傳十十傳百，造成大面積出錯。長文檔排版也存在類似問題，雖然會給學(xué)生提供排版要求及模板，但學(xué)生是否已按要求整理文檔只能依靠導(dǎo)師根據(jù)經(jīng)驗判斷。

（四）成績評定環(huán)節(jié)效率低下

學(xué)生的畢業(yè)論文（設(shè)計）最終成績是由指導(dǎo)成績、評閱成績、答辯成績這三類按一定權(quán)重計算出的總評得分。若采用手工方式效率低下且易出錯。EXCEL雖可以簡化繁鎖的評分工作，但仍需要靠人工的方式進行文件收集分發(fā)。要實現(xiàn)批量處理，還需更高級的信息化管理手段。

（五）不利于進度管控與材料歸檔

在傳統(tǒng)方式下，各院系若要了解各環(huán)節(jié)進展情況，只能通過老師上報了解；教務(wù)處若要了解各院系進展情況，只能通過各教學(xué)秘書上報了解。在材料歸檔上，導(dǎo)師與學(xué)生之間、導(dǎo)師與教學(xué)秘書之間、教學(xué)秘書與教務(wù)處之間均通過QQ或郵箱的方式收集歸檔材料（各種表格、長文檔、報表），其缺點在于：收集分發(fā)繁瑣，版本很難控制，文檔完整性難以保證。

二 基于“畢設(shè)通”的信息化管理改革

針對以上畢業(yè)論文（設(shè)計）工作流程管理中出現(xiàn)的主要問題，結(jié)合閩江學(xué)院對畢業(yè)論文（設(shè)計）的管理規(guī)定，以規(guī)范精準為導(dǎo)向，通過自主研發(fā)，構(gòu)建由教師（指導(dǎo)教師、評閱教師、答辯教師、專業(yè)負責(zé)人、答辯委員會）、學(xué)生、管理人員（系統(tǒng)管理員、教務(wù)處、教學(xué)秘書）三類角色使用的畢業(yè)論文（設(shè)計）管理系統(tǒng)，名為“畢設(shè)通”系統(tǒng)，從而解決以往管理過程中的種種效率低下問題。該系統(tǒng)基于B/S模式，使用集成開發(fā)工具Eclipse，數(shù)據(jù)庫采用MySQL，項目運行在Tomcat服務(wù)器。系統(tǒng)實現(xiàn)對學(xué)生論文（設(shè)計）進行跟蹤、引導(dǎo)一體化的管理。學(xué)生和導(dǎo)師可以根據(jù)系統(tǒng)發(fā)布的工作流，執(zhí)行每一階段的任務(wù)，管理人員可以高效地檢查每個人的論文設(shè)計進度，并做出相應(yīng)的督促。系統(tǒng)有著良好的算法和優(yōu)秀的架構(gòu)，可以提供穩(wěn)定、高效的服務(wù)體驗，采用有效的驗證機制，顯著提高了系統(tǒng)的安全性。其自適應(yīng)界面簡潔大方，極大地方便用戶操作。系統(tǒng)由教師子系統(tǒng)、學(xué)生子系統(tǒng)和管理子系統(tǒng)構(gòu)成，主要功能模塊可參考圖1所示。

圖1 “畢設(shè)通”系統(tǒng)主要功能

學(xué)生可以完成的操作主要有：師生互選，論文檢索，查看并確定論文選題，填寫、修改并提交畢業(yè)設(shè)計過程涉及的各類表格（包括題目審批表、開題報告、任務(wù)書、中期檢查表等），可上傳下載各類表格、各版本畢業(yè)論文，實現(xiàn)版本控制，查看老師的各項審核情況，查看畢業(yè)論文成績等。教師包括論文指導(dǎo)教師、評閱教師、答辯教師、其他（專業(yè)負責(zé)人、答辯委員會）。通過本系統(tǒng)，指導(dǎo)老師可以完成師生互選、論文檢索、申報選題、下達任務(wù)書、開題報告審閱、論文評審、相關(guān)表格審閱與填寫、文檔上傳與下載等操作；專業(yè)負責(zé)人負責(zé)師生互選及畢業(yè)設(shè)計各階段的審核工作；評閱老師可評閱論文并給出評閱成績；答辯老師可記錄答辯信息及成績；答辯小組負責(zé)答辯評審并由答辯委員會評定最終的總評成績。評分涉及的一系列量化工作，均由系統(tǒng)自動統(tǒng)計完成。管理人員分為系統(tǒng)管理員、教務(wù)處人員和教學(xué)秘書。系統(tǒng)管理員具有最高權(quán)限，完成系統(tǒng)的配置管理。教務(wù)處人員可以添加各學(xué)院信息，分配教學(xué)秘書，創(chuàng)建校級工作流，查看各級各類報表；教學(xué)秘書負責(zé)導(dǎo)入本院系師生信息，并設(shè)置各專業(yè)負責(zé)人、答辯委員會相關(guān)信息，創(chuàng)建系部工作流，發(fā)布公告信息，實現(xiàn)畢業(yè)設(shè)計過程管理、進行答辯安排等。工作流設(shè)置每階段的工作和須達標的任務(wù)。由于篇幅所限，以過程管理為例，系統(tǒng)的部分工作流程可參考圖2和圖3所示。

圖2 過程管理工作流程1

圖3 過程管理工作流程2

三 改革的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)模式相比，“畢設(shè)通”系統(tǒng)呈現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

（一）實現(xiàn)師生線上互選

具體流程如下：（1）教師在系統(tǒng)中申報指導(dǎo)教師資格（填寫指導(dǎo)方向說明、指導(dǎo)人數(shù)等信息）；（2）專業(yè)負責(zé)人審核導(dǎo)師資格；（3）學(xué)生在師生互選時間段登錄系統(tǒng)選導(dǎo)師，可以進行自我推薦。（4）導(dǎo)師規(guī)定時間登錄系統(tǒng)選學(xué)生（可以查看學(xué)生基本信息、照片、成績、自我介紹等），未被導(dǎo)師選中的學(xué)生或?qū)?8小時內(nèi)未做出選擇的情況下，學(xué)生可以轉(zhuǎn)投其他老師。這樣循環(huán)（3）（4）兩步直到全部確定師生關(guān)系。使用該措施能提高師生積極性（在搶人的思維推動下），讓完成該項工作時間大大縮短。

（二）題目線上審核，避免高重復(fù)率

通過系統(tǒng)提供的“歷屆題目檢索”功能，導(dǎo)師就可以初步把關(guān)可能存在的重復(fù)性（通過分詞搜索引擎技術(shù)匹配相似度），作為審核討論、修改建議的強有力依據(jù)。這種系統(tǒng)相似度匹配結(jié)合人工審核的做法大大提高了審核的精準性，降低了工作難度。

（三）根據(jù)表單自動生成格式統(tǒng)一的畢業(yè)文檔

對于各種畢業(yè)文檔，學(xué)生可利用系統(tǒng)的Web表單進行填寫保存，基本信息則從數(shù)據(jù)庫讀取自動填入。對輸入域有要求的字段，系統(tǒng)可進行數(shù)據(jù)校驗。學(xué)生填寫好表單后，通過系統(tǒng)內(nèi)置的各專業(yè)標準表格模板，一鍵生成對應(yīng)的Word表格文檔。該舉措使該類文檔得到規(guī)范化管理，基本信息前后一致、可按各院系標準模板規(guī)范生成正確的表格文檔。在長文檔排版方面，學(xué)生只要將各章節(jié)的內(nèi)容從Word中復(fù)制粘貼在系統(tǒng)提供的“長文檔生成工具”中保存，然后一鍵生成排版格式規(guī)范的文檔。該舉措使該類文檔得到規(guī)范管理，同時大大減輕導(dǎo)師指導(dǎo)文檔格式的負擔(dān)，把大量時間放在指導(dǎo)學(xué)生文檔的內(nèi)容本身。

（四）線上評分

指導(dǎo)教師、評閱教師、答辯組教師的評定工作均在系統(tǒng)中完成，各評分小項得分輸入后實時自動合計總分，并可一鍵生成對應(yīng)的Word表格文檔用于打印。其優(yōu)點有：基本信息自動填寫精準規(guī)范、合計總分準確無誤、調(diào)整分數(shù)方便。教師在評定成績前，在系統(tǒng)中就可以查看相應(yīng)學(xué)生的論文，告別了人工收集分發(fā)文件的繁瑣工作。

（五）進度掌控與材料歸檔

在系統(tǒng)的“進度總覽”模塊中，教學(xué)秘書可以看到本院系的進展情況；專業(yè)負責(zé)人可以看到本專業(yè)的進展情況；教務(wù)處可以看到各院系的進展情況，這些進展情況均以進度條、數(shù)值、百分比的形式展現(xiàn)，各級管理人員對所管轄范圍的進度情況一目了然。通過信息化管理改革后，所有文檔均在系統(tǒng)中根據(jù)權(quán)限分配和業(yè)務(wù)流程進行流轉(zhuǎn)，需要這些文檔的時候利用系統(tǒng)的Word生成功能，根據(jù)標準模板自動生成對應(yīng)的文檔，其優(yōu)點是：格式規(guī)范，省去了人工收集分發(fā)的繁瑣工作。

四 小結(jié)與展望

為提升高校畢業(yè)論文（設(shè)計）管理工作的效能，由我們自主研發(fā)的“畢設(shè)通”畢業(yè)論文（設(shè)計）管理系統(tǒng)于2017年9月開始在閩江學(xué)院部分院系進行了實際應(yīng)用，之后根據(jù)廣大師生的反饋意見持續(xù)對系統(tǒng)進行修正與改良。截止目前，部分院系已實現(xiàn)通過本系統(tǒng)對畢業(yè)（論文）設(shè)計過程進行規(guī)范精準管理，并且?guī)熒鷤儗ο到y(tǒng)的使用滿意度普遍較高。其他院系也在積極推行此項改革。該系統(tǒng)的使用從一定程度上解決了以往畢業(yè)論文（設(shè)計）管理中各種效率低下的問題，對于改進教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量具有較大的實用價值。期待再經(jīng)過一年的改革，在全校范圍內(nèi)實現(xiàn)對畢業(yè)論文（設(shè)計）工作的全面規(guī)范、精準管理，并將改革成果推廣到周邊院校，達到群體示范的意義。