年度協議管理平臺在大型國際石化項目建造中的應用

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(海洋石油工程(青島)有限公司，山東 青島 266520)

1 引言

大型國際石化工程項目,往往執行全球招標,總包方往往將詳細設計外包給外國的設計公司進行設計,國內公司中標后進行建造。這種項目的特點是合同制定偏向于業主一方，建造工期受制于設計和采購周期,合同執行過程中由于物料無法及時到貨導致無法按時完工造成違約,帶來的資金損失較大。目前國產和進口建設項目所需物料大都需要公開招標，采辦流程和時間長。

為降低生產成本提高工作效率，對部分物料通過年度協議的方式簽訂采購合同，可以有效降低物料采購時間。這就需要對年度協議的使用進行規范系統的管理，通過年度協議管理平臺的建立，能夠實現年度協議管理的信息化和系統化，加快審批流程，并確保使用的合規合法化。

2 年度協議管理平臺簡介

通過年度協議管理平臺可以實現從年度協議合同接收下發、年度協議工作量提報、審核、下發、確認、工作量匯總和預警的全面系統化、信息化。

年度協議實施平臺將通過以下工作流程來實現：

(1)預先錄入年度協議合同信息。

(2)各年度協議使用單位根據年度協議合同信息，進行年度協議實施申請表的錄入和提交審批工作。

(3)年度協議管理人員根據目前的年度協議合同信息及合同工作量通知單下發情況，進行年度協議實施申請審批表的錄入和提交審批工作。

(4)年度協議管理人員進行工作任務通知單的錄入、提交審批及最終下發工作。

(5)各年度協議廠家進行工作量確認單的系統上錄入和提報工作，各年度協議使用單位進行工作量確認單的審核和進一步提報工作。

(6)年度協議管理人員根據相關的工作任務通知單，對提交上來的工作量確認單進行確認。

(7)該平臺將在合同到期前1個月和當工作量通知單下發金額超出合同金額的80%時進行預警，在工作量通知單工期超出合同有效期、工作量通知單累計下發金額超合同金額和工作量確認單累計金額超工作量通知單下發金額時進行提醒。

(8)能夠將年度協議合同信息、年度協議實施申請表、年度協議實施申請審批表、工作量通知單、工作量確認單的相關信息通過相關性連接并根據不同的業務需求進行數據統計和查詢。

3 主要模塊功能

軟件模塊主要有五個功能模塊，分別為基礎數據管理模塊、數據統計模塊、綜合查詢模塊、功能設置模塊、權限管理模塊。下面分別進行介紹：

3.1 基礎數據管理模塊

設置年度協議合同錄入界面，年度協議合同包含合同名稱、合同號、年度協議廠家、合同簽訂時間、合同下發時間、合同有效期、合同金額(不顯示)、定標策略等信息，并添加合同價格明細作為附件(合同單價信息設置為不顯示)，年度協議實施申請表、年度協議實施申請審批表、工作任務通知單、工作量確認單在系統上錄入，相同信息實現自動帶入功能，同時需要在相關年度協議合同價格明細中錄入年度協議工作量作為附件。

3.2 數據統計模塊

能夠將年度協議合同信息、年度協議實施申請表、年度協議實施申請審批表、工作任務通知單、工作量確認單的相關信息通過相關性連接并根據不同的業務需求進行數據統計，如年度協議合同、工作任務通知單、工作量確認單下發統計、該年度協議合同號下的工作任務通知單工作量及金額統計，以及和工作任務通知單相對應的工作量確認單的工作量及金額統計，并能夠自動生成工程項目年度協議工作量確認與委托對比表。

3.3 綜合查詢模塊

可以通過合同號、工作任務通知單號等條件實現所需信息的查找功能。

3.4 功能設置模塊

3.4.1

能夠實現年度協議合同的自動更新功能。

3.4.2

對年度協議實施申請表、年度協議實施申請審批表、工作任務通知單、工作量確認單的實施工期(不能超過年度協議合同有效期)、工作任務通知單的累計下發金額(不能超過合同金額)、工作量確認單的累計確認金額(不能超過相關工作任務通知單的金額)設定臨界值。

3.4.3 實現相關預警、提醒功能

(1) 在合同到期前1個月進行預警。

(2)當工作任務通知單下發金額超出合同金額的80%時進行預警。

(3) 在年度協議實施申請表的工期超出合同有效期時進行提醒。

(4) 在年度協議實施申請表申請金額超出合同剩余金額時進行提醒。

(5) 在工作量確認單累計金額超工作任務通知單下發金額時進行提醒。

3.5 權限管理模塊

統一后臺權限管理，針對不同崗位人員進行權限分配。

4 小結

年度協議管理平臺已經在幾個大型國際石化項目中得到應用，平臺能夠提高公司的管理水平，降低經營風險，提高工作效率，保證公司內各項目的生產進度，并能提高對各生產部門、項目組、年度協議廠家的服務水平。