淺析如何優(yōu)化新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作

(山西省心血管病醫(yī)院，山西 太原 030024)

醫(yī)院的檔案管理工作一直以來都是至關(guān)重要的，它不僅記錄著醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)過程，同時(shí)也是醫(yī)院管理工作的重要指導(dǎo)內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起著關(guān)鍵性作用[1]。隨著社會(huì)信息化水平的提高，醫(yī)院進(jìn)一步向信息化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。一方面是信息化管理越來越普及，而另一方面是醫(yī)院檔案管理工作仍以傳統(tǒng)方式居多，難以滿足社會(huì)對(duì)檔案信息應(yīng)用的需求。因此，需不斷提升醫(yī)院檔案管理信息化水平，讓醫(yī)院檔案資源在保障安全的前提下，有條不紊地為社會(huì)發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)進(jìn)步服務(wù)。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

醫(yī)院的檔案管理工作一直以來都是醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容之一，這些大大小小的信息，大多以音視頻、紙質(zhì)檔案或電子檔案等形式存儲(chǔ)下來。檔案管理的重要性，主要表現(xiàn)在檔案資料內(nèi)容的客觀性和完整性。由于不同地區(qū)的發(fā)展水平不一樣，勢(shì)必影響著不同醫(yī)院的管理模式，對(duì)檔案工作的重視程度也大相徑庭，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作滯后于醫(yī)院改革發(fā)展的步伐，我們需要對(duì)這類問題引起重視和思考。

1.1 檔案管理部門多、分散程度高

當(dāng)前，我國醫(yī)院管理主要實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理，醫(yī)院檔案管理也是這樣[2]。醫(yī)院檔案管理工作主要分為三部分內(nèi)容，第一個(gè)是人事檔案管理，第二個(gè)是文書檔案管理，第三個(gè)則為醫(yī)療檔案管理。這三部分檔案分別由三個(gè)沒有橫向聯(lián)系的獨(dú)立部門管理。筆者醫(yī)院的管理體系是，醫(yī)院文書檔案管理部門隸屬醫(yī)院辦公室；各臨床科室的醫(yī)療相關(guān)檔案由相應(yīng)專業(yè)科室負(fù)責(zé)搜集整理后，交由病案室管理；而人事檔案則由人事部門集中實(shí)施管理。檔案管理部門多、分散程度高，歸屬領(lǐng)導(dǎo)不統(tǒng)一，對(duì)各檔案信息匯集工作以及交流應(yīng)用等都無從談起。

1.2 檔案管理規(guī)模龐大，工作繁瑣

第一，在人事檔案管理方面，主要和醫(yī)院職工的人事工作情況相關(guān)，包括員工個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作生涯、離職人員去向、退休人員動(dòng)態(tài)等(這部分檔案因?yàn)樯婕氨Ｃ芎蛡€(gè)人隱私一般由人事部門負(fù)責(zé)管理)。該部分內(nèi)容管理的復(fù)雜程度不高，數(shù)據(jù)量較為固定，規(guī)模較小，檔案內(nèi)容使用的專屬性使得利用人數(shù)較少，傳統(tǒng)管理方式尚可應(yīng)對(duì)[3]。第二，對(duì)文書檔案而言，它把醫(yī)院發(fā)展過程中產(chǎn)生的文件、音視頻、實(shí)物等整理成紙質(zhì)或電子檔案加以收藏，一直是醫(yī)院檔案管理的核心。第三，醫(yī)療檔案是醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)信息的重要組成部分，醫(yī)療檔案內(nèi)容包括對(duì)患者個(gè)人(甚至家族)身份信息的采集、病史記錄、用藥記錄、不良反應(yīng)記錄、過敏記錄、診療分析等多項(xiàng)內(nèi)容的數(shù)據(jù)整合與管理，規(guī)模龐大，工作繁瑣，且精度要求高，過程復(fù)雜，各部門管理人員水平良莠不齊，保密性差，檔案存放不規(guī)范還容易發(fā)生損毀。

1.3 檔案自成體系，不能相互借鑒

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，把檔案資料歸檔收藏作為最終目的。檔案室的日常工作就是收集、整理、掃描、拍照、裝訂、歸檔、入庫，整個(gè)工作程序是封閉的。筆者醫(yī)院分別建有人事科檔案室(柜)，檔案室檔案庫，病案室檔案庫。如需要查閱檔案，三個(gè)部門各有不同的查閱審批程序。三類檔案自成體系，對(duì)各檔案信息匯集等工作以及交流應(yīng)用基本沒有開展，對(duì)于檔案資源的借鑒價(jià)值、科研價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值都沒有合理利用。

1.4 檔案易出現(xiàn)紕漏，后果嚴(yán)重

傳統(tǒng)的檔案管理方式操作涉及部門和人員多，過程繁雜，大家各自為政，自成系統(tǒng)。每一個(gè)檔案管理部門人員都在做著大致一樣的收集、整理、裝訂、歸檔工作，耗費(fèi)大量時(shí)間和人力，效率低下，工作重復(fù)而又互不平衡協(xié)調(diào)。儀器設(shè)備重復(fù)購置，即造成經(jīng)濟(jì)資源的浪費(fèi)又不能滿足實(shí)際應(yīng)用。粗放式管理在檔案管理方面的危害是眾所周知的，紙張片頁的丟失、不慎輸入的錯(cuò)誤，偶爾出現(xiàn)的紕漏都嚴(yán)重拉低了檔案管理人員的工作成果，更難免對(duì)醫(yī)院的工作效率產(chǎn)生影響。甚至有可能形成不實(shí)檔案，誤導(dǎo)醫(yī)院患者的病情診療，惡化醫(yī)患關(guān)系，造成社會(huì)負(fù)面影響，激化社會(huì)矛盾。

2 新醫(yī)改條件下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)措施

2.1 完善管理制度，改進(jìn)管理體系

對(duì)醫(yī)院而言，首先要深刻意識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的重要性，堅(jiān)持以患者為中心，努力構(gòu)建新的檔案管理體系。其次，實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化轉(zhuǎn)型，將可能的檔案全部錄入數(shù)據(jù)庫，并將紙質(zhì)檔案給予安全保存，避免查閱時(shí)的繁瑣步驟。醫(yī)院檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理納入以信息統(tǒng)一化為引導(dǎo)的管理體系中去。醫(yī)院的檔案管理工作不應(yīng)局限于數(shù)據(jù)收集與整理，而應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的分析與利用，利用區(qū)塊鏈系統(tǒng)及其共識(shí)機(jī)制激活檔案資源的利用價(jià)值，帶動(dòng)醫(yī)院創(chuàng)新性發(fā)展。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫的建立，不是某一個(gè)醫(yī)院可以獨(dú)立建設(shè)完成的，這是一項(xiàng)基于大數(shù)據(jù)背景下的系統(tǒng)工程，是一項(xiàng)需要高度網(wǎng)絡(luò)安全的信息平臺(tái)，一個(gè)醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫僅僅是這個(gè)大平臺(tái)上的一個(gè)子集。

2.2 提高自身素質(zhì)，加快信息化步伐

對(duì)于醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員而言，要熟悉醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向，具有大數(shù)據(jù)管理意識(shí)。工作人員要提高責(zé)任感和使命感，通過加強(qiáng)對(duì)人才的引進(jìn)，提升檔案管理人員信息化能力。定期開展工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對(duì)相關(guān)設(shè)備軟件的使用，確保檔案數(shù)據(jù)的一致性與實(shí)效性，并深入挖掘大數(shù)據(jù)背后能夠?yàn)槲宜玫牡闹匾獧n案信息。在電子化方面，山西省心血管病醫(yī)院擴(kuò)大了電子檔案的錄入范圍，嘗試性的把部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行院內(nèi)匯集交流，程序上大大方便了醫(yī)務(wù)人員對(duì)資料的查閱，患者也可以對(duì)部分電子病歷進(jìn)行下載，增加了患者對(duì)醫(yī)院和醫(yī)生的信任。

2.3 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，滿足患者訴求

要想徹底脫離傳統(tǒng)管理方式的束縛，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新大膽，加大對(duì)檔案管理設(shè)備的投入力度，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，提升檔案管理云聯(lián)網(wǎng)的能力，建立自己的可加密的服務(wù)器，做到檔案使用者(有權(quán)限)的互聯(lián)互通，信息共享。配備多功能打印機(jī)、智能掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施。應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的地位，把檔案室定義成為醫(yī)療專業(yè)服務(wù)的專業(yè)科室，把檔案管理人員明確成為醫(yī)療專業(yè)服務(wù)的專業(yè)人員，而且是不可或缺的專業(yè)人員。檔案室應(yīng)該成為醫(yī)院綜合信息的匯集中心，融全國乃至世界的醫(yī)院檔案信息為醫(yī)院的創(chuàng)新管理、創(chuàng)新建設(shè)、創(chuàng)新醫(yī)療技術(shù)提供服務(wù)支撐。為醫(yī)生和相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員提供新的醫(yī)療技術(shù)和可借鑒的成功醫(yī)案，為提高本院的醫(yī)療水平獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。一切從患者角度出發(fā)，真正做到換位思考，加強(qiáng)溝通，為患者客觀提供成熟的醫(yī)療技術(shù)和治療的選擇方案，爭(zhēng)取讓醫(yī)院工作人員和病患人員都滿意，達(dá)到雙贏。

3 結(jié)論

總之，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理體系不能適應(yīng)醫(yī)改的發(fā)展要求，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式不能體現(xiàn)醫(yī)改的工作要求，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理技術(shù)方法不具備醫(yī)改的規(guī)范要求，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作方式不符合醫(yī)改的服務(wù)要求。而智能化的現(xiàn)代管理模式其作用已經(jīng)不僅僅是減輕人力和速率了，更重要價(jià)值在于集系統(tǒng)化管理、精準(zhǔn)化管理、安全管理于一身，既可以自動(dòng)匯集信息、綜合分析、分類歸納、提煉精華，還可以簡(jiǎn)化管理流程，便捷搜索應(yīng)用。在新的醫(yī)療體制改革條件下用信息化理論優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作是十分艱辛的過程，但是效果將也會(huì)是十分顯著的，醫(yī)院檔案管理工作耗費(fèi)的人力資源將相應(yīng)減小、便捷化程度將快速提高、醫(yī)院各個(gè)工作人員之間以及和醫(yī)患人員的信息交流之門會(huì)徹底打開。醫(yī)院檔案資源將成為推動(dòng)醫(yī)院管理和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的寶貴財(cái)富。醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率的提升將為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)可靠的保障。