事業單位財務部門如何做好合同全過程管理

周莉　張靜　范笑旖

摘要：事業單位合同管理是外協活動和經濟活動中的一項重要工作內容，合同管理水平的提升有利于促進單位經濟業務管理水平的提升。那么，事業單位合同管理是怎樣的流程呢？如何做好合同全過程管理？合同管理過程中有哪些關鍵控制環節？文章基于筆者幾年在事業單位的合同管理經驗，進行淺要的分析。

關鍵詞：經濟業務；外協；合同管理；全過程；流程；內控環節；關鍵控制點；印章管理；審核；備案；收付款；信息化

一、合同管理的基本內容、主要流程和環節

合同管理是一個單位科研生產、內部管理工作的重要組成部分，尤其對于科研事業單位，大部分合同為科研外協合同，合同規范、高效的管理和執行對保障科研生產的正常進度更顯得尤為重要。

事業單位合同管理的歸口部門大都為科研生產管理部門，但財務部門同樣在合同管理過程中扮演著十分重要的角色，財務的職能和作用也幾乎涉及了合同管理的全過程。

外協合同管理的主要流程按照執行進度和主管部門的不同，可以大致區分為六個階段。

第一階段：外協申請。主管部門為科研生產部門，執行部門為外協申請部門。由外協申請人在充分的調研論證和前期詢價的基礎上，擇優選取技術路線，提出初步的技術方案、設計要求、加工圖紙等外協要求，技術負責人進行技術審核，辦理外協申請手續。

第二階段：合同談判。主管部門為科研生產部門，執行部門為外協申請部門。外協申請批準后就可以進行合同談判了。合同談判需要明確外協內容、合同金額、技術指標、時間進度、驗收方法、付款方式等重要內容，形成談判記錄。外協申請時的詢價會獲得報價單，是供貨方單方的意向價格；合同談判則需明確合同金額，獲得雙方成交價格。這里一定要注意，多家單位進行競爭性談判時，絕對不能在多家報價單位之間交換或傳遞報價信息。

第三階段：合同簽訂。主管部門為科研生產部門，執行部門為外協申請部門。除國家、行業有相關專用格式或模板要求外，外協合同文本模板一般使用外協申請單位統一的模板，以確保格式規范、內容完整、形式統一。在前期詢價和談判過程中會取得可能不止一輪的報價單，這個報價單并不能作為合同價格構成的附件。合同價格構成明細是合同金額的主要依據之一，明細合計數應與合同總金額保持一致，并蓋有銷售方的單位印章。

第四階段：合同蓋章備案。主管部門通常為財務部門，執行部門為外協申請部門。這個部分實質上是合同簽訂的一部分，但由于主管部門可能不同，管理要求也不同，故人為拆分為一個階段。因單位公章的管理部門不一定是合同的主要管理部門，因此，經濟合同建議蓋合同專用章，且合同專用章由科研生產管理部門或財務部門保管。合同在蓋合同專用章前，要確保經辦人和有審批權限的領導進行簽字同意。關于合同審批簽字和蓋章，從合同法的規定來說，只要雙方單位均在合同文本上蓋了單位公章或合同專用章的印章，合同就是有法律效力的正式文件；但對于不同的單位，有不同的簽字審批的要求，因此，還需要按單位的審批權限進行簽字審批。合同用章要嚴格履行先簽批再登記、先編號再用章，在規定時間內返還備案的程序，確保合同用章經審批，用章有記錄、可追溯。

第五階段：外協實施驗收。主管部門為科研生產部門，執行部門為外協申請部門。外協項目實施過程中，外協申請部門應把好過程質量關和進度關，隨時掌握外協項目執行情況，并在各關鍵、重要節點進行跟蹤，確保外協保質保量按時完成。外協項目驗收應嚴格按照外協合同及技術協議要求逐項驗收，確保技術指標滿足技術協議要求；驗收資料齊全；交付時間滿足合同要求。項目驗收完成后，外協申請部門需將驗收資料（整個外協過程產生的資料）整理齊套后提交管理部門歸檔。

第六階段：合同經費核算。主管部門為財務部門，執行部門為外協申請部門。各業務部門要按照合同執行進度和收付款要求，及時辦理報銷相關手續。合同是收款、付款的依據，應確保合同已經簽訂完成并在財務備案后再辦理相關付款手續。財務部門要對合同信息進行準確核算和記錄，并定期反饋給管理部門和業務部門，督促合同經費執行。

二、合同管理中存在的主要問題

事業單位合同管理中存在的主要問題有以下幾點。

（一）合同管理信息化程度不高

大部門單位的合同管理還停留在excel手工登記、信息匯總更新的層面，信息化手段使用不充分，沒有合適的信息化系統做支撐，合同相關信息的發布反饋也不及時。

（二）合同管理中涉及多個部門和環節，存在各部門權責劃分不清晰、履職不到位的情況

合同管理過程涉及科研生產管理部門、財務管理部門、業務部門，一些管理類合同還涉及其他管理部門，涉及的部門較多、人員較多。一份合同從前期準備、訂立到執行、核算、信息反饋，涉及的流程、環節也很多。即使合同管理流程梳理得很清晰到位，但各部門不同人員在不同流程、環節中應履行什么樣的職責，履職情況如何監督，履職不到位會造成怎樣的影響，這些內容大多不夠明確。

（三）合同流程執行不嚴格，存在后補合同及前期審批資料的現象

科研生產、實際工作中，存在一些緊急任務和緊急情況，在當時來不及辦理合同審批等相關手續，存在后補合同及前期審批資料的情況。但更多的時候，是由于單位在合同管理過程中沒有建立良好的制約機制，或者沒有進行嚴格控制，職工和管理人員都已經習慣于這種后補的方式。實際上，大量的后補會存在很多潛在風險，不利于單位相關工作的規范管理。

三、做好合同管理的關鍵控制點管理

合同全過程管理中涉及流程、環節、部門、人員眾多，其中有些環節存在關鍵控制點，只要把控好這些關鍵控制點，對整個合同管理就能起到至關重要的作用，達到防范風險、規范管理的目的。

首先，合同全過程涉及的環節須順序進行，不能倒掛，不能漏項。這是保障合同管理過程規范的基礎。這里例舉幾個需要嚴格按順序進行的關鍵環節：1.合同在進行談判前，必須取得外協申請的批準，使得談判前相關人員都清楚本次合同談判的需求、標的，從而確保合同談判和簽訂過程中目標一致、信息已得到充分溝通。2.合同在蓋合同專用章之前，要確保合同前期申請、談判程序完整，通過必要的審核環節，且合同文本簽批手續健全，不能先蓋章再簽批。3.合同蓋章時，要嚴格執行登記編號制度，切忌先蓋章，后補登記編號，易造成合同管理遺漏和用章失控。4.合同在執行和驗收付款時，應已完成必要的合同文本的簽訂，且在相關部門完成備案手續。5.合同在完成核算后，要立刻同時登記核算備查賬，避免信息統計遺漏。

其次，合同管理過程中的職責必須十分明確，且落實到人，包括對各項資料的辦理、審核把關、審批簽字等各個環節。主要包括：1.合同文本簽訂時，合同申請人要對技術指標、外協標的、合同金額、合同執行期間等合同實質內容負首要責任；合同主管部門要對這些實質內容負主要的審核責任；而財務部門對合同文本主要進行形式審查，對合同簽字蓋章是否完備、金額大小寫是否正確、合同收付款約定是否合理等內容進行審核把關。2.合同執行、驗收和報銷結算時，合同申請部門相關人員是執行、驗收和辦理報銷手續的第一責任人，要按合同約定執行，對報銷事項的真實性和取得的報銷單據的真實性負責；合同主管部門對合同的執行、驗收負管理和監督責任；財務部門對合同相關財務報銷單據的完備性、規范性負審核責任。

最后，合同的管理具有較強的時效性，需動態管理，并及時發布和共享相關信息，提高管理的效率。從年初到年末，只要有工作任務，就會不斷產生合同；任務的執行過程也是合同的執行過程。因此，合同會不斷登記、該蓋章、備案、報銷、完成，需要連續不斷地錄入合同的基本信息，并動態管理相關的執行、驗收、核算等信息。信息管理部門也要及時反饋、發布和共享合同登記和統計信息，使執行部門和監督管理部門心中都有一本合同總賬，才能在任務執行的同時，確保合同也同步完成收付款相關手續，避免簽了合同不執行，或者執行了不結算。

四、合同管理水平進一步提升所需的條件

把握好合同管理各個環節的關鍵控制點，是從流程層面確保基礎工作規范，要想真正做好合同管理，提升管理水平，還需要從制度、環境等層面進行謀劃布局。

（一）分清合同管理的權責利，建立有效的激勵約束機制

由于合同管理的全過程涉及部門、人員較多，不同部門和人員應履行的職責不同，因此，必須明確職責，建立有效的激勵約束機制，避免管理人員不清楚各自的職責、各個環節的具體要求，也從制度層面規避沒人管、隨便怎么管、出了問題沒人負責、關鍵環節把關不嚴等問題。

（二）借助信息化手段，促成合同管理智能化

傳統的合同管理，大都靠人管理，借助簡單的excel表等手段，進行統計、分析、反饋。這種方式較為原始和基礎，存在很多固有的弊端，如：效率低下、容易出錯、管理不及時等。若能借助信息化手段，將合同管理的各個環節和流程預設進系統平臺，借助系統的功能和權限設置，對合同進行流程化、智能化的管理，從而減少人為錯誤，提高管理效能。

（作者單位：周莉、范笑旖，中國工程物理研究院計量測試中心；張靜，中國工程物理研究院化工材料研究所）