淺談儒森漢語學校會計電算化下的內部控制制度

韓波

[摘 要]隨著計算機在現代社會的廣泛運用，電算化會計系統也應時而生，一個企業要想在競爭激烈的現代社會立足，對電算化會計系統的正確應用是必須具備的能力。電算化會計系統的迅速發展給會計行業注入了新的活力，使會計業務處理更加便捷、有效。在本文中筆者將以儒森漢語學校為例，分析儒森漢語學校的電算內部會計控制存在的問題并提出了相關建議。

[關鍵詞]會計電算化系統;內部控制;問題;建議

[中圖分類號]H195.3 [文獻標識碼]A

1 會計電算化與內部控制制度的定義

會計電算化，也就是在會計領域應用電子計算機進行作業，是在算賬、記賬、報賬環節使用計算機對人工予以替代及分析與應用會計信息的過程。內部會計控制是單位為實現信息質量的提升，在可靠性、正確性、安全性及完整性方面為會計信息資料提供保障，貫徹落實相關規章制度及法律法規，在效率性與經濟性方面為經營活動提供保障，而采取的一系列應用在自身內部的控制程序、措施與方法。根本目的是推進單位經營管理的強化，對資金進行更科學管控，最終實現經濟效益的提升。

2 儒森漢語學校會計電算化的背景

作為儒森教育旗下的專業對外漢語國際授課機構，儒森漢語學校在全國共9個教學中心。

儒森漢語學校采用的是金蝶財務軟件，此軟件實現了人力資源管理、財務管理、商業分析、供應鏈管理等功能的集成，以管控企業成本為目的，利用流程控制、計劃編制的方式，對企業成本目標的完成程度進行追蹤。雖然儒森漢語學校運用它提高了財務的管理效率，增加了教育集團的收入和利潤。但是，在推行會計電算化的背景下，儒森漢語學校的內部控制仍有著諸多不足。

3 儒森漢語學校會計電算化環境下內部控制存在的問題

3.1 原始數據操作的準確性問題

隨著會計電算化的推行，雖然使得儒森的財務管理及核算有著明顯更高的效率。但是，在會計電算化的背景下，儒森的內部控制也更多地暴露出不足與問題。在數據處理方面，會計電算化不能夠保障準確性，而是需要由人工輸入的原始數據保證，哪怕原始數據存在錯誤，那么計算機的運算也會延續下去，從而導致在可靠性與準確性方面電算化會計存在欠缺。

3.2 安全管理形式問題突出

在信息安全管理方面，受會計電算化的影響，儒森漢語學校面臨著嚴峻形勢。推行會計電算化，那么必然需要應用到存儲會計資料的相關工具，譬如：U盤、光盤等，由此也就需要面臨磁化、丟失、折疊、受潮等各類問題。同時，如果存儲會計資料的工具被盜或者是損壞無法使用，也會導致企業面臨嚴重損失。在高科技時代，電算化的廣泛應用也導致企業面臨更為嚴峻的黑客竊取數據的問題，對企業的生存與發展有著極大威脅。儒森漢語學校同樣不得不面臨這些新的挑戰，但是，目前這些潛在的安全隱患并沒有引起相關領導人的重視。

3.3 電算化會計基礎管理工作薄弱

計算機的使用固然使儒森漢語學校的運營更加便捷和高效，但是計算機也對儒森漢語學校提出了新的要求。如果儒森意圖改變過往的手工記賬方式，由計算機替代，那么就需要對自身的電算化管理制度進行完善。但是，在電算化管理方面，儒森漢語學校仍舊沿用原有的適用手工記賬的管理機制及財務制度，并未能夠結合電算化需要制定相應的管理制度。所以，在學校內，電算化并不具有高效的運用效率，甚至是影響到學校基礎管理工作的正常開展。

3.4 缺乏電算化內部審計的監督

對會計電算化系統的應用，儒森漢語學校未建立起相應的內審監督制度，加之內審人員缺乏足夠的專業素養，對電算化面臨的風險及具有的特點認識不足，不能夠圍繞電算化采取相應手段實施內部控制，更是妄論開展審計，由此使得會計電算化系統的內審監督存在較大缺失。

4 提高會計電算化環境下內部控制的措施

無論是國內電算化實踐，還是國外實踐均證實，計算機自身處理出錯的幾率為0，但是舞弊與人為錯誤的情況卻越發嚴重，并且舞弊行為一旦發生，就會造成巨大損失。所以，基于會計電算化的背景下制定嚴格的內部控制措施是十分必要的，下面我們將重點對這些措施進行探討：

4.1 要加強原始數據的輸入控制

筆者考慮到儒森漢語學校錄入的原始數據不夠準確，便指出要從輸入、審核、傳遞、自制、保管五大方面對數據輸入進行全面控制。該學校的會計主管人員需重點對原始憑證的合理性與合法性進行審核;稽核人員負責報銷單的填寫與復核，并獲得業務經辦人確認之后蓋章或是簽名，未有蓋章或簽名的均不得認作有效憑證，不得作為賬務處理憑證;憑證錄入人員則以正確的報銷單為參照進行憑證錄入;憑證審核人員負責審核錄入憑證的邏輯關系與科目運用，使系統能夠輸入真實且精準的會計資料。

4.2 要加強數據保管危機意識，建立健全會計管理檔案機制

基于會計電算化系統之下的會計檔案管理關鍵就是光盤存儲、計算機管理、U盤存儲與其它部分涉及打印或手寫的重要會計資料等。這時的會計資料管理需要以會計電算化檔案管理為基礎，所以儒森漢語學校有必要及時構建健全的會計檔案管理制度，并制定有效的管理措施，及時對重要檔案進行存檔。第一，對重要檔案進行明確區分并加以重點管理，對于機密檔案、重要檔案接觸的人員進行嚴格限制。第二，加密處理存儲介質，對所有U盤、光盤設密，以防他人盜竊。第三，備份U盤與光盤中的相關內容以及會計憑證與會計檔案等資料，并定期組織檢查，保證會計資料的安全性。

4.3 加強儒森漢語學校會計電算化內部控制的基礎管理工作

首先，該學校應對會計人員的職能進行嚴格控制。一方面，應明確崗位職責分工。電算化會計信息系統涵蓋設計、分析、維護與運行等多方面的基礎管理工作，對各個部門的工作權限與職責予以明確能夠有效規避錯誤的發生。所以，需要健全崗位分工責任制，對會計操作程序進行規范，保證會計信息資料的準確、無誤。另一方面，明確工作權限的劃分。通常情況下是以相容職務相分離的原則來劃分工作權限的。計算機會計信息系統也應參照手工會計系統，由多個部門或數人負責一項有可能導致舞弊現象出現的經濟業務。其次，加強會計檔案管理工作。電算化會計檔案就是使用磁性介質與計算機進行存儲的各類會計數據與資料及系統運行需要的各類資料及數據文件。健全的電算化會計檔案管理制度，通常需要涵蓋有：各種會計檔案安全保衛措施;會計資料的保管期限;會計檔案的備份制度等。

4.4 加強內部的審計控制

不管制度多么完善，均會有疏漏的地方存在，并且在執行方面也可能出現偏差，因而需要以不定期或是定期方式實施審計來解決問題。首先，要設置內部審計線索。在會計電算化系統中，因不具有明確的數據責任，加之采用的是磁性化介質，因而導致無法直觀地判斷數據資料的可讀性。所以，為保障審計的有序進行，必須留有清晰的審計線索。其次，針對會計電算化系統軟件，需要進行更為全面的質量審計。例如，審查軟件是否經過財政部門鑒定等。最后，在系統控制質量審計、內部控制方面進行強化。主要包括：對現有內控制度的具體落實進行審查并作相應評價;針對查找出的現行內控制度存在的疏漏或是執行環節的偏差，采取措施進行改進等。

5 結論

綜上可知，伴隨人類的不斷進步與社會生產力的不斷發展，會計電算化必將在我國得到更好的發展。儒森漢語學校關于會計電算化的應用雖然為相關工作人員提供了高效且便捷的工作方式，同時，無疑也增加了信息的安全隱患。因此，儒森漢語學校既要順應電算化發展的潮流，同時也要建立合理的內部控制制度，使會計電算化為我們的工作服務。為強化儒森漢語學校會計電算化背景下的內部控制制度，學校不僅要對原始數據進行強化控制，還要樹立正確的數據保管意識，并做好內部審計等相關工作。

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