血站業務檔案規范管理的實踐與探討

任微　孫海明

摘 要：檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是事業單位各項工作的真實記錄，是各單位持續發展的重要依據，既能指導現實工作，又能為查考歷史提供重要依據。

關鍵詞：血站業務檔案;規范管理;探討

一、引言

無償獻血事業是事關人民群眾身體健康和生命安全的社會公益性事業，是社會主義精神文明建設和道德建設的重要組成部分。無償獻血事業不僅能夠促進社會主義核心價值觀的傳播，還能夠保障本地區醫院血庫的存儲量，具有重要的道德價值與醫療價值。

血液中心（血站）業務檔案是輸血工作的一個重要組成部分，是發展輸血事業、開展生產科研、提高管理水平的必要條件和依據，也是血液中心的重要信息資源和國家衛生事業的寶貴財富。血站檔案真實地記錄血液中心行政、財務以及血液質量控制和質量保證的全過程，是維護獻血者、受血者、采供血機構及醫療機構合法權益的重要依據。隨著無償獻血工作的不斷深入開展，醫學科學的不斷發展和社會法制化進程的加快，國家對采供血機構的管理越來越規范，如何管理好檔案并充分應用檔案進一步推動無償獻血事業的發展，是對新時期血站檔案管理的新挑戰。

二、采供血機構業務檔案范圍

血站業務檔案指血站在采供血過程中產生的記述和反映血液中心采供血過程、質量管理、人員培訓、科研教育、資源管理、檢查指導等工作的各類文件和記錄。它包括從獻血宣傳、招募、獻血者篩選、登記到血液采集、檢測、制備、儲存、發放、運輸整個過程中所產生的各種質量記錄，以及獻血者回訪、血費報銷等相關記錄資料，保證其可追溯性、真實性與有效性。

三、采供血機構業務檔案管理的體會

（一）分類別按年限歸檔有利于檔案整理

血液中心（血站）業務檔案主要是血液采集、檢驗、成分分離、儲存運輸等環節產生的各項工作現場記錄，以及血液質量監督和質量保證方面的工作記錄。血液信息方面包括獻血者個人資料記錄，獻血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫、發放記錄、血液保存記錄、血液制品質控抽檢記錄，采供血工作環境消毒記錄，采供血工作環境工藝衛生質控抽檢記錄，儲血冰箱、離心機等重點設備質控監測記錄，采血袋等一次性醫療用品及試劑等的生產廠家資質證明材料及質量檢測記錄，報廢血、醫療廢物的處理記錄等。按照采、檢、分、儲、發五個流程進行總分類，每個分類下再設置子目錄，各子目錄中按年限進行編號管理。這樣的分類管理有利于檔案生成科室原始資料提交，利于檔案管理人員統一編號，也能夠便利相關人員調取資料，查閱資料。

（二）以序列碼相關聯形成完整的檔案管理體系

當前國內采供血工作模式為采集、檢測、分離、儲存、發放五個環節分體管理，過程中產生了獻血者、血袋、標本三個實體流，與實體流相對應形成了三個信息流。由于分體管理，同一獻血者的征詢、體檢及個人信息等檔案資料在獻血服務部門產生，所獻血液的信息資料分別在獻血服務、成分制備及供血服務部門產生，所獻血液的標本信息、檢測及檢測報告資料分別在獻血服務、檢驗檢測部門產生。文件材料形成分散、量大，難以自然形成某位獻血者的系統性檔案，因此以獻血序列碼為關聯，才能使分散管理的檔案資料一體化，形成完整的檔案資料體系。

（三）手工歸檔與計算機管理結合方便檔案利用

隨著采供血工作的不斷發展，檔案利用的數量和頻率呈現上升趨勢。寧夏血液中心2015-2018年共有420人次來查閱利用檔案資料，提供利用案卷2300卷次，共涉及4個門類的檔案被用于工作信息查考、編史修志、原始信息查詢、質量追溯、經費審計等。頻繁的利用使檔案目錄管理尤顯重要，特別是在獻血者、血液、標本管理中，其中獻血檔案是核對獻血者獻血日期、獻血量等相關信息的重要依據。自1998年《獻血法》實施以來，為鼓勵和調動社會公眾積極參與無償獻血，制定了《獻血者血費報銷制度》，為準確提供獻血者信息，計算機的應用有效降低了序列碼錄入人為差錯，提高了檔案檢索的正確率，從而為《獻血法》的實施和《獻血者血費報銷制度》的執行提供可靠保證，為進一步推動無償獻血事業的健康發展和檔案體系建立、完善打下基礎。計算機使用與大數據處理模式的普及，也讓業務檔案管理人院看到了手工歸檔與計算機管理結合的可能性。利用手工歸檔與計算機管理結合，能夠大量節省業務檔案制作時所需要投入的人力物力，也能夠進一步提升檔案的存儲安全。

四、采供血業務檔案工作探討

（一）缺乏管理依據

血站業務工作的特殊性決定了采供血業務檔案的獨特性。《血站管理辦法》和《血站質量管理規范》中對血站的原始記錄要求做了要求規范，但根據檔案法規和行業標準制定的檔案管理規范卻不統一。通過到外省單位調研學習及對下屬血站工作督導檢查，在具體的采供血業務檔案整理方法、鑒定、保管期限等方面都沒有統一的標準，使得血站對業務檔案的收集、整理、歸檔等工作，很難做到規范化、標準化，影響后續的鑒定利用工作。

（二）未形成統一模式

目前，血站使用的各種紙張尺寸不規范，由于計算機管理系統的廣泛應用，絕大多數工作數據靠計算機完成，計算機系統中的設定是固定的，而設計者并未考慮各種規格表格放入業務檔案中是否規范，因此輸出打印的報告單也不盡相同。例如，供血服務科的血液出庫單為票據打印機打出的兩聯單，一聯留存于檔案，一聯交付財務科清算血費;獻血服務科所用的獻血登記表則是A3紙張;檢驗檢測等數據報告則是A4紙張。

（三）完整性有待提高

血站業務檔案管理普遍存在重視不足、管理不規范、歸檔文件不齊全等現象。多數采供血的業務檔案由業務或行政人員兼管，他們缺乏系統的檔案管理知識，所以在歸檔時很難對形成的文件材料準確地整理立卷，影響檔案的完整性、準確性。同時，很多血站的檔案是年末一次性清理上交，既容易出現檔案在歸檔前分散保管時丟失，又會因為統一移交時的工作量過于集中，使得檔案的分類整理質量下降和出現遺漏現象。

五、采供血業務檔案管理工作思考

（一）完善制度規范

目前，有關部門還沒有針對血站業務檔案管理方面的標準，檔案過程中存在隨意性、不重視的現象，造成檔案管理不規范、歸檔文件不齊全等問題。這些問題將會引起檔案內容不規范，進而影響檔案的正常使用性，甚至還會造成因檔案管理不善，在輸血引起的訴訟中不能舉證而導致敗訴的案例。因此，要進一步強化領導、檔案管理人員和各業務科室兼職檔案員對業務檔案管理工作的認識，積極與上級單位聯系溝通，尋求檔案業務部門的指導幫助，制定血站業務檔案管理制度，統一標準、統一認識，形成人人重視，齊抓共管，以保證業務檔案的完整歸檔，規范管理，有效地提供利用。

（二）完善檔案制度和檢查標準

血站制定了相應制度和規定，要求記錄書寫規范，建立記錄質量檢查標準，形成了自查、互查、質控抽查制度，將記錄的質量管理納入工作業績和質量的評價體系，保證記錄真實、及時、準確、完整。在進行采供血業務工作質控監督的同時，加強記錄形成的過程控制，各科室認真抓好血站工作每一環節的檔案資料的收集、整理、歸檔，由血站業務管理部門和質量管理部門共同按目錄逐一清點，既保證記錄質量，又防止少交、漏交。在保證業務工作的同時，盡量縮短記錄形成到移交歸檔的時間，防止記錄在各部門分散保管的毀損丟失，保持記錄的齊全和完整。對供血業務檔案的檢查應該分為兩段式檢查，即在檔案入庫時進行全面檢查，防止謬誤檔案進入到檔案庫中，如果有謬誤檔案，則應該立刻將該檔案退回到上一級工作部門中，要求其進行一定更正;也需要在檔案進入到檔案庫后對檔案內容進行不定期檢查，防止出現有人借查看檔案的名義對供血業務檔案進行擅自更改。在對檔案進行檢查時，要著重查看檔案之中有無出現更改痕跡和明顯的紕漏，也要查看檔案是否出現填寫格式有誤等情況。

（三）做好業務檔案的信息化管理

要提高檔案管理工作水平，充分發揮業務檔案在血站管理中的作用，必須借助血站計算機信息化、網絡化管理的優勢，注重電子檔案的管理利用。傳統的紙質檔案在提供利用方面，因所涉及的檔案保管的科室多、檔案厚重統一調度不便等原因而導致紙質檔案的利用效率差。檔案數字化和電子檔案可以很好的解決這一問題。目前，通過管理系統查閱電子檔案，可以實現檔案信息的一次性查閱，所有檔案信息一目了然，節省了步驟、時間。檔案數字化和電子檔案工作的推進，使檔案信息能夠被更好的利用，提高檔案信息化和自動化管理水平，為血站管理和采供血工作提供優質高效的服務。做好業務檔案的信息化管理，也能夠為查驗檔案提供一定的依據。

（四）加強檔案專（兼）職人員的培訓

應建立有效的血站檔案管理網絡，成立檔案管理領導小組，各業務科室要有分管檔案工作負責人并配備兼職檔案員，具體負責所在科室的檔案收集、整理、編目、移交等工作，以保證各類檔案資料的完整性。在工作實踐中加強對兼職檔案員的培訓，定期進行業務指導和監督，組織學習檔案管理工作的基本知識和要求，掌握業務檔案的收集、整理、歸檔的具體操作程序和步驟，使檔案人員的業務素質得到提高，從而讓檔案人員能夠將自己在培訓中提升的業務素質運用到實際檔案管理工作中，以促進檔案管理水平的提高。

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