水利工程施工檔案項目化管理

(中交上海航道局有限公司，上海 200002)

水利工程施工檔案管理對水利工程施工具有重要意義，它是工程施工過程中形成的一切工作記錄，為保證施工質量、合理安排施工程序、提高工程建設管理科學化水平提供了切實的參考依據，同時也為發現工作偏差提供了參考標準，更是為未來優化工程運行管理方案、科學開展工程改擴建工作提供了可靠的資料[1]。但是，由于受重視度不夠、人力資源不充足、工作制度不完善、工作責任劃分不明確等因素的影響，往往使水利工程施工檔案管理工作存在很多缺陷[2]。為了更好地優化、完善水利工程施工檔案管理工作，我們將項目化管理的思路引進到檔案管理工作中，從而有效地避免了以上存在的問題，達到高效、高質量地做好檔案管理工作的目的。

1 檔案管理項目前期工作

1.1 檔案管理項目模式化

水利工程施工檔案管理作為一個項目，具有其獨特性、不確定性和時限性[3]。

a.獨特性。由于每個工程的水文地質、工程規劃、工程功能不同，導致了工程檔案資料管理具有獨特性。

b.不確定性。工程剛開工時不能預料到工程施工過程中會產生哪些資料、會不會有工程變更等因素，這些不確定性因素會隨著時間的推移和工程不斷的完善而降低。

c.時限性。從施工單位投標開始到中標簽訂合同，工程竣工驗收完成，在檔案管理時限期間所產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄資料形成了施工檔案(見《水利工程建設項目檔案管理規定》)。

將項目管理專業知識、技能、工具和方法運用于檔案管理工作中，使檔案管理目標得以更好地實現，這就是檔案管理項目模式化。

1.2 確定項目管理范圍

施工方應以《水利工程建設項目檔案管理規定》、工程項目結構分解、地方政府要求、業主要求、監理要求等為依據，來確定檔案管理工作范圍，避免在以后的工作實施中因為工作范圍不明確而導致漏掉某項工作或是各項工作之間混亂的情形。一般情況下，將檔案管理項目范圍劃分為兩個方面。一是在水利工程施工建設中，施工單位與其他各工程參建單位及政府發生的工作往來中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；二是隨著工程建設而產生的工程文字、圖表、聲像等不同形式的資料。然后，再對以上兩方面的檔案進行細分，即可形成檔案項目管理的范圍。

2 檔案管理項目實施

2.1 項目人力資源管理

檔案管理工作專業性較強、要求較高，為了能高質量地完成檔案管理工作，施工單位應首先建立專業化的管理工作團隊，并且使團隊在工作中相互協調，提高工作效率。檔案管理項目人力資源管理包括以下兩方面：

a.確定檔案管理項目的組織結構。一般地，檔案管理工作由技術部負責，并根據崗位和職責不同，自上而下分別設專門負責檔案管理工作的工程技術負責人、部長、副部長、主管、資料員等。

b.建立責任分配矩陣。根據項目內容的特點，建立項目責任分配矩陣，工作分配細化到個人，工作責任具體化(如右表所列)。

2.2 項目時間管理

根據項目活動估計各個活動的歷時情況(具體情況可參照工程網絡計劃圖)，結合項目責任分配矩陣制定不同層級的計劃，如部門計劃、具體工作進度計劃、個人工作進度計劃等，并根據工作的重要程度和不良影響結果等因素對工作進行先后排序，合理安排工作時間。項目時間管理過程中需要注意各個工作之間的邏輯關系，合理運用單個工作的機動時間，使各個工作之間相互銜接，并有條不紊地進行。

檔案管理工作責任分配矩陣表

在項目實施過程中，如果工作進度產生了偏差，應該及時進行控制糾偏，避免前期未完成的工作影響后續工作的開展和員工的工作狀態。例如前期的報表沒有如期按照工程進度計劃完成編寫及簽字，隨著時間的推移前期未完成的工作和目前的新工作將會受到影響，從而降低工作效率，影響工作質量，甚至可能會漏掉其中某項工作，而加大后期工作量，嚴重的還可能會給企業帶來不必要的經濟損失。

2.3 項目質量管理

工程檔案管理項目質量是指工程資料制作情況，如資料收集是否齊全，資料形式是否多樣化，歸檔是否符合相關規定，以及是否響應了監理的要求等。一個高質量的檔案管理項目能從各個角度及各種形式真實地反映工程的建設過程。

2.3.1 質量控制

檔案管理項目質量控制應從以下三個方面入手：

a.根據項目范圍，明確工作目標，在工作中建立多重檢查機制。如對資料定期整理檢查，并將檢查工作貫穿于整個項目活動過程中；做好資料目錄，確保資料的完整性；及時報送監理、業主審核簽字，做到信息溝通要及時。

b.工程資料信息、數據要真實有效，取樣要科學規范，在工作中爭取第一次就把事情做對。

c.當發現工作與目標產生偏差之后，應及時進行工作糾偏，以此來降低工作偏差帶來的不利影響，甚至是損失；當不能通過糾偏來達到預期目標時，應與項目領導及監理方進行協商，論證原定目標是否科學合理。如果原定目標有悖于現實工作，則需要及時確定新目標，并做好后續工作的調整。

2.3.2 預防質量問題

一是制定部門工作制度，并嚴格執行。二是做好經驗傳承、工作交流等日常活動，有必要時應對新員工進行專業培訓，做到持證上崗，掌握避免犯錯誤的方法和經驗。

2.3.3 項目質量過程改進

根據項目的獨特性，在項目實施過程中采用PDCA 循環原則推動工作，并及時發現和解決存在的問題。工作程序包括以下八個步驟：

a.分析目前工作情況，發現問題。

b.分析影響質量問題的主要因素。

c.針對不同的影響因素采取改進措施。

d.執行措施計劃。

e.檢查執行結果是否達到預期目標。

f.總結成功的經驗，制定相應的工作標準，組織成員之間相互交流、學習。

g.把沒有解決或新出現的問題，轉入下一個PDCA 循環中進行分析解決[3]。

PDCA循環提供了一個質量問題分析解決的思路。由于檔案管理工作需要在業主、監理、供應商、分包等多參建單位之間進行協調工作，因此，在分析問題時，應該從多角度分析入手，及時和他人溝通，聯合加以解決。同時，要按照分工明細、責任到人的原則，制定系統全面的工作分工制度。

2.4 項目溝通管理

施工方檔案管理溝通工作包括內部與各個部門之間溝通，外部與業主、監理、設計、供應商、分包等參建單位溝通。良好的工作溝通，可以促進工作之間的協調，及時獲取項目實施的工作情況，確保信息產生、收集、發布、儲存和最終處理的過程都真實可靠。當產生工作偏差時，需要及時地制定相應的對策，提高工作質量和工作效率。

項目溝通管理包括以下三個過程。

2.4.1 確定溝通目標

在項目實施的前期階段根據項目覆蓋的范圍，確定項目需要溝通的對象，即明確和誰溝通、誰需要什么信息、誰需要什么資料、需要找誰簽字等工作目標對象。例如：在隱蔽工程報驗方面，大壩壩基、鋼筋工程、預埋管線等隱蔽工程在覆蓋之前需要進行隱蔽驗收，隱蔽驗收過程中，首先應自檢合格之后，由施工單位填寫《隱蔽工程報驗單》，然后通知監理人員、工程分管人員及施工班組，并約定驗收時間，共同對該隱蔽工程進行檢查驗收。如果在這項工作中沒有做好溝通，并通知其他參建單位，而自行驗收覆蓋，就可能導致返工、影響工期、造成不必要的經濟損失等不良后果。

2.4.2 項目管理溝通

根據溝通的目的選擇適合的溝通方式，常見的溝通方式有書面溝通、會議溝通、匯報溝通、通信工具溝通等，通過選擇合適的溝通方式來收集、整理、匯總、保存、發送項目信息。每次資料產生的時候都需要和相關人員進行事件確認，必要時還應該在資料相關位置進行簽字確認。例如會議紀要需要在場人員簽字，以確認該人員已參會，并知曉本次會議傳達的內容。

2.4.3 控制溝通

項目各參建方應相互監督項目溝通的實施情況，特別是作為檔案管理的主要實施組織成員，應時常相互監督、提醒，確保項目溝通的時效性。另外，要隨著工作的推進，優化溝通方法，改進溝通渠道，提高團隊的工作效率。

3 檔案管理項目后期工作

項目后期需要對項目進行總結評價。由項目組織成員對本項目進行總結評價，分析在整個項目過程中遇到的問題、難題、不足，以及值得推廣學習的經驗等，并基于本次項目實施的經驗，提出更好的工作流程及工作細節，不斷完善檔案管理項目系統，最終形成正式的總結文件，由企業統一保存，作為編制企業工作手冊的參考文件。

4 結 語

水利工程檔案項目化管理屬于系統管理，對于不同的企業文化，它所實施的具體方法及內容有所不同，但是項目化管理模式都是由管理范圍、人力資源、時間、質量、溝通五大部分構成，各個部分相互關聯，涵蓋檔案管理工作的各個方面。檔案項目化管理既可以實質性地指導工作，也可以給管理者提供發現及解決問題的思路，在實際操作中管理者應關注每個部分的實施情況，確保工作有序地進行。