淺析高校二級學院辦公室主任應樹立的觀念意識

熊蓉

摘 要：高校二級學院辦公室既是代表學院行使綜合管理、發布指令的機構，又是一個服務、辦事機構。辦公室主任的身份既是辦公室隊伍中的管理者，又是辦公室人員中的執行者，承擔承上啟下、溝通左右，協調各方的重要職責，這種多重性特點要求學院辦公室主任在工作中應樹立服務意識、全局意識、責任意識、創新意識、警戒意識和終身學習意識。

關鍵詞：高校;二級學院;辦公室主任

習近平曾在談到辦公室工作時說道：“辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。辦公室工作做好了，各項工作的順利開展也就有了可靠保證。”[1]總書記的話，對高校辦公室工作的重要性和努力工作的方向作出了科學的闡述。現實工作中，高校二級學院辦公室也依據辦公室的工作規律，是一個重要的管理服務部門和辦事機構，既有校、院之間縱向的包括各職能處室的承上啟下，又有學院內部的各系、室之間的協調關系，包括師資管理、學院網站維護、工作計劃的制定與實施等，發揮著聯系學校內外、學院的管理服務紐帶作用。具體表現是工作具有頭緒多、要求高、難度大、事務性工作繁雜等特點。而作為高校二級學院辦公室主任，既是該部門的領導者和責任人，又是二級學院與學校之間溝通的喉舌，還是其所在二級學院領導、教師及工作人員的服務員、協調員，其自身綜合素質如何，直接關系到這個二級學院辦公室工作的好壞與效率，是該二級學院干群關系融洽、教師和員工團結一致等和諧工作氛圍的創造者和維系者。對于保證院系工作正常有序運轉起著不可替代的重要作用。

一、二級學院辦公室主任的角色定位

（一）二級學院辦公室設立

隨著高校擴招工作的深入，各個高校下設的教學單位規模逐漸增加，不論是學生人數、還是教師人數，包括專業設置、教學內容等都呈井噴一樣上升。相伴而來的是工作量加大、工作內容增加、業務范圍廣泛，舊有的、單純以教學為目的所設立的教學單位已經不能滿足教育發展的需要。因此，各個高校紛紛成立了具有一定行政職能的二級學院，作為行政單位不可或缺的二級學院辦公室也應運而生，辦公室主任就此產生。

（二）二級學院辦公室主任的參謀作用

隨著高校轉型發展，學校管理重心下移，二級學院有了更多的自主權，怎樣更好的在教學、學科建設、專業建設、師資隊伍建設等方面把握好方向，發揮專業學院的特色優勢，在此背景下，二級學院辦公室主任要做好出謀劃策、當好參謀助手，為學院領導決策提供可靠、準確的多面信息和依據。在決策和實行中，要做好落實、督促和及時反饋工作。

（三）二級學院辦公室主任的服務功能

二級學院辦公室的中心工作就是服務。既為學校、學院各級領導層服務，又要為教師和學生服務。辦公室主任的工作，可以說煩瑣且緊張，這就要求辦公室主任，一定要具備較好的心理素質、較強的業務素養和相關的專業知識，才能建立較好的人際關系，這是圓滿完成各項工作的保證[2]。

辦公室主任的崗位工作包括：教師等人員與經費管理、起草公文、組織會議、多方協調、收集信息、信訪接待等，還包括大量臨時任務，工作內容非常煩雜、責任十分重大，這就需要辦公室主任必須具備各個方面的能力和素質。這一角色定位決定了高校二級學院辦公室主任要想更好地為學院教師和學校服務，必須具備較高的政治素質和業務素質，樹立正確的觀念意識。

二、二級學院辦公室主任應樹立的觀念意識

（一）服務意識

二級學院辦公室主任的工作性質決定了其要樹立服務意識，始終以師生為本，為師生提供服務，緊緊圍繞學院的中心工作來開展工作，這樣才能較好地增強學院師生的凝聚力，從而提高工作效率。

二級學院辦公室主任需牢記自己是學院師生的“服務員”，要有愿意服務、不怕犧牲的觀念。主動積極地為領導提供超前服務，創新服務方式，多提建設性建議;熱情耐心、真誠細致地對待師生，多了解并及時幫助解決他們在生活和工作中遇到的困難。總之，辦公室主任工作的核心點就是服務，要用優質、高效的服務去贏取上級領導的信任、部門同事的理解支持和二級學院學生的歡迎[3]。

（二）全局意識

二級學院辦公室的工作性質具有綜合性，這就決定了在處理繁雜、敏感的工作事務時，辦公室主任要樹立全局意識，分清輕重和緩急，真正為學院的中心工作服務。辦公室主任務必要處理好教師與學院、學院與學校的關系。在傳達上級的方針政策時，一定要了解清楚政策制定的背景，深刻領會政策的意義，明確學校、學院各自的總任務和總目標的戰略布局，認真地貫徹執行學校的方針政策。不能因為辦公室主任缺乏全局意識而致使局部發展受到影響和限制。因此，辦公室主任必須具備全局意識，抓住工作重點，從全局出發，高效地開展并完成工作。

（三）責任意識

責任意識是辦公室主任為學院師生做好服務工作、開展所有工作的基礎。二級學院辦公室主任要具有主人翁精神，把學院教師和學生的所有事情都當做自己的事情來處理，全心全意、認真負責地為學院師生做好后勤保障工作。辦公室主任的日常工作，都是非常煩瑣復雜的細小之事，并沒有十分重要的轟轟烈烈的大事，但細節決定成敗，微小的事情出現差錯，也會影響到整體工作的進度和工作效果，影響其他各職能部門工作的順利開展，可以這樣說，責任意識決定了成敗。

（四）創新意識

二級學院辦公室主任要具有創新意識，改進工作的方式和方法，建立高效的信息化管理工作系統，以便準確、快速、全面地掌握教師的基本信息，從而提高工作效率。在工作中如遇到特殊情況，當然首先要堅持原則，同時也需要創新工作方法，在征得領導的同意后，創新性地開展工作，以利于提高工作效率。

二級學院辦公室主任的工作具有重復性，那么在處理同一類工作時可以不斷總結經驗，從中發現異同點，總結出更為簡便、更易行、更高效的處理方法。當然，辦公室主任一定要首先正確領會并遵循學校和學院兩級的工作精神、工作方向，準確無誤地開展工作，不能因盲目求新而違反學校和學院的相關政策。

（五）警戒意識

二級學院辦公室主任的工作具有原則性，這就決定了其所有的工作都要照章辦事，要懂規矩并守紀律。二級學院辦公室主任不僅對自己要嚴格要求，也要時刻提醒二級學院的領導班子反腐倡廉，樹立警戒意識。因為辦公室主任直接為領導的各項工作服務，對領導的相關意圖、有關資料和文件都有直接的接觸，這就要求辦公室主任一定要時刻督促自己守口如瓶。

（六）終身學習的意識

二級學院辦公室主任要具有終身學習的意識，不斷提高自身修養，提升政策理論水平，更好地為學院領導和師生服務。二級學院辦公室主任的工作時效性的特點，要求辦公室主任不僅要熟悉當前國家和學校的相關政策、法律法規，還要掌握心理學、管理學、最新的辦公軟件等相關專業知識，樹立終身學習的意識，全面提升自身修養，提高工作效率。

三、提升高校二級學院辦公室主任服務意識的對策與措施

（一）不忘初心，不斷學習

進入21世紀，新知識、新技能像火山一樣爆發。大數據、機器人、智能工具如雨后春筍般出現在人們面前。一天不學習，恍如隔世一樣就跟不上社會的發展變化了，就面臨著被現實淘汰的危險。學習，已成為每一個人不可或缺的必修課。學習，是加強二級學院辦公室工作質量的首要條件，是關系到二級學院教學工作、學生工作順利進行的基本保證。

（二）開拓視野，創造性地開展工作

二級學院辦公室工作是麻雀雖小，五臟俱全。“新形勢要求高校辦公室主任要有創新思維，要增加自己的創新意識和創新能力。”[4]目前，高等院校的教學工作、學生管理工作和教師工作與時俱進，都有了新的內涵和外延，這就要求高校二級辦公室主任強化自己素質，提高創新意識和創新能力，用開放的心態去面對新生事物和需要處理的事情，不抱怨、不拒絕、不排斥與自己意思不同或者是相佐的聲音，用藝術家的手法來創造性地開展工作，為二級學院的教學工作保駕護航。

綜上所述，二級學院辦公室主任作為高校的基層管理工作者，其業務能力水平的高低，服務意識、責任意識、全局意識、創新意識、警戒意識、終身學習意識等的有無會直接影響整個工作質量，而其工作質量的高低又會直接影響二級學院整體的工作水平。二級學院辦公室主任一定要準確定位自我，不斷提升自己的能力，通過高效且優質的服務工作來證明其自身的價值，更好地為二級學院、為領導和全體師生服務。

參考文獻：

[1]于莉.淺談新時代高校二級學院辦公室主任工作[J].哈爾濱職業技術學院學報.2018（6）：129-131.

[2]姜丹丹，張亭亭.淺談高校二級學院辦公室主任應具備的素質及工作方法[J].傳播力研究，2018（26）：229.

[3]金蓮.淺談辦公室主任的自我修養[J].才智，2018（7）：136.

[4]古梅，劉玉蓮.關于如何做好民辦高校二級學院辦公室主任工作的思考[J].改革與開放.2017（6）：119-120.