新形勢下社保檔案規范化管理的途徑

劉文江

摘要：新形勢下社會保險檔案規范化管理工作存在的問題：一是檔案種類繁雜、管理部門多、難度大;二是各方面重視程度不夠，經費有限;三是管理人員結構不夠科學合理;四是檔案管理信息化程度低。社保檔案管理部門應高度重視，明確職責，加強規范化管理，并拓展檔案管理經費來源，加強檔案管理人員的招聘，加強檔案信息化管理，才能更好地發揮社保檔案應有的作用。

關鍵詞：社保檔案 規范化管理 途徑

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2019）24-0110-02

黨的十八大以來，隨著國家社會和經濟的不斷進步和發展，特別是以人民為中心、一切為了人民的利益這一施政理念的提出和實施，以人為本的社保檔案管理越來越引起社會的關注，這一項關系國計民生、社會穩定發展的群眾眼里的大事，被黨和國家提到了重要的議事日程，相關的規章制度陸續出臺，社保檔案的管理也日益受到重視。百姓利益無小事，相關部門和相關人員也在不斷研究探討社保檔案的規范有效管理措施，使參保人員更有歸屬感、安全感、幸福感。因為社保檔案直接影響和決定著每個人的切身利益，也關乎政府依法行政、行政為民的形象，所以要創新探索社保檔案規范化管理的有效方法，更好地為廣大人民群眾服務，助推經濟社會的進一步繁榮。

一、社保檔案管理現有的不足

根據本人的工作實踐，目前檔案管理存在著以下幾方面的問題。

1.檔案種類繁多，管理多頭，管理困難

社會保險分為養老保險（包含職業年金）、醫療保險（包含大額救助）、生育保險、失業保險、工傷保險等險種。但是由于社保事業發展的快慢不一，地域管理水平的不同，目前這幾個險種，還是由多個部門管理，正處在整合的改革過程中。比如：醫療保險和生育保險很多還是在原單位內設計機構進行管理，這兩個險種理賠過程中產生材料以及一些附屬材料都在原單位的檔案室內管理留存;而像養老保險、失業保險等一些常規性的險種由政府委托的部門負責管理。隨著國家改革的進一步深化，特別是事業單位養老保險改革，個人也需要繳納養老保險了，因此檔案管理的職能轉移到參保人所在單位。綜上所述，社保檔案涉及的部門多，檔案材料分散不一，整理標準不同，檔案歸檔時間不統一，內容不完整，歸檔不規范等問題時有出現。

2.各方面重視程度不夠，投入經費有限

隨著國家層面政策制度的不斷完善，各種培訓活動、參觀考察活動不斷舉辦，各級部門越來越重視社保檔案的管理使用，認識到了檔案規范化管理的重要性、緊迫性。可是，由于地方財政收入影響，項目各項資金嚴格管控使用，單位增收節支等方面的制約，投入到社保檔案管理方面的資金就很少了，甚至捉襟見肘。檔案管理工作要規范，又要完善，就變得很難，甚至有時無米下鍋，難以為炊。

3.人員結構不科學合理

筆者生活在祖國東北的一座邊陲小城，經濟欠發達，生活節奏慢，益康養不宜創業，很難吸引本科以上大學生回鄉創業，更遑論檔案管理的高級人才了。現在的檔案管理人員多為半路出家，現學現賣，能應付日常工作就不錯了，檔案管理不規范化的現象時有發生。個別單位檔案管理還屬兼職形式，緊一緊，管一管，松一松，放一放，眉毛胡子一把抓，不分輕重緩急，是很難做好檔案管理工作的，更別說規范化管理了。

4.檔案管理信息化程度低

一般的檔案保管期限為10—30年，有些超過50年甚至永久保存。特別是社保檔案可以反映一地一時的社會經濟變化，職工的薪酬水平，為決策者制定地方經濟社會發展規劃做參考。這就要求檔案管理緊跟時代發展的步伐，管理手段科學化、信息化。而受經費、管理人員技能等因素制約，有些地方的社保檔案還是原始的手填版，牛皮紙裝，只是把檔案索引目錄輸入電腦以求查閱方便，離要求的檔案信息化管理還差很長一段距離。

二、社保檔案規范化管理工作途徑

1.明確部門，規范管理

社保檔案管理應該劃入市政府新成立的社會醫療保險局統一管理，請市檔案局專業人員，為社保工作人員培訓檔案規范化管理知識，按要求重新對社保檔案分類整理，做齊目錄，編制歸檔，編號入庫，同時整理完整索引目錄。

2.加強認識，增加經費

在人們的日常生活中，特別是老年人、弱勢群體的日常生活中，離不開社會保險及其業務檔案的查詢使用，因為涉及每一個老百姓的經濟利益和晚年生活是否穩定和有保障，原始證明材料，可謂重中之重。巧婦難為無米之炊，要想方設法增加社保檔案管理經費，特別是在減輕群眾負擔，取消了一些行政事業性收費后怎么辦？筆者認為可以向上爭取一點，從“三公”經費中擠占一點，厲行節約一點，來填補檔案管理的經費不足。

3.招聘人員，優化組合

按照對檔案管理人員身份要求，檔案工作者身份雜亂與要求的高素質的專業人員身份不符。因此在定崗定編時應該按照編制清晰、專業對口的要求執行，更要突出專業技能和專業水平，不應該隨便找其他人員兼任;同時招聘時要明確檔案管理及其相關專業的要求，這樣能保證更好地開展檔案管理和使用工作。

人才招聘到位后，管理部門應該采取各種科學化、合理化、有效化的手段進行培訓考核，盡快完成從學生身份、社會人身份到檔案工作者身份的轉變，還要采取形式多樣、務求實效的培訓，培訓基礎知識和政策法規，新觀念、新信息、新理論，盡快完成角色轉變，適應新工作。

4.強化信息科學管理

人類社會已進入21世紀，社會信息化已是不可阻擋的發展趨勢，社保檔案信息化管理相對傳統管理體現出諸多的優勢，彌補了傳統檔案管理的諸多不足。一是注重對社保檔案的信息化建設，提升檔案管理信息化技術，充分使用條形碼技術，把信息化管理充分應用到檔案管理的各個節點和步驟中，提升檔案管理的效能，更好地為廣大群眾服務。二是檔案工作人員要熟練掌握和有效使用信息電子檔案的各種功能，在社保繳費、人員變更、過程審核的環節發揮電子信息管理的高效作用，確保辦理快速、便捷、高效。三是充分發揮檔案管理過程中條形碼的特殊作用，用條形碼編程，用條形碼索引，用條形碼查閱，既簡便易行，又會大大提高工作效率，一舉多得。檔案管理人員可以將條形碼技術應用到管理中，以條形碼的形式呈現業務編碼。四是充分發揮大數據對檔案管理的提升作用，隨著社會逐步現代化、信息化，檔案管理也應與時俱進，以科學的、先進的技術手段搭建檔案管理數字化大平臺，科學采集、存儲、使用檔案資源，形成資源共享、優勢互補的管理局面，這樣，社保檔案管理水平才能提升，跟上社會發展的步伐，發揮更大的作用和效益。

三、結語

總之，社保檔案規范化管理是大勢所趨，人心所向，也是不忘初心、牢記使命宗旨教育的具體體現，是我國社會保障制度持續優化的必然要求，只要認清形勢、補齊短板，探索有效途徑加以解決，才能為各個階層的廣大群眾服務，讓人民群眾生活得更有幸福感、獲得感、安全感，最終達到造福人民的目的。

責任編輯：張正吉