“大智移云”背景下RPA在財務共享中心的應用探索

唐琦 姚曉林 官毅

【摘要】? 大數據背景下，對財務業務進行有效整合、流程再造，實現組織結構優化和流程標準化的新型財務管理模式，已逐步成為企業財務共享中心提高管理效率、壓縮財務核算成本并提升服務質量的目標。文章對企業財務共享中心費用報銷、采購、資金管理、預算管理等重要環節的RPA具體流程進行了詳細闡述與分析，并結合對賬和財報審批的RPA應用案例，為企業財務共享中心的財務管理流程自動化提供借鑒與參考，以期推動財務向數字化、自動化和智能化方向發展。

【關鍵詞】? ?機器人流程自動化;財務共享;財務轉型

【中圖分類號】? F232? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）24-0118-04

一、引言

現如今，財務轉型已正式邁入智能化階段，這一階段是繼財務集成軟件階段、財務業務集成階段之后財務信息化發展的新方向。財務智能化基于大數據、云技術、物聯網、區塊鏈、人工智能等信息技術，利用技術引擎和大數據等信息技術手段，賦能集團企業財務數字化轉型。智能財務滿足了集團企業財務管理的四大新需求：無紙化報銷流程、跨地區/跨國分支機構費用管理、智能財務分析和預算可控，通過ERP智能財務系統打破集團內橫向和縱向的信息壁壘，使得流程與系統的結合方式從固化向敏捷流程發生再一次躍遷，在戰略財務、專業財務、業務財務及共享服務等方面呈現出一系列智能化應用場景。

財務共享是近年來集團企業財務轉型的焦點，創新技術應用的聚集地，也是構建面向未來的財務的基石。目前，我國企業對財務共享模式的應用從廣度和深度上都已呈現出明顯的差異，不僅體現在業務流程、核心技術、信息系統、組織架構等設計方面，更重要的是經營模式、管理理念、戰略管理等方面的不同。信息系統、業務流程、核心技術、組織架構的設計和優化，支撐著財務共享的戰略、管理理念、經營模式等。隨著信息技術的發展，財務共享模式在未來的三到五年中，將圍繞云計算、大數據、智能財務、“互聯網+”眾包、管理會計和全球化等多個方面，實現面向未來的突破，財務共享中心也將得到進一步提升，數字化、智能化的時機已經成熟，有助于財務共享中心實現流程化、標準化、專業化和自動化。

RPA（Robotic Process Automation，機器人流程自動化），是在人工智能和自動化技術的基礎上建立的，以機器人作為虛擬勞動力，依據預先設定的程序與現有用戶系統進行交互并完成預期任務的技術，將基于規則的常規操作自動化，例如讀取郵件和系統、計算生成文件和報告、檢查文件等。2017年，以德勤為代表的國際四大會計師事務所相繼推出了財務機器人及流程自動化解決方案，標志著機器人流程自動化（RPA）開始應用于財務領域。RPA的應用不僅僅體現在財務領域，還體現在電信通訊、證券交易、產品零售、保險、銀行、制造業、醫療衛生等領域。RPA的引入，將為財務共享模式下財務核算全流程的優化注入新的活力。RPA除了可以通過提高工作任務的準確性來提升工作質量，還可以提供審計跟蹤、節省時間、節省成本和提高組織中員工的技能。通過使用軟件機器人取代人工勞動，企業員工可以花費更多的時間專注于價值更高的工作。

本文基于“大智移云”的時代背景，闡述了財務轉型、財務共享和財務機器人的關系，結合財務機器人的技術原理和功能特點，對RPA在財務共享中心的應用流程進行分析，并通過實際案例說明財務機器人的具體應用效果，以期推動企業財務向數字化、自動化和智能化發展。

二、RPA在財務共享中心的應用流程

財務機器人的應用場景需要符合兩大要點：大量重復、規則明確。財務機器人最適用于具有清晰定義和極少例外情況下的重復和確定性過程，即適用于大量規則既定的交易活動，利用特定的軟件算法，與多個應用程序交互，自動完成各類管理任務，在用戶界面（即UI層）執行事務流程。常見的財務流程包括員工費用報銷、采購到付款、訂單至收款、固定資產核算、存貨到成本、總賬到報表、資金結算等。

（一）費用報銷

費用報銷流程是財務共享中心實施的最為普遍的流程，也是財務機器人使用最為廣泛的流程，具體包括以下子流程，如圖1所示。

1.接收報銷單據。支持多渠道采集發票信息，財務機器人自動識別各類發票和單據，分類匯總并分發傳遞，同時自動生成報銷單并發起審批申請。

2.智能審核費用報銷。設定費用報銷審核規則，將其內嵌至費用報銷系統，財務機器人自動按照設定的邏輯執行審核操作，如校驗發票真偽、檢查發票是否重復報銷、進行預算控制、審查報銷標準等，并記錄合規檢查結果;對于有問題的申請，郵件通知申請人并記錄財務檢查結果。

3.自動付款。報銷單通過審核后自動生成付款單;付款單進入待付款中心，財務機器人依據付款計劃執行付款操作。

4.賬務處理及報告。付款單依據記賬規則自動生成憑證，憑證自動提交、過賬，并生成賬務報告，財務報告和分析報表自動匯報至管理層。

（二）采購到付款

實現從供應商管理、供應商對賬到發票處理及付款整個過程的無縫銜接是采購到付款流程的重點，財務機器人可使采購到付款流程中重復率高、業務量大的工作實現自動化，如圖2所示。

1.處理請款單。通過OCR掃描請款單并識別相關信息，由財務機器人將請款單信息輸入ERP系統，對訂單信息、發票信息、入庫單信息進行匹配校驗。

2.采購付款。財務機器人自動完成審核、數據輸入和付款準備，提取付款申請系統的付款信息（付款賬號、戶名等），并提交網銀等資金付款系統進行付款操作。

3.賬務處理及報告。財務機器人將應付模塊的憑證信息導入總賬，進行賬務處理，如對應付和預付進行重分類等，并生成財務報告。

4.供應商對賬。人工設置好對賬觸發時間，財務機器人登錄財務模塊，查詢供應商信息并導出，自動向供應商發送郵件，完成對賬提醒，并自動完成訂單狀態查詢、發貨狀態查詢。

5.供應商主數據維護。財務機器人將供應商提供的資料信息上傳至系統中，比如獲取營業執照影像并識別指定位置上的字段信息，到供應商主數據管理系統填寫信息，并上傳相關附件等。

6.供應商資質審核。財務機器人自動、定期審核供應商資質信息并反饋結果信息。

（三）資金管理

資金管理是日常性和重復性較高的工作，利用財務機器人進行資金管理可以減少人工勞動量，具體子流程如下：

1.銀企對賬。財務機器人取得銀行流水、銀行財務數據，并核對銀行賬和財務賬，自動出具銀行余額調節表。銀企對賬的具體流程如圖3所示。

2.現金管理。財務機器人根據設定的現金上劃線執行自動現金歸集、自動現金計劃信息的采集與處理等;引入智能算法，按照預設的規則，根據支付方式、支付策略、支付金額等因素，計算最優組合，自動完成資金安排，安排結果可直接使用或供用戶參考執行;同時動態監控資金收支，幫助集團企業實時掌控集團資金狀況。

3.收付款處理。財務機器人根據訂單信息和供應商信息，自動完成收款與付款。

4.支付指令查詢。發出資金支付指令后，財務機器人可自動登錄查詢銀行返回的支付結果，并郵件反饋查詢結果。

（四）預算管理

預算管理在某種程度上較依賴人為判斷，但財務機器人仍可借助于預先設置的模型，為預算決策提供參考。預算管理具體子流程如圖4所示。

1.預算編制。預算管理人員預置集團企業預算業務模型，財務機器人按年統籌預算、按季度滾動預算、按月調整預算并自動分解期間費用、項目費用。

2.預算執行情況監測。在預算執行過程中，財務機器人實時監測預算的占用情況，對預算使用情況進行定時和不定時的檢查審計。

3.創建預算報告。財務機器人使用歷史和市場數據生成預算報告，并創建預算與實際的差異報告。

三、基于RPA的財務共享中心實踐案例

（一）RPA在電商企業的應用案例

對賬核算是一項非常繁瑣的工作，尤其是對電商平臺來說，龐大的日訂單無形中給財務團隊帶來了巨大的壓力和工作量。國內某知名烘焙食品企業，一直深耕線下實體門店，目前在全國已開設300多家直營連鎖門店。智慧零售時代，該企業緊跟時代腳步，線上線下業務共同發展。在取得豐碩成果的同時，該企業也面臨著一些挑戰，線上線下訂單突增導致的對賬困難問題尤為明顯。一方面，線上線下業務的對賬邏輯不一樣;另一方面，財務人員對規則復雜的電商業務形態不甚了解，經常加班加點仍對不清賬，遇電商活動時甚至無法對賬。在不改變現有IT系統的前提下，為加快企業數字化轉型、提升系統處理效能，該企業選擇了RPA對賬機器人，通過RPA開展業務流程化和提效。

目前該企業對賬流程的痛點在于：第一，線上業務訂單量大，月訂單基本10W級起步，通過表單處理對賬操作，Excel表格在處理函數時的響應速度嚴重影響了對賬工作。電商活動期間，訂單量甚至大到無法打開Excel表格。第二，對賬操作繁瑣。對賬工作人員需要登錄不同系統，獲取不同數據，如訂單、發貨單、流水單、銀行明細等，統一在Excel表格中進行人工匹配，匹配成功后，對于差異進行處理，人工處理效率低下。第三，重復性高，易出錯。在對賬數據量大、重復、耗時長的情況下，人工對賬方式極易出錯，難以滿足財務合規性要求，而且無法支撐業務系統進行準確的數據決策。第四，財務人員缺乏業務經驗。無論是在對賬過程中，還是在判斷差異時，都要求財務人員對業務邏輯、電商規則有一定了解，可以幫助財務人員更清晰地了解信息流與資金流的來源與去路。目前，財務人員對這些方面還有所欠缺。針對上述問題進行流程優化：

原對賬流程如下：（1）登錄網銀系統;（2）選擇不同參數獲取賬戶余額、明細、對賬單等數據;（3）編輯整理獲取的交易流水、余額等數據;（4）匹配相關信息，將處理后的相關信息以郵件方式發送給相應的財務人員;（5）重新認領并審核通過后，進行不同的差異處理;（6）差異處理后制作頭寸管理日報表等管理報表。

優化后的流程如下：（1）運行RPA系統;（2）一鍵運行登錄，自動完成數據抓取、匹配、核實、發送郵件;（3）審核通過后自動生成報表。

優化后的應用效果如下：（1）財務效果。單單核對：用最簡單的對賬邏輯，避免賬務漏對的情況;單滾動核對：解決了交易跟蹤問題和長期賬務混雜問題;差異賬單信息可以清晰留存，方便快速查找;電商數據分類清晰，便于取用分析。（2）降本增效。對賬工作從原來2人全天候24h的工作量降低到1人1h即可完成;效率提升了95.8%。（3）流程標準。原有對賬流程復雜、無法得到標準數據，通過RPA重新梳理和規范業務流程，使得企業業務數據清晰、流程統一，易于復用和管理。（4）企業發展。通過RPA加強了企業管理的科學性、發展性和高效性，使企業能夠快速應用信息化來適應時代和市場需求的不斷變化。同時，企業計劃利用賬單數據進行大數據分析，實現數字化轉型。

（二）RPA在金融企業的應用案例

某大型金融機構需要對貸款客戶進行貸后管理，通過財務報表以及相關信息對貸款客戶進行管控和分析。由于財務報表和相關信息均發布在巨潮資訊網以及一些第三方平臺上，需要人工分別進行多次登錄，下載對應PDF格式財務報表后，再人工繪制貸后管理相關報表，用于分析和審計。由于貸出客戶較多，該金融機構需要定期投入大批量人力處理這項業務，效率較低。該金融機構選擇通過RPA進行業務流程優化提效，解放了人力，并保證了工作的準確性。

目前該金融機構財報審批流程的痛點在于：（1）業務量大，生成的PDF格式文件無法編輯，人工操作繁瑣，無法進行自動化;（2）人工操作編輯數據，對輸出質量穩定的結果存在較大挑戰;（3）業務頻次高，占用人力成本較高;（4）整個流程共投入10人進行操作，每家客戶的處理時間大約為8小時。針對上述問題進行優化：

原財報審批流程如下：（1）人工登錄巨潮資訊網等平臺;（2）根據公司、時間等維度下載需要的財務報表信息;（3）打開Excel表格，按照模板填入已下載的PDF格式財務報表中的信息;（4）編輯以及匯總報表;（5）給相關人員發送郵件。

優化后的財報審批流程如下：（1）運行RPA系統;（2）一鍵運行登錄，自動下載符合條件的PDF格式財務報表，獲取內容，填充編輯Excel表格，編輯生成匯總報表;（3）發送郵件通知結果。

優化后的應用效果如下：（1）降低操作風險。全流程由機器人自動完成，避免了人工干預。所有調度都登記審計日志，可追溯歷史執行過程及結果。（2）及時性。每月定時自動處理，7×24小時跑批，確保報送和結果反饋的及時性。（3）降低成本。由原來的10人操作減少至1人操作，每家客戶的處理時間由原來的8小時減少至5分鐘。

四、研究啟示與展望

本文通過對RPA在財務共享中心的適用流程進行分析，并結合實際案例說明財務機器人在企業財務流程中的具體應用效果。在RPA應用取得成果的同時，企業也必須清楚地認識到RPA的局限性，結合RPA的功能及業務特點進行科學部署。為了保障RPA正常、有序運行，快速、高質量地響應業務需求變化，企業需要針對RPA設計更完整、詳細的跟蹤優化機制，從而最大限度地發揮RPA的效用，實現應用RPA的最大收益。

未來RPA的發展方向，將是運用人工智能、機器學習以及自然語言處理等技術，以實現非結構化數據的處理、預測規范分析、自動任務接受處理等功能。伴隨著RPA技術的飛速發展，RPA+AI的結合，將會在更多的行業掀起變革的潮流。

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【作者簡介】

姚曉林，大連東軟信息學院信息與商務管理學院副教授，財務管理博士。