如何進一步做好檔案管理工作

路 璐

（山東省濟寧市駕駛員職業認證所，山東 濟寧 272000）

檔案管理工作是企事業單位的一項重要工作，但相對于單位其他工作，又有一定的封閉性。當代計算機和信息技術的快速發展，為提高檔案管理工作效率提供了更加廣闊的發展前景和愈加豐富的工具。隨著人們對檔案重視程度的不斷增加，對檔案的管理和使用提出了更高的要求。檔案從業工作者必須緊跟時代發展步伐，更新觀念開拓創新，在認真總結以往檔案管理工作歷史有益經驗的基礎上，更加精確地掌握檔案工作的規律、特點，打牢做好新時代的檔案管理工作的基礎。

1 從基礎做起，認真做好檔案資料的收集工作

檔案管理工作既相對獨立，又與單位的管理體制“藕斷絲連”，檔案管理要與本單位的管理體制、檔案資料的收集、管理等制度相結合，建立一個有效契合本單位管理制度的檔案收集管理體系，有效協調督促單位內部各部門，使檔案資料收集做到及時、完整、準確等，夯實檔案管理工作的基礎性第一步。比如，有關人事檔案的材料收集，檔案管理部門要達到“及時、全面、準確、保密”等工作標準的要求，必須制定完善收集工作制度，明確責任、收集范圍和途徑等重要工作內容，同時，還要做到與有關部門加強溝通聯系，及時解決資料收集過程中出現的一些問題，不斷加強資料收集等工作的技術支持力度，督促工作進度和質量，做到應收盡收、應存盡存，嚴格避免檔案材料的丟失。只有做好檔案資料收集工作，不斷拓寬檔案資料收集范圍，嚴格檔案資料收集程序，才能為提高檔案案卷的質量打下良好的基礎。

2 緊跟時代，不斷促進檔案管理工作現代化

隨著時代的發展，檔案資料無論是數量還是種類都越來越多，單一的管理手段和方法無法有效適應社會發展對檔案工作的要求，必須進一步實現檔案管理工作的現代化，才能破解檔案發展工作中的難題。

2.1 提高管理意識

思路決定出路，檔案管理工作水平的提高，必須要求管理工作者充分認識到檔案管理工作的重要性和重大意義，具有較高管理工作意識。具體有三點：（1）工作責任感要強，職業素養要高，工作態度要端正。（2）具有不斷學習的習慣和自我要求，不斷了解、掌握檔案管理的知識，充實、提高檔案管理工作方面的先進理論知識、現代科學技術知識等。尤其是在檔案管理數字化、信息化方面，要結合崗位工作，注重對計算機及程序、信息存儲和傳輸等知識的學習和掌握，使自己成為熟練掌握當代檔案信息、網絡技術的技術型檔案管理人才。（3）要有理論結合實際的實踐意識，能積極把先進的現代化科技手段和先進的管理方法應用到實際工作中，提高管理工作水平。

2.2 積極利用現代科技手段，提高管理效率

計算機、信息技術的快速進步，成為不斷豐富、提高檔案從業者有效管理檔案的強力工具，必須善于利用計算機等現代科學技術，并不斷提高現代科技手段在檔案管理工作中的占比，使現代科技手段更好地服務于檔案管理工作。如在檔案整理工作中，利用計算機和管理程序等現代化技術手段，將以前主要依靠手動檢索、查閱檔案名錄的方式轉變為依靠計算機管理程序檢索、查閱，大大減少了查找時間，提高了查找效率，并且大幅降低了文件歸檔工作中的人為影響因素，減少了手工操作，在時間效率、資料準確度等方面可以收到事半功倍的效果。隨著管理軟件和計算機硬件的不斷進步，整理效果日趨完美。

2.3 加強培訓，提高檔案管理人員的素質水平

提高單位檔案管理工作水平，一是要引進高素質專業檔案管理人員，為檔案管理工作不斷注入新鮮血液。二是要加強培訓，培訓各類檔案管理工作的專業知識。檔案管理人員同時要主動學習，不斷積累管理經驗，提高自身素質水平，提升管理能力，努力順應時代發展，逐漸成長為既具有豐厚管理經驗、知識，又掌握和善于利用信息化技術和應用管理的檔案管理方面的行家里手。

3 創新手段，不斷提高檔案資料利用率

檔案資料利用要在便捷化、數字化等方面不斷取得新突破，進一步方便利用、快捷利用、有效利用，主要的方向就是進一步加大投入，不斷更新檔案資料利用的硬件和軟件，將各類紙質的檔案資料，利用計算機、掃描儀等設備，通過相應的檔案管理程序，轉換為可以被計算機識別并方便通過計算機瀏覽的數字化信息。組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，然后通過信息系統提供快捷方便的檔案資料的信息化服務，提高檔案資料的利用效率。

4 扎實工作，不斷提高日常工作水平

當代先進的科學技術只是檔案管理工作的輔助手段，檔案資料的日常管理必須依靠管理工作者熟悉業務的扎實基本功，當好熟悉本單位檔案“家底”的“活字典”。必須具有健全的，并根據社會發展不斷更新的檔案管理制度。必須做好資金保障，配置完好的保存設施、先進管理設備。

5 結 語

檔案管理工作是一個單位的重要工作內容，因此各單位必須要對檔案管理工作投入足夠精力，在加強宣傳提高認識、建立制度完善管理、緊跟時代推進信息化、強化培訓提高素質等方面不斷創新進步，從而不斷提高單位的檔案管理工作水平。